Depuis 2020, notre mode de vie et notre mode de travail ont tous deux considérablement changé. Le Covid-19 a eu un impact sur à peu près tous les aspects de notre existence, augmentant le besoin de contrôles médicaux et la fourniture de documents pertinents.
Dans un avenir proche, un nombre plus important que jamais de personnes et d’entreprises auront besoin de certificats Covid-19 à des fins professionnelles et de voyage.
Si vous êtes une entité délivrant ce type de documents, vous savez à quel point la génération de certificats Covid-19 peut être fastidieuse. Heureusement, des options faciles existent pour la numérisation et l’automatisation de la création de certificats.
L’importance des certificats numériques Covid-19
Avant d’examiner les options de remplissage en masse de PDF et leur utilité dans le monde des certificats Covid-19, discutons de l’importance de ces documents.
Les certificats Covid-19 auront une gamme diversifiée d’utilisations dans les mois, voire les années à venir :
- Ils seront utilisés pour établir l’état de santé des employés, des voyageurs, des personnes devant être admises dans les hôpitaux, etc.
- Ils fourniront des informations sur le statut vaccinal
- Potentiellement, ces certificats seront utilisés pour la création de passeports dits « verts ».
Nous sommes déjà fortement tributaires des résultats des tests et des informations sur la vaccination dans la vie quotidienne et dans les entreprises. Le fait que ces informations soient publiées dans un format numérique augmente l’accessibilité et la facilité d’utilisation.
Avantages de l’utilisation du format PDF pour les certificats Covid-19
Les fichiers PDF sont pratiques et très utilisables dans le domaine de la génération de certificats Covid-19. Voici quelques raisons pour lesquelles les fichiers PDF sont les plus judicieux :
- Ils sont polyvalents et presque universellement acceptés
- La plupart des entités qui exigent des certificats Covid-19 disposent du logiciel nécessaire pour lire le format PDF.
- Les PDF sont très faciles à envoyer par courrier ou à partager dans un environnement en nuage.
- Il s’agit d’un format de fichier multidimensionnel qui permet l’intégration d’un contenu à la fois textuel et graphique.
- Sûr et compact
Utilisation de MailMergic pour la génération de certificats Covid-19 : Étapes les plus importantes
Si votre entreprise est responsable de la délivrance des certificats Covid-19, vous savez que des dizaines, voire des centaines de ces documents doivent être traités quotidiennement avant d’être envoyés.
Les outils de publipostage PDF comme MailMergic (PMM) offrent des possibilités simples d’automatisation du remplissage en vrac de PDF. Voici comment le processus fonctionne :
Étape 1 : téléchargez votre modèle de certificat Covid-19.
Étape n° 2 : téléchargez une feuille de calcul Excel contenant les noms, les résultats des tests et d’autres informations qui doivent être remplies automatiquement dans les certificats Covid-19. Pour des instructions plus complètes, veuillez cliquer ici.
Étape 3 : PMM vous permet ensuite de choisir les zones de remplissage automatique et leur formatage. Faites glisser et déposez les champs nécessaires sur le modèle de certificat Covid-19. Vous pouvez ajouter les noms, le sexe, l’adresse, l’âge, la date, les résultats des tests, le statut vaccinal, etc. Vous pouvez également choisir la police et le style qui seront appliqués à chaque élément de remplissage automatique.
Étape 4 : Vous pouvez choisir un nom de fichier personnalisé pour chaque certificat PDF Covid-19 qui sera généré automatiquement.
Étape n° 5 : Une fois que vous avez terminé les étapes précédentes et que vous avez passé en revue toutes les informations, il ne vous reste plus qu’un élément essentiel. Cliquez sur Générer des fichiers PDF et vous obtiendrez PMM.
Étape 6 : n’oubliez pas que vous pouvez spécifier les adresses électroniques des destinataires et indiquer si vous souhaitez que les certificats Covid-19 soient envoyés à ces personnes une fois la génération du PDF terminée.
MailMergic supprime la pénibilité de la génération de certificats Covid-19. En prenant en charge les tâches répétitives de saisie de données et d’envoi de courrier, l’outil vous donne la liberté de vous occuper d’aspects beaucoup plus stratégiques de la gestion de votre entreprise.
Vous pouvez toujours trouver plus d’informations sur MailMergic et son fonctionnement en consultant la page d’accueil ou en contactant l’équipe d’assistance clientèle à l’adresse [email protected].
