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Wie man eine PDF-Datei automatisiert mit Excel-Daten ausfüllt und als E-Mail-Anhang versendet
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Wie man eine PDF-Datei automatisiert mit Excel-Daten ausfüllt und als E-Mail-Anhang versendet

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1. Juni 2025

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie mit MailMergic in fünf einfachen Schritten eine PDF-Datei automatisch füllen können. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und erstellen Sie einen neuen Serienbrief mit einem Klick auf „Serienbrief erstellen“:

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Schritt 1: Hochladen Ihrer PDF-Datei

Im ersten Schritt laden Sie das PDF-Formular, das Sie als Vorlage verwenden möchten, per Drag & Drop oder durch Anklicken des Kästchens hoch. Dabei spielt es keine Rolle, ob das PDF interaktive Formularelemente enthält oder nicht.

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Sobald Sie die PDF-Datei hochgeladen haben, werden Sie zum zweiten Schritt weitergeleitet.

Schritt #2: Laden Sie Ihre Excel-Tabelle hoch

Hier können Sie Ihre Excel-Datei hochladen. Stellen Sie sicher, dass sich die relevanten Daten auf dem ersten Blatt Ihrer Excel-Arbeitsmappe befinden und dass jede Spalte eine Spaltenüberschrift hat.

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Schritt Nr. 3: Ziehen Sie die Platzhalter per Drag & Drop auf Ihre PDF-Datei.

Nach dem Hochladen der Excel-Datei wird im dritten Schritt der Editor geladen. Ziehen Sie die Platzhalter auf der linken Seite des Bildschirms auf die PDF-Datei und legen Sie sie dort ab. Die Platzhalternamen ergeben sich aus den Spaltenüberschriften Ihrer Excel-Datei, die MailMergic später durch die Daten der entsprechenden Excel-Spalte ersetzt.

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Sie können im Suchfeld nach einem bestimmten Platzhalter suchen:

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Wenn keine oder falsche Platzhalter angezeigt werden, können Sie diese über den Link „Kopfzeile ändern…“ anpassen. Sie sehen dann einen Auszug aus Ihrer Excel-Tabelle. Markieren Sie die Zeile, in der sich die Spaltenüberschriften tatsächlich befinden. Mit einem Klick auf „Kopfzeile ändern“ werden die Platzhalter entsprechend neu generiert:

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Die Symbolleiste

Sie können die Platzhalter an die gewünschte Position ziehen und das Aussehen über die Symbolleiste anpassen.

  • Schriftfamilie: Wählen Sie eine von drei Schriftarten. In Kürze werden Sie weitere Schriftarten auswählen oder Ihre eigenen hochladen können.
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  • Schriftgröße: Sie können eine von mehreren Schriftgrößen auswählen, um die Textgröße der Platzhalter anzupassen.
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  • Textausrichtung: Wählen Sie die linke oder rechte Ausrichtung oder zentrieren Sie Ihren Text.
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  • Textfarbe: Wählen Sie eine der vordefinierten Farben oder geben Sie den Hex-Code der gewünschten Farbe ein.
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  • Platzhalter löschen: Um einen Platzhalter im Editor zu löschen, klicken Sie auf den roten Mülleimer.
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Vorschau Ihrer Daten

Mit einem Klick auf „Vorschau“ können Sie sehen, wie die später erzeugten PDF-Dateien aussehen werden.

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Die Spaltennamen im Editor werden durch die Daten aus Ihrer Excel-Datei ersetzt.

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Blättern Sie durch die einzelnen PDF-Dateien, wobei jede PDF-Datei mit dem Datensatz aus einer Zeile in der Excel-Datei gefüllt wird.

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Vergewissern Sie sich, dass alles korrekt angezeigt wird, bevor Sie mit dem nächsten Schritt fortfahren. Sobald Sie alle Platzhalter wie gewünscht hinzugefügt haben, klicken Sie auf „Speichern & Weiter“.

Schritt Nr. 4: Legen Sie die Optionen für Ihren PDF-Serienbrief fest

Sie werden zum vierten und letzten Schritt weitergeleitet.

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Ihr Guthaben

In dieser Tabelle sehen Sie, wie viele Guthaben für den Serienbrief verbraucht wurden und wie viele Sie noch auf Ihrem Konto haben. Ein Guthaben erzeugt ein PDF-Dokument für eine einzige Zeile in Ihrer Excel-Tabelle. Der kostenlose Tarif beinhaltet 100 kostenlose PDF-Dateien pro Monat, und Sie können ihn problemlos erweitern, wenn Sie mehr PDF-Dateien benötigen.

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Einstellungen

Im Folgenden können Sie weitere Einstellungen für die Dateinamen, Ausgabeoptionen und die E-Mail-Vorlage vornehmen. Schauen wir uns alle Einstellungen im Detail an.

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Festlegen von benutzerdefinierten Dateinamen

Im ersten Abschnitt können Sie einen eigenen Dateinamen für die erzeugten PDF-Dateien angeben. Sie können auch Variablen verwenden, um auf Daten aus Ihrer hochgeladenen Excel-Datei zuzugreifen. Sie können eine Variable definieren, indem Sie das Zeichen @ eingeben und den entsprechenden Spaltennamen aus dem Dropdown-Menü auswählen. Wenn Ihre Excel-Datei mehr Spaltennamen enthält, als im Dropdown-Menü angezeigt werden können, geben Sie den Spaltennamen nach dem @-Zeichen ein, um die Auswahl im Dropdown-Menü einzuschränken. Um eine Platzhaltervariable zu löschen, klicken Sie einfach auf das x und sie wird entfernt.

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Ausgabe-Optionen

Im nächsten Abschnitt können Sie die Ausgabeoptionen anpassen. Wählen Sie, ob Sie die Ausgabedateien als einzelne PDF-Dateien oder als eine große, kombinierte PDF-Datei herunterladen möchten. Sie können auch wählen, ob vorhandene interaktive Formularelemente wie Textfelder, Optionsfelder usw. aus den PDF-Dateien entfernt werden sollen oder ob diese beibehalten werden sollen. Wenn Sie nicht sicher sind, was Sie wählen sollen, empfehlen wir Ihnen, die Standardeinstellungen beizubehalten.

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Als E-Mail-Anhang senden

Im letzten Abschnitt können Sie angeben, ob Sie die PDF-Dateien als E-Mail-Anhang an eine Empfängerliste aus Ihrer Excel-Datei senden möchten. Bitte beachten Sie, dass Sie den Pro- oder Enterprise-Plan abonniert haben müssen, um diese optionale Funktion nutzen zu können.

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Wenn Sie alles vorbereitet haben, klicken Sie auf „PDF-Dateien generieren“:

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Warten Sie ein paar Sekunden, bis der Seriendruck abgeschlossen ist.

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Schritt Nr. 5: Herunterladen der generierten PDF-Dateien

Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die ausgefüllten PDF-Formulare herunterzuladen.

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Die heruntergeladene Zip-Datei enthält alle PDF-Formulare, die automatisch mit den Daten aus Ihrer Excel-Tabelle ausgefüllt werden.

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Die PDF-Dateien wurden mit den Platzhaltern aus dem Editor gefüllt (im Screenshot unten haben wir die gefüllten Platzhalter in rot zur Verdeutlichung).

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Sie können hier ein kostenloses Konto für MailMergic erstellen. Wenn Sie Fragen haben, steht Ihnen unser Team gerne zur Verfügung – schreiben Sie einfach eine E-Mail an [email protected]. Danke fürs Lesen und bis bald!

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