Mietaufstellungen aus einer Portfolio-Arbeitsmappe: eine Datei pro Objekt, jeden Monat

Die E-Mail der Bank zur Refinanzierung verlangt eine aktuelle Mietaufstellung, und aktuell heißt in der Praxis: datiert innerhalb der letzten rund 30 Tage. Die Aufstellung in der Ablage trägt das Datum 3. März. Seitdem: eine geplante Mieterhöhung nie übernommen, ein Mieter ausgezogen, ein neuer Mietvertrag fehlt komplett.

Sie heute Abend neu aufzubauen heißt, unter Termindruck die Mieten von 16 Einheiten neu abzutippen. Und eine Aufstellung, die in der Due Diligence den Mietverträgen widerspricht, kostet beim Abschluss Geld, nicht nur Gesicht.

Die Lösung ist keine bessere Vorlage. Sie ist ein Monatszyklus: eine Mietaufstellung pro Objekt, erzeugt aus einer Portfolio-Arbeitsmappe, jede Datei datiert. Die aktuelle Aufstellung existiert, weil der Erste des Monats sie bereits produziert hat. Das hier ist der vollständige Aufbau: die Portfolio-Arbeitsmappe (14 Objekte, 83 Einheiten, 9 Eigentümer), die Ebenen-Regel, die entscheidet, welches Blatt welches Dokument antreibt, die Vorlage der Mietaufstellung mit ihrer ehrlich gelösten variablen Einheitentabelle, Eigentümerabrechnungen aus denselben Daten, Mieterschreiben aus dem Blatt Einheiten und ein Zyklus, dessen Nebenprodukt der Due-Diligence-Ordner ist.

Inhaltsverzeichnis

• Was die Bank in einer Mietaufstellung liest
• Die Portfolio-Arbeitsmappe: vierzehn Objekte, dreiundachtzig Einheiten, neun Eigentümer
• Eine Arbeitsmappe, drei Ebenen: jeder Lauf zeigt auf ein Blatt
• Die Vorlage der Mietaufstellung: eine Seite pro Objekt
• Die Eigentümerabrechnung: neun Eigentümer, neun Abrechnungen, eine Arbeitsmappe
• Zustellung: jeder Eigentümer sieht genau seine eigenen Zahlen
• Die Einheiten-Ebene: Mieterschreiben aus derselben Arbeitsmappe
• Der Erste des Monats und der Tag, an dem die Bank schreibt
• Häufig gestellte Fragen
• Die Mietaufstellung, die immer aktuell ist

Was die Bank in einer Mietaufstellung liest

Eine Mietaufstellung ist ein Stichtags-Schnappschuss der Soll-Mieten, Einheit für Einheit, mit jeder Einheit auf der Liste, Leerstände eingeschlossen. Sie zeigt, was laut Mietverträgen geschuldet ist, nicht, was auf dem Konto angekommen ist; Zahlungseingänge gehören ins Buchwerk und in die Eigentümerabrechnung. Eine Aufstellung, die Leerstände versteckt, ist die Sorte, der Kreditgeber zu misstrauen lernen.

Ein Kontrast verhindert eine häufige Verwechslung: Die Mietaufstellung ist der Stichtags-Schnappschuss der Soll-Mieten, und die rollierende Zwölf-Monats-Übersicht der Ist-Zahlen (in US-Unterlagen T-12 genannt) sind die tatsächlichen Einnahmen. Banken wollen in der Regel beides, weil keines das andere ersetzt.

Wer danach fragt: die Bank bei der Refinanzierung, der Käufer in der Due Diligence, der Versicherer bei der Verlängerung und der Eigentümer jeden Monat. In der Due Diligence wird die Aufstellung Zeile für Zeile gegen die unterschriebenen Mietverträge geprüft, und die Prüfung findet genau das, was handgepflegte Aufstellungen ansammeln: veraltete Mieten, nie übernommene geplante Mieterhöhungen und offene Rückstände hinter einer Vollvermietungs-Behauptung.

Eine von Hand zusammengebaute Aufstellung scheitert auf zwei Arten. Sie veraltet, weil sie einmal im März gebaut wurde und mit jedem Auszug weiter zerfällt. Und sie wird abgetippt; jedes Abtippen ist eine neue Gelegenheit, dem Mietvertrag zu widersprechen.

Eines ist es wert, klar gesagt zu werden: Bei ein paar Dutzend Einheiten machen Preise pro Einheit und Mindestvolumen eine Hausverwaltungssoftware zu einem großen Schritt. Ihre Arbeitsmappe ist in Ordnung. Die Dokumentenerstellung drumherum ist der kaputte Teil, und alles, was die Aufstellung braucht, lebt bereits in zwei Blättern einer Arbeitsmappe.

Die Portfolio-Arbeitsmappe: vierzehn Objekte, dreiundachtzig Einheiten, neun Eigentümer

Das durchgerechnete Portfolio für diesen Aufbau: 14 Objekte, 83 Einheiten, 9 Eigentümer. Das größte ist Alder Court (P-03) mit 16 Einheiten. Die kleinsten sind drei Einfamilienhäuser mit je einer Einheit. Die unbequeme Mitte ist Marsh Point, 10 Einheiten, davon 2 leer. Die Belegung liegt bei 79 von 83, nennen wir es 95 Prozent. Soll-Miete über das ganze Portfolio: nennen wir es 98.400 im Monat.

