O PDF é o formato de arquivo mais popular do mundo, mas, como a maioria das tecnologias, não está conosco há muito tempo.
Antes de sua invenção, enviar um documento cheio de texto e gráficos por e-mail e fazê-lo chegar do outro lado em uma única peça e pronto para imprimir era, bem, impossível. A ideia de enviar documentos seguros sem o medo de alteração era absurda.
Hoje vivemos em um mundo onde a conveniência dos anexos em PDF agilizou o processo de vendas e contratação. Isso serve para todos, exceto você, a pessoa que preenche tediosamente grandes pilhas de documentos e os envia individualmente por e-mail para cada destinatário.
Bem, temos boas notícias. O PDF continuou a evoluir ao longo dos anos, tornando possível preencher automaticamente PDFs e fazer mala direta em apenas alguns passos.
O que significa PDF?
PDF é uma abreviação que significa Portable Document Format (Formato de Documento Portátil). É um formato de arquivo versátil criado pela Adobe que oferece às pessoas uma maneira fácil e confiável de apresentar e trocar documentos – independentemente de como o usuário final planeja visualizar o documento.
O formato PDF é um padrão aberto mantido pela International Organization for Standardization (ISO). Um arquivo PDF pode ter texto, links, botões, campos de formulário, áudio, vídeo, etc. Eles podem ser assinados eletronicamente e criptografados. Qualquer pessoa pode abri-los, independentemente de ser um usuário Windows ou macOS, desde que tenha um leitor de PDF em sua máquina. O Adobe Acrobat Reader é o leitor mais utilizado no mercado atualmente.
A Adobe criou o PDF.
Em 1991, o cofundador da Adobe, Dr. John Warnock, teve a ideia do The Camelot Project. O objetivo do projeto era permitir que qualquer pessoa capturasse documentos de qualquer aplicativo e os visualizasse e imprimisse em qualquer máquina que tivessem disponível.
Eventualmente, o The Camelot Project se tornou o PDF que agora é o formato de documento mais confiável por empresas em todo o mundo.
PDFs têm padrões
Os arquivos PDF atendem a vários padrões, incluindo os padrões ISO 32000 para troca eletrônica de documentos, padrões de propósito especial, como PDF/A para arquivamento, PDF/E para engenharia e PDF/X para impressão.
Também é possível criar PDFs que atendam aos padrões de acessibilidade, tornando-os mais acessíveis a pessoas com deficiência. Para remover permanentemente informações confidenciais de arquivos, eles podem ser protegidos por senha e redigidos.
Quem usa PDF e por quê?
Como os arquivos PDF podem ser lidos em qualquer lugar e em qualquer dispositivo, eles são ultraportáteis. Um profissional pode converter qualquer documento em um PDF, mantendo o layout e a qualidade do arquivo original.
Você pode mesclar vários tipos de documentos em um único arquivo PDF e torná-lo pesquisável, o que é útil se você tiver algumas páginas, mas não precisar ler tudo no arquivo.
Você também pode bloquear um PDF para que outro usuário não possa modificá-lo após a conversão.
Formulários de preenchimento automático
Formulários preenchíveis podem agilizar o processo de obtenção de informações mais rapidamente, sem a tarefa tediosa de criar e preencher o mesmo formulário várias vezes.
Usando a automação, a mala direta em PDF torna possível preencher milhares de documentos em apenas alguns minutos, permitindo que você se concentre em tarefas mais importantes.
Agora, com o MailMergic, você pode agilizar ainda mais o fluxo de trabalho e enviar e-mails personalizados com anexos em PDF para milhares de destinatários com apenas um clique.
Os PDFs vieram para ficar
Embora a Adobe costumava dominar o mercado de software de visualização e edição de PDF, outras empresas começaram a aparecer para oferecer suporte à visualização e edição de PDFs, incluindo Bluebeam, Kofax, Google Drive e muito mais.
Com a capacidade de mesclar vários tipos de documentos em um e manter todos os links, vídeos e fotos intactos, é fácil perceber por que os PDFs são uma forma popular de compartilhar informações com segurança, sabendo que as informações no arquivo não serão modificadas sem consentimento.
Agora, com o MailMergic, você pode agilizar todo o processo de fluxo de trabalho. Chega de longos dias no escritório preenchendo o mesmo formulário repetidas vezes quando você pode fazer tudo em apenas alguns minutos.
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