El PDF es el formato de archivo más popular del mundo pero, como la mayoría de las tecnologías, no lleva mucho tiempo entre nosotros.
Antes de su invención, enviar un documento lleno de texto y gráficos por correo electrónico y que llegara al otro lado entero y listo para imprimir era, bueno, imposible. La idea de enviar documentos seguros sin temor a que fueran alterados era absurda.
Hoy en día vivimos en un mundo en el que la comodidad de los archivos adjuntos en PDF ha agilizado el proceso de venta y contratación. Eso es para todos menos para ti, la persona que rellena tediosamente grandes pilas de documentos y los envía individualmente por correo electrónico a cada destinatario.
Bueno, tenemos buenas noticias. El PDF ha seguido evolucionando a lo largo de los años, haciendo posible el rellenado automático de PDF y la combinación de correspondencia en unos pocos pasos.
¿Qué significa PDF?
PDF es la abreviatura de Portable Document Format (formato de documento portátil). Se trata de un formato de archivo versátil creado por Adobe que ofrece a los usuarios una forma sencilla y fiable de presentar e intercambiar documentos, independientemente de cómo vayan a visualizarlos.
El formato PDF es un estándar abierto mantenido por la Organización Internacional de Normalización (ISO). Un archivo PDF puede contener texto, enlaces, botones, campos de formulario, audio, vídeo, etc. Pueden firmarse electrónicamente y cifrarse. Cualquiera puede abrirlos, independientemente de si es usuario de Windows o macOS, siempre que tenga un lector de PDF en su máquina. Adobe Acrobat Reader es el lector más utilizado actualmente en el mercado.
Adobe creó el PDF.
En 1991, el Dr. John Warnock, cofundador de Adobe, tuvo la idea del Proyecto Camelot. El objetivo del proyecto era que cualquier persona pudiera capturar documentos desde cualquier aplicación y visualizarlos e imprimirlos en cualquier máquina de la que dispusiera.
Con el tiempo, el Proyecto Camelot se convirtió en el PDF que ahora es el formato de documento más fiable para las empresas de todo el mundo.
Los PDF tienen normas
Los archivos PDF cumplen varios estándares, entre ellos las normas ISO 32000 para el intercambio electrónico de documentos, estándares para fines especiales como PDF/A para archivado, PDF/E para ingeniería y PDF/X para impresión.
También es posible crear PDF que cumplan las normas de accesibilidad, haciéndolos más accesibles para las personas con discapacidad. Para eliminar permanentemente la información confidencial de los archivos, éstos pueden protegerse con contraseña y redactarse.
¿Quién utiliza PDF y por qué?
Dado que los archivos PDF pueden leerse en cualquier lugar y en cualquier dispositivo, son ultraportátiles. Un profesional puede convertir cualquier documento en PDF manteniendo el diseño y la calidad del archivo original.
Puede combinar varios tipos de documentos en un solo archivo PDF y hacer que permita búsquedas, lo que resulta útil si tiene bastantes páginas pero no necesita leer todo lo que contiene el archivo.
También puede bloquear un PDF para que otro usuario no pueda modificarlo después de la conversión.
Formularios de autorrelleno
Los formularios rellenables pueden agilizar el proceso de obtención de información sin la tediosa tarea de crear y rellenar el mismo formulario varias veces.
Gracias a la automatización, la fusión de correo PDF permite rellenar miles de documentos en cuestión de minutos. permitiéndole centrarse en tareas más importantes.
Ahora, con MailMergic puede agilizar aún más el flujo de trabajo y enviar correos electrónicos personalizados con archivos PDF adjuntos a miles de destinatarios con un solo clic.
Los PDF han llegado para quedarse
Mientras que Adobe solía acaparar el mercado del software de visualización y edición de PDF, otras empresas han empezado a aparecer para apoyar la visualización y edición de PDF, incluyendo Bluebeam, Kofax, Google Drive, y más.
Con la posibilidad de fusionar varios tipos de documentos en uno solo y mantener intactos todos los enlaces, vídeos y fotos, es fácil ver por qué los PDF son una forma popular de compartir información de forma segura sabiendo que la información del archivo no se modificará sin consentimiento.
Ahora, con MailMergic, puede agilizar todo el proceso de flujo de trabajo. Se acabaron los largos días en la oficina rellenando el mismo formulario una y otra vez cuando puedes hacerlo todo en unos minutos.
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