Die Arbeitsmappe hat vier Blätter. Objekte (14 Zeilen) ist die Zeilenquelle für die Aufstellungen. Einheiten (83 Zeilen, eine pro Einheit) trägt Mieter, Mieten und Status. Eigentümer (9 Zeilen) treibt die Abrechnungen an. Ausgaben (eine Zeile pro Reparatur oder Belastung, rund 40 Zeilen im Monat: A property_id, B month als Text im Stil 2026-08, C owner_id, D description, E amount) ist reine Daten, nie eine Zeilenquelle.

Spalte	Beispiel	Wo sie landet
property_id (A)	P-03	Schlüsselzelle und Dateiname
property_name (B)	Alder Court	Titel der Aufstellung und E-Mail-Betreff
address (C)	14 Alder Ct	Kopfblock
owner_id (D)	O-04	Verknüpft Einheiten und Ausgaben mit Eigentümern
owner_name (E)	R. Calloway	Kopfblock
owner_email (F)	r.calloway@example.com	Empfängerspalte
unit_count (G)	16	Speist den Stolperdraht
fee_pct (H)	0,08	Satz des Eigentümers, gespiegelt auf dem Blatt Eigentümer für den Abrechnungslauf
as_of (I)	2026-08-01	Datierte Stichtagszeile und Dateiname
notes (J)	Einheit 12 wechselt am 15. August den Mieter; Maler gebucht	Ganzzelliger Platzhalter

Das Blatt Einheiten nutzt die Spalten A bis N, in dieser Reihenfolge: A property_id, B unit_no, C tenant_name, D monthly_rent (die Soll-Miete), E market_rent (die Marktmiete, gefüllt für leerstehende Zeilen), F lease_start, G lease_end, H occupancy (Belegt, Leer, Gekündigt), I rent_status (Bezahlt, Ausstehend, Überfällig), J balance_due, K security_deposit, L rent_collected (gefüllt während Ihres Abgleichs), M owner_id, einmal berechnet mit =SVERWEIS(A2; Objekte!$A$2:$D$15; 4; FALSCH), nach unten ausgefüllt, und N unit_key (berechnet; gebaut im Abschnitt zur Mietertabelle). Leerstehende Zeilen behalten ihre Marktmiete in market_rent und lassen die Mieterfelder leer.

Fünf schwierige Fälle verdienen jetzt Namen, weil der Aufbau immer wieder zu ihnen zurückkehrt: das Einfamilienhaus (seine Aufstellung muss 15 leere Tabellenzeilen drucken, keine Fehler), Marsh Point (leerstehende Zeilen zeigen die Marktmiete und keinen Mieter), der überfällige Mieter mit 2.850 Rückstand, der eine Mieter im Status Gekündigt und R. Calloway, der drei der vierzehn Objekte gehören.

Die Spalte notes zahlt sich aus, bevor irgendein Dokument existiert: 14 Notizzellen, geschrieben in einem Zug, solange der Monat frisch ist, statt 14 nacheinander geöffneter Dateien.

Diesen Aufbau herunterladen. rent-roll-template.xlsx ist das Portfolio, das dieser Artikel durchgeht: alle vier Datenblätter, die Vorlagen für Aufstellung und Abrechnung, die Mietertabelle mit sechzehn Zeilen und der Stolperdraht, alles bereits eingerichtet. Kostenlos, ohne Registrierung. Ein Lauf liest genau ein Blatt als Datenquelle, und damit wird die Ebenen-Regel konkret: In der Datei steht das Blatt Objekte an erster Stelle, laden Sie es also unverändert hoch, dann erzeugt der Lauf die Aufstellungen, und für die beiden anderen Ebenen zeigen Sie mit dem nächsten Lauf auf Eigentümer oder Einheiten. Ersetzen Sie die Datenblätter später durch Ihr Portfolio; an der Maschinerie ändert sich nichts. Die Beschriftungen und Beispieldaten der Arbeitsmappe sind auf Englisch, und die Formeln zeigt Excel automatisch auf Deutsch an.

Organisatorisches in einem Absatz: Namen mit Unterstrichen halten Inline-Platzhalter in den erzeugten Dateien funktionsfähig; ganzzellige Platzhalter akzeptieren Leerzeichen, und sie sind die Sorte, die die Live-Vorschau des Editors auflöst, geben Sie also jedem Feld, das Sie im Blick behalten wollen, eine eigene Zelle. Die Kopfzeilen-Erkennung scannt die ersten 15 Zeilen mit einem Hinweis „Ändern”, und die Arbeitsmappe kann unter anderem .xlsx, .csv oder .ods sein, oder ein per OAuth verbundenes Google Sheet, importiert als Snapshot zum Zeitpunkt der Verbindung (für eine Aktualisierung wählen Sie es erneut aus). Die Blätter Einheiten und Ausgaben aus dem Buchhaltungsexport zusammenzustellen ist eingangsseitige Arbeit; ein Power-Query-Vergleich folgt später in dieser Serie. Drei der vier Blätter können einen Lauf antreiben. Zu entscheiden, welches es tut, ist die Ebenen-Regel, und die kommt als Nächstes.

