Crie PDFs personalizados a partir de um modelo e uma planilha do Excel. Siga estes 5 passos fáceis para preencher automaticamente cada PDF e, opcionalmente, enviar cada arquivo como anexo de e-mail.
Visão geral rápida
Faça uma mala direta de um PDF quando precisar criar muitos documentos individualizados (faturas, contratos, certificados, aplicações) a partir de um único modelo de PDF e uma planilha de dados. O MailMergic preenche os espaços reservados no seu modelo usando valores do seu arquivo Excel e gera um PDF por linha.
Neste artigo, mostraremos como usar o MailMergic para preencher automaticamente um arquivo PDF em cinco passos fáceis. Faça login na sua conta e crie uma nova mala direta com um clique em “Criar mala direta”:
Passo #1: faça o upload do seu arquivo PDF
No primeiro passo, arraste e solte ou clique na zona de lançamento para carregar o formulário PDF (ou arquivo Word) que você deseja usar como modelo. Não importa se o PDF tem campos de formulário interativos ou não.
Assim que você fizer o upload do arquivo PDF, você será direcionado para o segundo passo.
Passo #2: faça o upload da sua planilha Excel
Carregue o arquivo Excel que contém os dados para a mala direta. Coloque os dados relevantes na primeira folha e certifique-se de que cada coluna tenha um cabeçalho de coluna claro. Esses cabeçalhos se tornam os nomes dos espaços reservados que você usará no editor.
Passo #3: arraste e solte os espaços reservados no seu PDF
O editor mostra todos os cabeçalhos de coluna como espaços reservados. Arraste um espaço reservado para o PDF onde esse valor deve aparecer. Redimensione, alinhe e formate cada espaço reservado usando a barra de ferramentas. Você pode pesquisar espaços reservados, alterar qual linha é o cabeçalho e visualizar o resultado com dados reais. Mantenha o layout simples para obter melhores resultados.
Use o campo de pesquisa para encontrar rapidamente o espaço reservado de que precisa:
Se nenhum espaço reservado aparecer, ou se parecerem incorretos, clique no link Alterar linha de cabeçalho…. Uma pré-visualização da sua folha do Excel será aberta. Selecione a linha que realmente contém os cabeçalhos das colunas e, em seguida, confirme com Alterar linha de cabeçalho. Os espaços reservados serão atualizados automaticamente com base na sua seleção.:
A barra de ferramentas
Arraste cada espaço reservado para o local certo no seu PDF e, em seguida, use a barra de ferramentas para ajustar seu tamanho, estilo e aparência.
- Tipo de espaço reservado: Alterne um espaço reservado de texto para um código QR, assinatura eletrônica, imagem ou outros formatos disponíveis.
- Família de fontes: Escolha entre mais de 600 fontes disponíveis para estilizar o texto do seu espaço reservado.
- Tamanho da fonte: Defina o tamanho do texto para seus espaços reservados selecionando uma opção predefinida ou digitando um valor personalizado.
- Alinhamento de texto: Alinhe o texto do espaço reservado à esquerda, à direita ou ao centro.
- Cor do texto: Escolha entre cores predefinidas ou insira um código hexadecimal personalizado para o texto do seu espaço reservado.
- Excluir espaço reservado: Clique na lixeira vermelha para remover um espaço reservado do seu PDF.
Visualize seus dados
Clique em Visualizar para ver como seus PDFs gerados ficarão antes de finalizar.
Os espaços reservados no editor serão automaticamente substituídos pelos dados correspondentes do seu arquivo Excel.
Navegue pelos arquivos PDF individuais, cada um preenchido automaticamente com dados de uma linha no seu arquivo Excel.
Verifique se todos os espaços reservados estão posicionados e formatados corretamente. Quando estiver satisfeito, clique em Salvar e Próximo para continuar.
Passo #4: escolha as opções de saída e e-mail
Você será agora redirecionado para o quarto e último passo:
Seu saldo
Esta tabela mostra quantos créditos você usará para a mala direta e quantos restam. Um crédito gera um PDF para uma única linha na sua planilha do Excel. O plano sempre gratuito inclui uma franquia mensal de 100 PDFs gratuitos, e você pode fazer um upgrade a qualquer momento se precisar de mais.
Configurações
Aqui você pode personalizar nomes de arquivos, opções de saída e seu modelo de e-mail. Vamos dar uma olhada mais de perto em cada configuração em detalhes.
Especifique nomes de arquivos personalizados
Nesta seção, você pode definir um nome de arquivo personalizado para cada PDF gerado. Use variáveis para incluir dados do seu arquivo Excel: digite @ e selecione a coluna correspondente no menu suspenso. Se o seu Excel tiver muitas colunas, digite o nome da coluna após @ para restringir a seleção. Para remover uma variável de espaço reservado, clique no x ao lado dela.”
