Quando o senhor faz a mesclagem de documentos no MailMergic, o histórico de mesclagens — o registro do que foi gerado e quando — é armazenado para que seja possível voltar e revisar execuções anteriores. Isso é conveniente, mas, se o senhor trabalha com informações sensíveis, como registros de alunos, formulários médicos ou dados financeiros, talvez não queira que esse histórico permaneça por mais tempo do que o necessário.
Agora o senhor pode decidir exatamente por quanto tempo o MailMergic mantém o seu histórico de mesclagens.
Como funciona
Em Configurações da conta, o senhor encontrará uma nova opção de Retenção de dados. Escolha por quanto tempo o seu histórico de mesclagens deve ser mantido:
- 5 minutos — para máxima privacidade; os dados são removidos quase imediatamente após a mesclagem
- 1 dia — mantenha apenas pelo tempo suficiente para revisar e baixar
- 14 dias — um período razoável para a maioria dos fluxos de trabalho
- 30 dias — o padrão e o que a maioria dos usuários considerará confortável
- 90 dias — para quando o senhor precisar de uma trilha de auditoria mais longa
- 180 dias — o período máximo de retenção
Quando o período de retenção expira, o MailMergic remove automaticamente o histórico de mesclagens. Não é necessário fazer limpeza manual — isso acontece em segundo plano.
Quem precisa disso?
Se o senhor lida com dados que se enquadram em regulamentações de privacidade — como GDPR, FERPA, HIPAA ou políticas internas de conformidade — este recurso oferece uma forma direta de limitar por quanto tempo as informações pessoais permanecem no MailMergic. Em vez de depender de lembrar de excluir registros antigos manualmente, o senhor define a política uma vez e ela é aplicada automaticamente.
Também é útil para qualquer pessoa que simplesmente prefira um ambiente de trabalho limpo. Se o senhor não precisa consultar mesclagens de três meses atrás, não há motivo para mantê-las.
Contas de equipe
Se o senhor gerencia uma equipe, a configuração de retenção se aplica automaticamente a todos os membros. Isso significa que o senhor pode definir uma política para toda a empresa e saber que ela está sendo seguida — sem precisar configurar cada conta individualmente.
O padrão funciona para a maioria das pessoas
Se o senhor nunca mexer nessa configuração, o seu histórico de mesclagens será mantido por 30 dias — um equilíbrio sensato entre conveniência e organização. Mas, se o seu trabalho exigir um controle mais rigoroso, a opção estará disponível sempre que o senhor precisar.
Verifique suas configurações — vá até Configurações da conta e procure por Retenção de dados. Um menu suspenso, e o senhor está no controle.