Eine Arbeitsmappe, drei Ebenen: jeder Lauf zeigt auf ein Blatt

Die Ebenen-Regel: Die Zeilenquelle ist das Blatt, dessen Zeilen den Dokumenten entsprechen, die Sie schulden. Aufstellungen sind pro Objekt, also ist Objekte die Zeilenquelle. Abrechnungen sind pro Eigentümer, also ist es Eigentümer. Mieterschreiben sind pro Einheit, also ist es Einheiten. Dieselbe Arbeitsmappe, eine andere Ebene pro Lauf.

Die Merge-Engine erzeugt eine Datei pro Zeile des Blatts, auf das Sie sie zeigen lassen. Der Mechanismus darunter ist der Excel-zu-Excel-Serienbrief, und der vollständige Leitfaden geht jeden Assistenten-Bildschirm durch, dieser Artikel bleibt deshalb bei den objektspezifischen Teilen. Die Makro-Version genau dieses Zyklus ist Workflow 4 des Leitfadens ohne VBA: das Makro von 2021, dessen Entwickler 2022 ging, und das 30-minütige Luftanhalte-Zeitfenster jeden Monat.

Geschuldetes Dokument	Zeilenquellen-Blatt	Eine Zeile pro	Zeilen diesen Monat	Dateien raus
Mietaufstellung	Objekte	Objekt	14	14 PDFs
Eigentümerabrechnung	Eigentümer	Eigentümer	9	9 PDFs
Mieterhöhungsschreiben	Einheiten, gefilterte Kopie	Einheit	11	11 Schreiben
Mahnung wegen Mietrückstand	Einheiten, gefilterte Kopie	Einheit	2	2 Mahnungen

Zwei Grenzen, bevor der Aufbau beginnt. Jeder Lauf hat genau eine Zeilenquelle: Aufstellungen und Schreiben sind zwei Läufe, kein einzelner Durchgang, und vier Dokumenttypen in diesem Monat bedeuten vier kurze Läufe gegen dieselbe Arbeitsmappe. Und bevor jemand fragt: R. Calloway gehören drei Objekte, und sie erhält drei Aufstellungen. Keine Einstellung heftet sie zu einer PDF zusammen; die kombinierte einzelne PDF rendert alle Datensätze in ein internes Dokument zum Durchlesen und ist nie ein Bündel pro Eigentümer. Das Dokument pro Eigentümer ist die Abrechnung, eine eigene Ebene, aufgebaut weiter unten.

Die Vorlage der Mietaufstellung: eine Seite pro Objekt

Das Ziel ist eine Seite pro Objekt, die eine Bank in dreißig Sekunden lesen kann: Kopfblock, Aggregate zu Belegung und Miete, die Mietertabelle, die Notizen der Verwaltung. Drei Teile folgen: die Schlüsselzelle und ihre Aggregate, die Mietertabelle (der schwierige Teil) und das Datum, das sie zum Stichtags-Schnappschuss macht.

Der Objektschlüssel treibt jede Zahl auf der Seite an

B2 der Vorlage enthält den ganzzelligen Platzhalter @property_id, und D2 enthält @unit_count. Das ist die Schlüsselzellen-Technik aus dem Monatsabschluss-Aufbau: eine Zelle trägt den Schlüssel, jede Formel verweist auf sie, und jede Zeile des Blatts Objekte setzt bei der Erzeugung ihre ID ein. Dieser Artikel wendet sie auf einen härteren Fall an, eine Tabelle, deren Zeilenanzahl sich pro Objekt ändert.

Der Kopf gibt @property_name, @address und @owner_name je eine eigene Zelle, dazu eine statische Beschriftung „Mietaufstellung zum” neben einer Zelle mit @as_of und @notes als ganzzelligen Platzhalter. Dann die Aggregate:

=ZÄHLENWENNS(Einheiten!$A$2:$A$100; $B$2; Einheiten!$H$2:$H$100; "<>Leer")

In einfachen Worten: Zähle die Zeilen des Blatts Einheiten, die zu diesem Objekt gehören und nicht leer stehen. Eine gekündigte Einheit hat noch einen Mietvertrag und einen zahlenden Mieter, sie zählt also als belegt, bis sie leer ist; der Status Gekündigt zählt in der Tabelle, nicht im Zähler. Drucken Sie die Belegung als „8 von 10”: das ZÄHLENWENNS links, @unit_count rechts.

=SUMMEWENNS(Einheiten!$D$2:$D$100; Einheiten!$A$2:$A$100; $B$2; Einheiten!$H$2:$H$100; "<>Leer")

Das ist die monatliche Soll-Miete: Addiere die Mieten dieses Objekts über jeden noch laufenden Mietvertrag. Der offene Rückstand ist dieselbe Form gegen Spalte J, ohne das Belegungskriterium. Der Leerstandszähler ist dasselbe ZÄHLENWENNS mit „Leer” als Kriterium; der Überfällig-Zähler behält das Objektkriterium, zeigt mit dem zweiten Bereich aber auf Spalte I, rent_status, mit „Überfällig”. Die Bereiche reichen mit Absicht bis Zeile 100, damit neue Zeilen im Blatt Einheiten nie außerhalb landen.

