Das PDF-Format ist das beliebteste Dateiformat der Welt, aber wie die meisten Technologien ist es noch nicht lange auf dem Markt.
Vor seiner Erfindung war es unmöglich, ein mit Text und Grafiken gefülltes Dokument per E-Mail zu versenden und es auf der anderen Seite in einem Stück und druckfertig zu erhalten. Der Gedanke, sichere Dokumente zu versenden, ohne Angst vor Veränderungen haben zu müssen, war absurd.
Wir leben heute in einer Welt, in der die Bequemlichkeit von PDF-Anhängen den Verkaufs- und Vertragsprozess rationalisiert hat. Das gilt für alle, außer für Sie, denjenigen, der mühsam große Stapel von Dokumenten ausfüllt und sie einzeln per E-Mail an jeden Empfänger sendet.
Nun, wir haben gute Nachrichten. Das PDF-Format hat sich im Laufe der Jahre weiterentwickelt und ermöglicht das automatische Ausfüllen von PDF-Dateien und Serienbriefen in nur wenigen Schritten.
Was bedeutet PDF?
PDF ist eine Abkürzung und steht für Portable Document Format. Es ist ein vielseitiges Dateiformat, das von Adobe entwickelt wurde und eine einfache und zuverlässige Möglichkeit bietet, Dokumente zu präsentieren und auszutauschen – unabhängig davon, wie der Endbenutzer das Dokument betrachten möchte.
Das PDF-Format ist ein offener Standard, der von der Internationalen Organisation für Normung (ISO) gepflegt wird. Eine PDF-Datei kann Text, Links, Schaltflächen, Formularfelder, Audio, Video usw. enthalten. Sie können elektronisch signiert und verschlüsselt werden. Jeder kann sie öffnen, unabhängig davon, ob er ein Windows- oder macOS-Benutzer ist, solange er einen PDF-Reader auf seinem Rechner hat. Adobe Acrobat Reader ist der am häufigsten verwendete Reader auf dem heutigen Markt.
Adobe hat die PDF-Datei erstellt.
1991 hatte Dr. John Warnock, Mitbegründer von Adobe, die Idee zum Camelot-Projekt. Ziel des Projekts war es, jedem die Möglichkeit zu geben, Dokumente aus jeder beliebigen Anwendung zu erfassen und sie auf jedem verfügbaren Rechner anzuzeigen und zu drucken.
Schließlich wurde aus dem Camelot-Projekt das PDF-Format, das heute das vertrauenswürdigste Dokumentenformat in Unternehmen weltweit ist.
PDFs haben Standards
PDF-Dateien erfüllen mehrere Standards, darunter die ISO 32000-Normen für den elektronischen Dokumentenaustausch, spezielle Standards wie PDF/A für die Archivierung, PDF/E für die Technik und PDF/X für den Druck.
Es ist auch möglich, PDF-Dateien zu erstellen, die den Zugänglichkeitsstandards entsprechen und somit für Menschen mit Behinderungen besser zugänglich sind. Um vertrauliche Informationen dauerhaft aus Dateien zu entfernen, können diese mit einem Kennwort geschützt und redigiert werden.
Wer nutzt PDF und warum?
Da PDF-Dateien überall und auf jedem Gerät gelesen werden können, sind sie besonders leicht zu transportieren. Ein Fachmann kann jedes Dokument in ein PDF-Dokument umwandeln und dabei das Layout und die Qualität der Originaldatei beibehalten.
Sie können mehrere Dokumenttypen in einer PDF-Datei zusammenführen und sie durchsuchbar machen, was hilfreich ist, wenn Sie viele Seiten haben, aber nicht alles in der Datei lesen müssen.
Sie können eine PDF-Datei auch sperren, so dass ein anderer Benutzer sie nach der Konvertierung nicht mehr ändern kann.
Formulare automatisch ausfüllen
Ausfüllbare Formulare können den Prozess der Informationsübermittlung beschleunigen, ohne dass das mühsame Erstellen und Ausfüllen desselben Formulars mehrfach erforderlich ist.
Dank der Automatisierung ermöglicht die MailMergic das Ausfüllen von Tausenden von Dokumenten in nur wenigen Minuten. So können Sie sich auf wichtigere Aufgaben konzentrieren.
Mit MailMergic können Sie den Workflow jetzt noch weiter optimieren und mit nur einem Klick individuelle E-Mails mit PDF-Anhängen an Tausende von Empfängern senden.
PDFs sind hier zu bleiben
Während Adobe früher den Markt für PDF-Anzeige- und Bearbeitungssoftware beherrschte, sind inzwischen auch andere Unternehmen auf den Markt gekommen, die die Anzeige und Bearbeitung von PDFs unterstützen, darunter Bluebeam, Kofax, Google Drive und andere.
Mit der Möglichkeit, mehrere Dokumenttypen in einem Dokument zusammenzufassen und alle Links, Videos und Fotos intakt zu lassen, ist es leicht zu verstehen, warum PDFs ein beliebtes Mittel sind, um Informationen auf sichere Weise auszutauschen, da man weiß, dass die Informationen in der Datei nicht ohne Zustimmung geändert werden.
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