O que é mala direta?

Pessoas de diferentes profissões precisam enviar o mesmo documento com o mesmo texto para várias pessoas todos os dias. Esses documentos também têm o mesmo design e organização de conteúdo, mas com nomes e endereços diferentes. Uma maneira óbvia de criar essas cartas é criá-las individualmente, aplicando o mesmo esforço repetidas vezes. Outra solução pode ser uma forma de criar esses documentos automaticamente. Essa tarefa pode ser facilmente automatizada usando a função Mala Direta em um processador de texto como o Microsoft Word.

Sumário

• O que é mala direta?
• O que é mala direta no Word?
• Que tipos de documentos você pode criar usando a mala direta?
• Como fazer uma mala direta?
• Perguntas frequentes
• Conclusão

O que é mala direta?

Imagine que o Natal está se aproximando. Em antecipação às festas, você deseja escrever uma carta de fim de ano e enviá-la para seus parentes, colegas, amigos, companheiros e conhecidos. Você contou 25 pessoas. Usar um processador de texto comum será difícil porque você terá que copiar e colar cada mensagem uma por uma em uma carta aberta. Isso levará bastante tempo. Para agilizar esse processo, você pode escrever uma carta e criar uma Mala Direta no Word com 25 saudações diferentes (Querida Ana, Querida Laura, Querida Fátima, Querido Arnaldo, etc.).
Finalmente, com uma Mala Direta, você pode economizar tempo e criar rapidamente um documento PDF personalizado com o mínimo de esforço. Você não precisa copiar cada carta e reescrever nomes e endereços. A Mala Direta automatiza o processo de inserção de dados exclusivos no documento. A mala direta funciona vinculando um banco de dados ao seu documento. O banco de dados contém elementos exclusivos (Anna, Lourens, Vera, Arnold, etc.), e o documento é uma carta, etiqueta, fatura ou qualquer outro arquivo.

O que é mala direta no Word?

Mala direta é um recurso do Microsoft Word e da maioria dos outros aplicativos de processamento de texto. Ele permite que os usuários enviem o mesmo documento ou carta para dezenas de destinatários. Esse recurso também permite conectar um único modelo de formulário a uma fonte de dados. A fonte contém dados de destinatários predefinidos e suportados, como um nome ou um endereço.
Microsoft Word é uma ferramenta que facilita a substituição de uma parte de um documento por elementos de dados exclusivos.

Em outras palavras, “Mala Direta” é um recurso que permite criar rapidamente documentos personalizados a partir de uma fonte de dados existente (como uma planilha do Excel). Por exemplo, se você tiver um modelo de formulário, poderá preencher alguns dados personalizados. Em seguida, você pode enviá-lo por e-mail para cada pessoa como um documento PDF. (Leia sobre o que é um arquivo PDF e como usá-lo em nosso artigo anterior.)

Que tipos de documentos você pode criar usando a mala direta?

• Faturas – Se você é um freelancer e trabalha para várias empresas, precisa enviar faturas para seus clientes para ser pago. Se você tiver 10 ou mais projetos diferentes, usar a Mala Direta para esses fins é muito conveniente.
• Cartas de agradecimento – Se você gosta da maneira como seus funcionários trabalham em sua empresa, pode enviar cartas de agradecimento personalizadas. Dessa forma, você pode destacar os méritos da pessoa e suas contribuições para os negócios. O objetivo de tal documento é fazer com que o funcionário se sinta importante. Ajuda a manter um profissional valioso na empresa e a motivá-lo a trabalhar ainda mais produtivamente.

• Folha de pagamento e documentos de RH – Se sua empresa tem funcionários, todo mês você emite holerites, informes de rendimentos e outras comunicações personalizadas. Com a mala direta, você cria todos de uma vez em vez de preencher um a um.
• Envelopes – Você pode criar envelopes com informações específicas impressas neles (como o endereço) sem ter que escrevê-los individualmente.
• Formulários de inscrição de alunos – Se você leciona em uma universidade ou faculdade, você tem que preencher milhares de formulários para seus alunos, por exemplo, durante os exames de admissão anuais. A Mala Direta torna esse processo muito mais fácil. Você não precisa copiar e colar o texto manualmente, mas simplesmente inserir os nomes dos alunos, e o programa os preencherá automaticamente.