Zwei Zeilen, die Banken ohnehin ausrechnen, drucken Sie also mit: Die Jahres-Soll-Miete ist das Soll-Mieten-SUMMEWENNS mal 12 (nennen wir es 273.600 für Alder Court), und die Potenzialmiete ergänzt vor dem Multiplizieren ein SUMMEWENNS über market_rent auf den leerstehenden Zeilen und bepreist die Leerstände damit zur Marktmiete.

Zuletzt der Stolperdraht, übernommen von der Kontrollzelle des Monatsabschluss-Aufbaus:

=WENN(ZÄHLENWENNS(Einheiten!$A$2:$A$100; $B$2)=$D$2; ""; "EINHEITEN PRÜFEN")

Trägt das Blatt Einheiten für dieses Objekt weniger Zeilen, als unit_count behauptet, sagt die Zelle es, bevor eine Bank das Loch findet. Eine Erwartung an den Editor: Bevor irgendeine Zeile eingesetzt ist, enthält B2 den wörtlichen Text @property_id, die Aggregate zeigen also berechtigterweise 0, und der Stolperdraht zeigt EINHEITEN PRÜFEN, bis Sie durch die Vorschau blättern.

Die Mietertabelle: sechzehn Zeilen, weil das größte Gebäude sechzehn hat

Das Problem, klar formuliert: Eine Mietaufstellung braucht eine Tabelle pro Einheit, und die Objekte dieses Portfolios haben zwischen 1 und 16 Einheiten. Eine Vorlage muss allen vierzehn dienen, ohne pro Objekt ihre Form zu ändern.

Eine Hilfsspalte auf dem Blatt Einheiten macht die Tabelle adressierbar. Spalte N, unit_key:

=A2 & "-" & ZÄHLENWENNS(A$2:A2; A2)

In einfachen Worten: eine laufende Zählung pro Objekt, sodass die Einheiten von Alder Court als P-03-1 bis P-03-16 verschlüsselt sind. Setzen Sie den Schlüssel in die letzte Spalte, N, abseits der Spaltenbuchstaben, die die eigenen Tabellenformeln der Vorlage belegen; der Tabellen-Editor in der App verfolgt Nachschlagebereiche anhand des Spaltenbuchstabens, und ein Schlüssel, der sich einen Buchstaben mit Vorlagenformeln teilt, kann dessen Zirkelbezug-Prüfung auslösen.

Die Tabellenzeilen der Vorlage sind in Spalte A von 1 bis 16 nummeriert (Zeilen 12 bis 27). Jede Feldzelle ist dasselbe abgesicherte Ziehen; hier der Mietername in voller Länge:

=WENN(ZÄHLENWENNS(Einheiten!$N$2:$N$100; $B$2&"-"&$A12)=0; ""; INDEX(Einheiten!$C$2:$C$100; VERGLEICH($B$2&"-"&$A12; Einheiten!$N$2:$N$100; 0)))

Gehen Sie sie in zwei Schritten durch. ZÄHLENWENNS fragt, ob an diesem Objekt eine Einheit mit dieser Nummer existiert; wenn nicht, druckt die Zelle nichts. Wenn doch, zieht INDEX/VERGLEICH das Feld dieser Einheit, wobei die 0 für die exakte Übereinstimmung Pflicht ist. Miete, Vertragsende, Belegung, Zahlungsstatus und Rückstand wiederholen das Muster gegen ihre eigenen Spalten des Blatts Einheiten.

Der ehrliche Kompromiss: Die Tabelle ist auf das größte Objekt dimensioniert, das Einfamilienhaus druckt also 1 gefüllte Zeile und 15 leere. Leere Zeilen sind der Preis dafür, dass eine Vorlage jedem Objekt dient, und eine Bank sieht lieber leere Zeilen als eine pro Objekt von Hand neu gebaute Aufstellung. Leerstehende Einheiten erscheinen mit Marktmiete und ohne Mieternamen, und genau so sollte eine Aufstellung sie führen. Und wenn ein Gebäude mit 17 Einheiten ins Portfolio kommt, bekommt die Tabelle von Hand eine Zeile dazu: Vorlagenpflege, einmal, nicht monatlich.

Eine Disziplin hält die Mathematik sicher: Die Tabelle ist reine Anzeige. Jede gedruckte Summe kommt aus SUMMEWENNS gegen das Blatt Einheiten, nie aus SUMME über die Tabelle, damit die Leertext-Zellen der Absicherung nie eine Summe vergiften können.