Opções de saída
Aqui você pode personalizar como seus PDFs são gerados. Escolha baixar cada PDF individualmente ou combiná-los em um único arquivo. Você também pode decidir se deseja manter ou remover elementos de formulário interativos existentes, como campos de texto ou botões de rádio. Se você não tiver certeza, é melhor manter as configurações padrão.
Enviar como anexo de e-mail
Nesta seção, você pode optar por enviar seus PDFs gerados como anexos de e-mail para os destinatários listados no seu arquivo Excel. Observação: este recurso está disponível apenas nos planos Pro e Enterprise.
Quando tudo estiver pronto, clique em Gerar arquivos PDF para criar seus PDFs personalizados:
Aguarde alguns instantes enquanto o processo de mala direta é concluído.
Passo #5: gerar e baixar
Clique no botão Download para salvar seus formulários PDF preenchidos no seu computador.
O arquivo ZIP baixado contém todos os seus PDFs, cada um preenchido automaticamente com dados da sua folha do Excel.
Os PDFs são preenchidos com os espaços reservados que você adicionou no editor. Na captura de tela abaixo, os espaços reservados preenchidos são destacados em vermelho para maior clareza.
Quando estiver pronto para enviar os e-mails, clique em Próximo no passo 4 do assistente.
Na etapa final, clique em Enviar e-mails para entregar seus PDFs aos destinatários:
Seus e-mails serão gerados e enviados aos destinatários listados no seu arquivo Excel, cada um com seu anexo PDF personalizado. Você pode monitorar o status de envio no Relatório de e-mail:
Dicas para resultados confiáveis
- Use cabeçalhos de coluna claros como
FirstName,LastName,InvoiceNumber,Email. - Mantenha cada espaço reservado curto e consistente.
- Execute um pequeno teste com 2–3 linhas antes de processar centenas de registros.
- Use o recurso de visualização para detectar mudanças de layout antes de gerar todos os arquivos.
- Se você planeja enviar anexos de e-mail, verifique se a coluna
Emailcontém endereços válidos.
FAQ
P: Preciso de campos de formulário no PDF para que o MailMergic funcione?
R: Não. O MailMergic preenche qualquer modelo de PDF, quer contenha campos de formulário ou não.
P: Posso aplicar senhas individuais a cada PDF gerado?
R: Sim! No passo 4, você pode definir senhas exclusivas para cada arquivo PDF usando variáveis da sua folha do Excel. Isso garante que cada destinatário receba um documento seguro e personalizado.
P: Como posso detectar erros antes de gerar PDFs?
R: Use a verificação do Excel com tecnologia de IA do MailMergic para identificar dados ausentes ou inconsistentes. Este recurso ajuda a evitar problemas de layout, espaços reservados em branco ou valores incorretos antes do processo de mala direta.
P: Como os créditos são consumidos durante uma mala direta?
R: Um crédito é usado para gerar um PDF para uma linha no seu arquivo Excel. O plano gratuito inclui uma franquia mensal de PDFs gratuitos, com opções de upgrade para volumes maiores.
P: Posso enviar PDFs como anexos de e-mail automaticamente?
R: Absolutamente. Você pode enviar seus PDFs gerados para os destinatários listados no seu arquivo Excel, este recurso está disponível nos planos Pro e Enterprise.
P: Posso combinar todos os PDFs gerados em um arquivo?
R: Sim, em Opções de saída, você pode optar por mesclar todos os PDFs individuais em um único documento combinado.
P: Os espaços reservados podem incluir imagens, assinaturas eletrônicas ou códigos QR?
R: Sim, os espaços reservados não se limitam a texto — você pode inserir códigos QR, campos de assinatura eletrônica, imagens ou outros tipos suportados para cada registro.
P: Posso adicionar campos de assinatura eletrônica a um PDF para que meus destinatários possam assiná-lo?
R: Sim! Você pode adicionar campos de assinatura eletrônica aos seus modelos de PDF, permitindo que cada destinatário assine o documento digitalmente após a geração.
P: Como garantir que os e-mails cheguem a todos os destinatários com sucesso?
R: Verifique se todos os endereços de e-mail no seu arquivo Excel estão corretos. Use o Relatório de e-mail para rastrear o status de entrega e identificar quaisquer e-mails com falha.
Crie sua conta gratuita do MailMergic aqui. Se você tiver alguma dúvida, nossa equipe de suporte terá prazer em ajudar — basta nos enviar um e-mail para [email protected]. Obrigado por ler e feliz mala direta!