Cuando fusiona documentos en MailMergic, su historial de fusiones —el registro de lo que se generó y cuándo— se almacena para que pueda revisar ejecuciones anteriores. Esto es conveniente, pero si trabaja con información sensible como expedientes de estudiantes, formularios médicos o datos financieros, es posible que no desee que ese historial permanezca más tiempo del necesario.
Ahora puede decidir exactamente cuánto tiempo MailMergic conserva su historial de fusiones.
Cómo funciona
En sus Ajustes de cuenta, encontrará una nueva opción de Retención de datos. Elija cuánto tiempo debe conservarse su historial de fusiones:
- 5 minutos — para máxima privacidad; los datos se eliminan casi inmediatamente después de su fusión
- 1 día — consérvelo el tiempo justo para revisar y descargar
- 14 días — un plazo razonable para la mayoría de los flujos de trabajo
- 30 días — el valor predeterminado, y lo que la mayoría de los usuarios encontrarán cómodo
- 90 días — para cuando necesite una pista de auditoría más larga
- 180 días — el período máximo de retención
Una vez que expira el período de retención, MailMergic elimina automáticamente el historial de fusiones. No se necesita limpieza manual, simplemente ocurre en segundo plano.
¿Quién necesita esto?
Si maneja datos que están sujetos a regulaciones de privacidad —piense en GDPR, FERPA, HIPAA o políticas de cumplimiento internas—, esta función le ofrece una forma sencilla de limitar cuánto tiempo permanece la información personal en MailMergic. En lugar de depender de recordar eliminar registros antiguos manualmente, establece la política una vez y se aplica automáticamente.
También es útil para cualquiera que simplemente prefiera un espacio de trabajo limpio. Si no necesita revisar fusiones de hace tres meses, no hay razón para conservarlas.
Cuentas de equipo
Si gestiona un equipo, su ajuste de retención se aplica automáticamente a todos los miembros del equipo. Esto significa que puede establecer una política para toda la empresa y saber que se está siguiendo, sin necesidad de configurar cada cuenta individualmente.
El valor predeterminado funciona para la mayoría de las personas
Si nunca modifica este ajuste, su historial de fusiones se conserva durante 30 días, un equilibrio sensato entre comodidad y orden. Pero si su trabajo requiere un control más estricto, la opción está ahí siempre que la necesite.
Revise sus ajustes — diríjase a Ajustes de cuenta y busque Retención de datos. Un solo desplegable, y usted tiene el control.