Zur Formatierung: Zellwert-Farbregeln auf der Statusspalte der Tabelle (grün Bezahlt, gelb Ausstehend, rot Überfällig) sind dokumentierte Überlebende; eine Formelregel, die eine ganze Zeile einfärbt, ist genau das, wofür der Einzel-Zeilen-Test existiert, und das zusammengesetzte, abgesicherte INDEX/VERGLEICH verdient denselben Vorbehalt. Die verlockenden Ein-Funktions-Antworten auf eine Tabelle variabler Länge stehen nicht auf der dokumentierten Erhaltungsliste, dieser Aufbau nutzt also nur Funktionen, die darauf stehen: SUMME, SVERWEIS, WENN, INDEX/VERGLEICH, SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS. Die vollständige Erhaltungsliste steht im Grundlagenartikel, und ein Deep Dive zum Erhalt von Formeln folgt später in dieser Serie.

Ein datierter Schnappschuss mit passendem Dateinamen

Die Spalte as_of leistet Doppeltes: gedruckt unter dem Titel („Mietaufstellung zum 2026-08-01”) und im Dateinamenmuster RentRoll_@property_id_@as_of.pdf, sodass das ZIP nach Objekt sortiert und jede Datei ihr Datum selbst deklariert. Diese Datumszeile ist der ganze Unterschied zwischen einer Aufstellung und einer aktuellen Aufstellung.

Stellen Sie die Seite über den Menübandreiter „Druckeinstellungen” ein: Querformat, ein Druckbereich pro Blatt, damit die Tabelle nie auf Seite zwei überläuft. Schließen Sie Einheiten, Eigentümer und Ausgaben per Rechtsklick von der Ausgabe aus. Die Aufstellung wird als PDF versendet, und die Arbeitsmappe mit den Zahlen aller Eigentümer verlässt Ihren Rechner nie. Wird je eine .xlsx angefragt, führen Sie den Einzel-Zeilen-Test aus und sehen Sie in der ausgelieferten Datei nach, statt zu unterstellen, was Bezüge auf ausgeschlossene Blätter anzeigen.

Blättern Sie mit dem schwebenden „Zeile N von M”-Element durch die Vorschau, und nicht nur durch Zeile 1, denn Zeile 1 ist das Objekt, um das herum die Vorlage entworfen wurde. Gehen Sie die Brecher durch und werfen Sie jedes Mal einen Blick auf die Stolperdraht-Zelle:

• Das Einfamilienhaus. Die Zeilen 2 bis 16 müssen leer bleiben, nicht Fehler zeigen.
• Marsh Point. Marktmiete, kein Mietername, die Belegung liest sich 8 von 10.
• Das Objekt mit dem überfälligen Mieter. Die rote Regel muss tatsächlich feuern; eine Regel, die nie feuert, sieht identisch aus wie eine Regel, die kaputt ist.
• Alder Court. Die Tabelle muss bis Zeile 16 gefüllt sein.
• Der längste Objektname. Titel und Dateiname müssen ihn überstehen.
• Die in diesem Monat wirksame Mieterhöhung. monthly_rent muss die neue Zahl zeigen.

Dann der Einzel-Zeilen-Test: Erzeugen Sie Alder Court allein, öffnen Sie die Datei und geben Sie ihr die Dreißig-Sekunden-Lektüre, die eine Bank ihr geben würde.

Die Eigentümerabrechnung: neun Eigentümer, neun Abrechnungen, eine Arbeitsmappe

Die monatliche Eigentümerabrechnung ist das Artefakt, an dem Eigentümer eine Verwaltung messen. Die Konvention sagt: Sie landet bis zum 10. oder 15., und Abrechnungen, die über den 20. rutschen, lesen sich wie Buchhaltungsprobleme.

Nach der Ebenen-Regel ist Eigentümer die Zeilenquelle: 9 Zeilen, 9 Abrechnungen, jede Zeile trägt owner_id, owner_name, owner_email und fee_pct, denn die Serienbrieffelder eines Laufs kommen aus seinem Zeilenquellen-Blatt. Eine Quelle-der-Wahrheit-Datei rein, eine personalisierte Abrechnung pro Eigentümer raus. B2 enthält @owner_id, C4 enthält @fee_pct, und D4 enthält die Periode, einmal im Monat getippt: 2026-08. Das Rückgrat der Abrechnung sind vier Zellen.

Eingegangene Miete (C8): =SUMMEWENNS(Einheiten!$L$2:$L$100; Einheiten!$M$2:$M$100; $B$2), alle Objekte eines Eigentümers in einer Zahl, weil owner_id durch das eine SVERWEIS auf das Blatt Einheiten aufgelöst wurde.

Ausgaben (C9): =SUMMEWENNS(Ausgaben!$E$2:$E$200; Ausgaben!$C$2:$C$200; $B$2; Ausgaben!$B$2:$B$200; $D$4), wobei das Monatskriterium die August-Belastungen aus der September-Abrechnung heraushält.

Verwaltungsgebühr (C10): =RUNDEN(C8*$C$4; 2). Eigentümerauszahlung (C11): =C8-C9-C10. Einnahmen, Ausgaben, Gebühr, Auszahlung, auf Zahlungsbasis.