• Pôsteres – Se você é um ator, dançarino ou músico, você precisa criar pôsteres de qualidade para anunciar seus shows em diferentes cidades em diferentes datas. Um pôster lindamente e adequadamente projetado atrairá um novo público. E o sucesso não tardará a chegar.
• Certificados de curso – Quando você ministra um curso, ao final do seu treinamento, você geralmente entrega certificados de conclusão de curso para seus alunos. O certificado inclui o nome do aluno, o resultado do exame e muito mais.

• Remessas em massa – Se você tem sua própria loja de flores e recebe 500 pedidos de buquês diferentes por semana. Você precisa escrever o nome e o endereço de cada destinatário em cada pacote. Cada vez que você anexa cartões postais com o mesmo texto. Por exemplo:
  
  “Prezada Samanta, estamos felizes em agradá-la com nossas flores frescas e bonitas. Que seu dia seja mais bonito e brilhante! E que seu humor seja mais festivo! Obrigado por nos escolher. Dolce Studio.”
  
  Então, você precisa colar o mesmo texto para cada cliente e alterar apenas o nome e o endereço para entrega por correio. Você pode usar a Mala Direta para escrever esses cartões para remessas em massa.

Como fazer uma mala direta?

O processo é muito parecido em quase todas as ferramentas. Em resumo, estes são os passos:

1. Prepare sua fonte de dados. Crie uma planilha do Excel ou do Google Sheets com uma coluna para cada campo variável (nome, endereço, valor, etc.) e uma linha por destinatário.
2. Crie o modelo do documento. Escreva a carta, o certificado ou a fatura no Word e insira marcadores onde a informação personalizada deve aparecer.
3. Conecte os dados ao modelo. Vincule a planilha ao documento e associe cada coluna ao seu marcador.
4. Confira uma prévia. Revise alguns registros para detectar erros, como datas ou valores com formato incorreto.
5. Gere e envie os documentos. Crie todos os documentos de uma vez, imprima-os ou envie-os por e-mail como anexos PDF personalizados.

Se quiser ver o processo em detalhes, confira nosso guia passo a passo de mala direta no Microsoft Word. E se você prefere não depender do Word nem de macros, com a mala direta online do MailMergic você envia seu modelo e sua planilha do Excel e gera e dispara os PDFs personalizados direto do navegador.

Perguntas frequentes

O que eu preciso para fazer uma mala direta?

Apenas duas coisas: um documento modelo (por exemplo, uma carta no Word) e uma fonte de dados com as informações dos destinatários, normalmente uma planilha do Excel ou do Google Sheets.

Posso enviar os documentos gerados por e-mail em PDF?

Sim. Só com o Word isso é difícil (exige macros), mas ferramentas como o MailMergic geram cada documento em PDF e o enviam automaticamente como anexo personalizado para cada destinatário. Explicamos os detalhes em nosso FAQ.

A mala direta serve só para cartas?

Não. Você pode criar etiquetas, envelopes, faturas, certificados, crachás e qualquer documento que combine um layout fixo com dados variáveis.

Preciso saber programar?

Não. As ferramentas modernas de mala direta funcionam sem código: prepare sua planilha, envie seu modelo, e o resto é automático.

Conclusão

A Mala Direta combina um documento com uma fonte de dados, para gerar envelopes pré-endereçados ou etiquetas de correspondência, por exemplo. Ela importa dados de uma fonte separada, como uma planilha. Em seguida, preenche os espaços em branco da carta com as informações necessárias para cada destinatário. Alguns processadores de texto podem inserir conteúdo de um banco de dados, planilha ou tabela em documentos de texto.

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