Die Aufschlüsselung pro Objekt verwendet das Muster der Mietertabelle auf einer anderen Ebene wieder: eine feste Tabelle mit drei Zeilen (kein Eigentümer hält hier mehr als drei Objekte), verschlüsselt über eine Hilfsspalte property_key auf dem Blatt Objekte (=D2 & "-" & ZÄHLENWENNS(D$2:D2; D2), wobei D owner_id ist), jede Zeile ein abgesichertes INDEX/VERGLEICH für den Objektnamen, und die eingegangene Miete der Zeile ein SUMMEWENNS gegen das Blatt Einheiten, geschlüsselt auf die ID dieses Objekts. Das Muster ist bereits gelehrt; nur die Ebene hat sich geändert.

Eine ehrliche Grenze, flach ausgesprochen: Der Lauf setzt Dokumente aus abgeglichenen Zahlen zusammen; er gleicht nicht ab. rent_collected wird während Ihres normalen Abgleichs zum Monatsersten gefüllt, bevor irgendein Dokument existiert. Ein Werkzeug, das etwas anderes behauptet, beansprucht Ihren Job. Und damit die zwei Pro-Eigentümer-Ideen getrennt bleiben: Die Abrechnung fasst die drei Objekte von R. Calloway zusammen, weil SUMMEWENNS sie innerhalb eines Dokuments überspannt. Das ist nicht dasselbe wie das Bündeln ihrer drei Mietaufstellungen in eine PDF, was keine Einstellung tut.

Zustellung: jeder Eigentümer sieht genau seine eigenen Zahlen

Der in Eile ausgewählte Anhang ist die Portfolio-Arbeitsmappe selbst, gesendet an einen Eigentümer. Die Mieten und Rückstände aller anderen Eigentümer liegen einen Blattregister-Tab entfernt, und es gibt keinen Rückruf. Neun Eigentümer in einer Datei sind ein Offenlegungsproblem, kein Formatierungsproblem.

Die Antwort ist Struktur, nicht Sorgfalt. Eine aus der Zeile von P-03 erzeugte Aufstellung enthält P-03 und sonst nichts, weil die anderen dreizehn Objekte nie darin waren. Das allgemeine Argument steht in fünf Eigenschaften, die nur eine Datei hat, und die Formatentscheidung in was Sie versenden, entscheidet, was Kunden sehen: Aufstellungen und Abrechnungen werden als PDF versendet, weil Banken und Eigentümer sie lesen und niemand sie bearbeiten sollte.

Die E-Mail-Mechanik: Die Empfängerspalte ist owner_email, und der Betreff baut sich aus Serienbrieffeldern, Mietaufstellung @property_name, @as_of, sodass „Mietaufstellung Alder Court, 2026-08-01” selbstbeschriftet ankommt. Jeder Anhang kommt aus derselben Zeile wie seine Adresse, der Fehlermodus des falschen Anhangs ist also strukturell geschlossen. Die ehrliche Arithmetik folgt derselben Form wie acht Berichte, acht Dateien: Die Adresse von R. Calloway steht auf drei Zeilen des Blatts Objekte, sie erhält also drei Aufstellungs-E-Mails. Ihr Postfach am Ersten enthält vier E-Mails, drei Aufstellungen und eine Abrechnung, jede begrenzt auf genau das, was ihr gehört, und auf nichts, was jemand anderem gehört.

Empfangsnachweise landen pro Empfänger in einem Dashboard: Zustellung, Öffnungen und der Bounce, der die geänderte E-Mail-Adresse eines Eigentümers ist, entdeckt an Tag eins. Der Versand von der eigenen Domain ist ein Feature der Bezahlpläne, und ein PDF-Passwort pro Datei ist verfügbar (ein Passwort über den ganzen Lauf), am besten als Transportschutz verstanden. Datenverarbeitung in einem Satz: Dateien werden in EU-Rechenzentren verarbeitet und in der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt; MailMergic ist DSGVO- und CCPA-konform, Dateien werden nie für KI-Training genutzt, und die Aufbewahrung ist von 1 bis 180 Tagen konfigurierbar (Datenschutz).

Die Einheiten-Ebene: Mieterschreiben aus derselben Arbeitsmappe

Zeigen Sie mit dem nächsten Lauf auf das Blatt Einheiten, und dieselbe Arbeitsmappe schreibt an Mieter statt über Objekte. Diesen Monat: 11 Einheiten bekommen eine Erhöhung um 4 Prozent, 2 bekommen eine Mahnung wegen Mietrückstand. Die Technik ist die gefilterte Kopie: Kopieren Sie die Zeilen, denen Sie Schreiben schulden, in ein Laufblatt, machen Sie dieses Blatt zur Zeilenquelle, und die Merge-Engine erzeugt ein Schreiben pro Zeile.

Zwei berechnete Spalten erledigen die Arithmetik, bevor irgendein Schreiben existiert: new_rent mit =RUNDEN(E2*1,04; 0), nach unten ausgefüllt, und eine Spalte effective_date, einmal getippt. Das Schreiben liest @tenant_name, @monthly_rent, @new_rent und @effective_date: aktuelle Miete und neue Miete in je einem Satz.

Status steuern die Zielgruppen den ganzen Monat. Überfällige Zeilen speisen die Mahnungen, gekündigte Zeilen den Auszugs-Papierkram, die Erhöhungsspalten den jährlichen Stapel. Das Blatt Einheiten, das Sie ohnehin pflegen, ist die Versandliste.

Der Fehlermodus der kopierten Datei nimmt hier eine bestimmte Form an: das Schreiben mit dem Namen des Vormieters in der Anrede, weil die Datei des letzten Zyklus der Ausgangspunkt war. Ein erzeugtes Schreiben kann nur die Zeile enthalten, aus der es kam; ein Vormieter ist nicht darin.

Und die rechtliche Realität, die Ihre bleibt: Mieterhöhungen und Kündigungen müssen in der Regel schriftlich erfolgen und nachweisbar zugehen, mit Form- und Fristvorgaben, die je nach Rechtslage variieren. Genau deshalb bleiben sie individuelle Schreiben, und genau deshalb zählt eine saubere PDF pro Mieter. Fertige Formulierungen für solche Schreiben sind leicht zu finden; die Formalien prüfen Sie für Ihren Fall. Schreiben sind dokumentförmig, eine Word-Vorlage ist also der richtige Ausgangspunkt; der Ebenen-Regel ist egal, was die Vorlage ist. Die Zeilenquelle ist so oder so das Blatt Einheiten.

Der Erste des Monats und der Tag, an dem die Bank schreibt

• Tage 1 bis 3: abgleichen. Ihre Arbeit, nicht die des Werkzeugs. Füllen Sie rent_collected, aktualisieren Sie rent_status, erfassen Sie die Ausgaben-Zeilen des Monats. Tragen Sie Auszüge, Kündigungen und neue Mietverträge ein. Übernehmen Sie jede Erhöhung, deren Wirksamkeitsdatum erreicht ist, in monthly_rent; eine im Juni unterschriebene Erhöhung, die nie in monthly_rent gewandert ist, untertreibt jede Aufstellung nach dem Wirksamkeitsdatum.
• Tag 3: datieren und annotieren. Füllen Sie as_of mit dem Monatsersten nach unten aus. Schreiben Sie die 14 Notizzellen, solange der Monat frisch ist. Prüfen Sie das Ausfüllen nach unten von unit_key und owner_id für neue Zeilen.
• Tag 4: Vorschau. Blättern Sie die Brecher durch, werfen Sie bei jedem einen Blick auf den Stolperdraht, und führen Sie nach jeder Vorlagenänderung den Einzel-Zeilen-Test aus.
• Tag 5: laufen lassen und senden. Aufstellungen gegen Objekte (14 Dateien), Abrechnungen gegen Eigentümer (9 Dateien), Versand mit Empfangsnachweisen. Die Abrechnungen sind mit Tagen Vorsprung raus.
• Danach: archivieren. Legen Sie jedes ZIP in einen nach der Periode benannten Ordner, 2026-08 neben 2026-07.
• An jedem beliebigen Tag: die Bank schreibt. Die aktuelle Aufstellung liegt bereits im Ordner dieses Monats. Muss aktuell Monatsmitte bedeuten, aktualisieren Sie die geänderten Zeilen und lassen Sie erneut laufen; Wiederholungsläufe dauern etwa eine Minute, der erste Lauf etwa fünf.

Das Archiv ist der stille Gewinn. Die Due Diligence eines Käufers will datierte Schnappschüsse, und zwölf datierte Ordner sind die Geschichte des Portfolios ohne einen einzigen nachträglichen Neuaufbau. Der Ordner wurde nie für die Due Diligence vorbereitet; er hat sich angesammelt.

Nichts läuft unbeaufsichtigt: Die Konfiguration bleibt erhalten, die Monatsarbeit ist also Einfügen, Vorschau, Lauf, und der Versand ist ein Klick. Ein Credit pro erzeugter Zeile macht den vollen Zyklus hier zu 14 Aufstellungen plus 9 Abrechnungen plus 13 Schreiben, nennen wir es 36 Credits (Preise), und der kostenlose Plan deckt einen echten Pilotlauf ab. Das 25-MB-Limit und das Limit von 100.000 Zeilen sind bei 83 Einheiten weit außer Sichtweite, und die Erzeugung macht die meisten Punkte der Checkliste vor dem Versand durch Konstruktion wahr.

Häufig gestellte Fragen

F: Was meint eine Bank mit einer aktuellen Mietaufstellung?

A: In der Praxis eine, die innerhalb der letzten rund 30 Tage datiert ist, wobei die Konventionen je nach Kreditgeber variieren. Sie ist keine Zwölf-Monats-Übersicht der Ist-Zahlen (das T-12); das sind nachlaufende Ist-Werte, die Aufstellung ist der Stichtags-Schnappschuss. Weil @as_of Titel und Dateinamen antreibt, ist eine frisch datierte Aufstellung ein Ausfüllen nach unten und ein Wiederholungslauf von etwa einer Minute.

F: Was gehört in eine Mietaufstellung, und gehören leerstehende Einheiten hinein?

A: Einheit, Mieter, Vertragsdaten, Soll-Miete, Status und Rückstand, für jede Einheit. Leerstehende Einheiten gehören hinein, geführt mit Marktmiete und ohne Mieternamen, nie versteckt.

F: Zeigt eine Mietaufstellung die Soll-Miete oder die eingegangene Miete?

A: Die Soll-Miete, also das, was laut Mietverträgen geschuldet ist. Der Zahlungsstand lebt in den Status- und Rückstandsspalten; was tatsächlich angekommen ist, ist der Job der Eigentümerabrechnung, nicht der Aufstellung.

F: Wie erstelle ich aus einer Excel-Arbeitsmappe eine Mietaufstellung pro Objekt?

A: Führen Sie eine Zeile pro Objekt auf einem Blatt Objekte und eine Vorlage, deren Schlüsselzelle @property_id enthält, mit jedem Aggregat als SUMMEWENNS dagegen. Ein Serienbrieflauf erzeugt eine begrenzte PDF pro Zeile: 14 Zeilen produzieren 14 Aufstellungen, und der erste Lauf dauert etwa fünf Minuten.

F: Wie gehe ich in einer Vorlage mit Objekten unterschiedlicher Einheitenzahl um?

A: Dimensionieren Sie eine feste Tabelle auf das größte Objekt und füllen Sie jede Zeile mit einem abgesicherten INDEX/VERGLEICH über einen Schlüssel aus Objekt und laufender Nummer; überzählige Zeilen drucken leer. Der Preis sind leere Zeilen bei kleinen Objekten, und zusammengesetzte Absicherungen verdienen vor dem Stapel einen Einzel-Zeilen-Test.

F: Was gehört auf eine monatliche Eigentümerabrechnung der Hausverwaltung?

A: Eingegangene Miete, Ausgaben, die Verwaltungsgebühr und die Netto-Auszahlung, auf Zahlungsbasis. Pro Zeile des Blatts Eigentümer entsteht eine Abrechnung, jede Zeile darin ein SUMMEWENNS oder eine schlichte Rechenzelle, geschlüsselt auf die Eigentümer-ID.

F: Kann ein Eigentümer mit mehreren Objekten jeden Monat eine kombinierte PDF bekommen?

A: Nein. Eine Datei pro Zeile bedeutet: Drei Objekte produzieren drei Aufstellungen. Die konsolidierte Sicht pro Eigentümer ist die Abrechnung, die seine Objekte mit SUMMEWENNS innerhalb eines Dokuments überspannt.

F: Wie versende ich Mieterhöhungsschreiben an alle Mieter auf einmal?

A: Erstellen Sie eine gefilterte Kopie der Einheiten-Zeilen, die die Erhöhung bekommen, nutzen Sie sie als Zeilenquelle, und jede Zeile erzeugt ein Schreiben mit der aktuellen und der neuen Miete dieses Mieters. Fertige Formulierungen für solche Schreiben sind leicht zu finden; es bleiben individuelle Dokumente, weil Form- und Fristregeln variieren.

F: Wie viele Einheiten lassen sich in einer Tabelle verwalten, bevor eine Hausverwaltungssoftware nötig wird?

A: Was bricht, ist meist nicht das Buchwerk, sondern die Dokumentenerstellung. Eine Arbeitsmappe plus ein Serienbrieflauf trägt ein Portfolio bis weit in die Dutzende von Einheiten, und das ehrliche Wechselsignal ist der Moment, in dem Ihre Bücher, nicht Ihre Dokumente, der Tabelle entwachsen.

F: Können die Mietaufstellungen am Ersten jedes Monats automatisch erzeugt werden?

A: Einen Timer gibt es nicht. Die Konfiguration bleibt erhalten, der Monatsrhythmus lautet also: abgleichen, die Arbeitsmappe aktualisieren, in etwa einer Minute erneut laufen lassen, und der Versand ist ein Klick. Wenn unbeaufsichtigte Läufe eine harte Anforderung sind, ist eine Workflow-Plattform die ehrliche Antwort, Überwachungsaufwand inklusive.

Die Mietaufstellung, die immer aktuell ist

Die Aufstellung, nach der die Bank gefragt hat, wurde am Ersten erzeugt, in einem datierten Ordner abgelegt, und sie stimmt mit den Mietverträgen überein, weil nichts abgetippt wurde. Aktuell hat aufgehört, eine Hetzerei zu sein, und ist eine Datumsspalte geworden.

Der erste Lauf dauert im kostenlosen Plan mit Ihrer eigenen Portfolio-Arbeitsmappe etwa fünf Minuten. Das ist weniger Zeit, als die Einheiten eines einzigen Objekts abzutippen.

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Neu beim Mechanismus? Beginnen Sie mit dem vollständigen Leitfaden. Sie ersetzen das Makro? Der Leitfaden ohne VBA geht die Migration durch. Sie wägen Werkzeugklassen ab? Lesen Sie die Entscheidungshilfe. Die kundenseitige Variante ist der Preisblatt-Aufbau, die Finance-Variante ist das Monatsabschluss-Paket, und die HR-Variante ist der Aufbau pro Mitarbeitendem. Ein Power-Query-Vergleich und ein Deep Dive zum Erhalt von Formeln folgen in dieser Serie; sie werden von hier aus verlinkt, sobald sie veröffentlicht sind.