Créez des PDF personnalisés à partir d’un modèle et d’une feuille de calcul Excel. Suivez ces 5 étapes simples pour remplir automatiquement chaque PDF et éventuellement envoyer chaque fichier en pièce jointe par e-mail.
Aperçu rapide
Faites un publipostage PDF lorsque vous devez créer de nombreux documents individualisés (factures, contrats, certificats, demandes) à partir d’un seul modèle PDF et d’une feuille de calcul de données. MailMergic remplit les espaces réservés dans votre modèle en utilisant les valeurs de votre fichier Excel et génère un PDF par ligne.
Dans cet article, nous vous montrerons comment utiliser MailMergic pour remplir automatiquement un fichier PDF en cinq étapes faciles. Connectez-vous à votre compte et créez un nouveau publipostage en cliquant sur « Créer un publipostage » :
Étape 1 : Téléchargez votre fichier PDF
Dans la première étape, faites glisser-déposer ou cliquez sur la zone de dépôt pour télécharger le formulaire PDF (ou le fichier Word) que vous souhaitez utiliser comme modèle. Peu importe que le PDF ait des champs de formulaire interactifs ou non.
Dès que vous aurez téléchargé le fichier PDF, vous serez dirigé vers la deuxième étape.
Étape 2 : Téléchargez votre feuille de calcul Excel
Téléchargez le fichier Excel qui contient les données à fusionner. Placez les données pertinentes sur la première feuille et assurez-vous que chaque colonne a un en-tête clair. Ces en-têtes deviennent les noms des espaces réservés que vous utiliserez dans l’éditeur.
Étape 3 : Faites glisser et déposez les espaces réservés sur votre PDF
L’éditeur affiche tous les en-têtes de colonnes comme des espaces réservés. Faites glisser un espace réservé sur le PDF à l’endroit où cette valeur doit apparaître. Redimensionnez, alignez et formatez chaque espace réservé à l’aide de la barre d’outils. Vous pouvez rechercher des espaces réservés, changer la ligne d’en-tête et prévisualiser le résultat avec des données réelles. Gardez la mise en page simple pour de meilleurs résultats.
Utilisez le champ de recherche pour trouver rapidement l’espace réservé dont vous avez besoin :
Si aucun espace réservé n’apparaît, ou s’ils semblent incorrects, cliquez sur le lien Modifier la ligne d’en-tête…. Un aperçu de votre feuille Excel s’ouvrira. Sélectionnez la ligne qui contient réellement vos en-têtes de colonnes, puis confirmez avec Modifier la ligne d’en-tête. Les espaces réservés se mettront automatiquement à jour en fonction de votre sélection :
La barre d’outils
Faites glisser chaque espace réservé au bon endroit sur votre PDF, puis utilisez la barre d’outils pour ajuster sa taille, son style et son apparence.
- Type d’espace réservé : Changez un espace réservé de texte en code QR, Signature électronique, image, ou autres formats disponibles.
- Famille de police : Choisissez parmi plus de 600 polices disponibles pour styliser le texte de votre espace réservé.
- Taille de police : Définissez la taille du texte pour vos espaces réservés en sélectionnant une option prédéfinie ou en saisissant une valeur personnalisée.
- Alignement du texte : Alignez le texte de l’espace réservé à gauche, à droite ou au centre.
- Couleur du texte : Choisissez parmi les couleurs prédéfinies ou saisissez un code hexadécimal personnalisé pour le texte de votre espace réservé.
- Supprimer l’espace réservé : Cliquez sur la corbeille rouge pour supprimer un espace réservé de votre PDF.
Prévisualisez vos données
Cliquez sur Aperçu pour voir à quoi ressembleront vos PDF générés avant de finaliser.
Les espaces réservés dans l’éditeur seront automatiquement remplacés par les données correspondantes de votre fichier Excel.
Parcourez les fichiers PDF individuels, chacun étant automatiquement rempli avec les données d’une ligne de votre fichier Excel.
Vérifiez que tous les espaces réservés sont correctement positionnés et formatés. Lorsque vous êtes satisfait, cliquez sur Enregistrer et suivant pour continuer.
Étape #4 : choisir les options de sortie et d’e-mail
Vous serez maintenant redirigé vers la quatrième et dernière étape :
Votre solde
Ce tableau montre combien de crédits vous utiliserez pour le publipostage et combien il en reste. Un crédit génère un PDF pour une seule ligne de votre feuille de calcul Excel. Le plan gratuit inclut une allocation mensuelle de 100 PDF gratuits, et vous pouvez mettre à niveau à tout moment si vous en avez besoin de plus.
Paramètres
Ici, vous pouvez personnaliser les noms de fichiers, les options de sortie et votre modèle d’e-mail. Examinons en détail chaque paramètre.
Spécifier des noms de fichiers personnalisés
Dans cette section, vous pouvez définir un nom de fichier personnalisé pour chaque PDF généré. Utilisez des variables pour inclure des données de votre fichier Excel : tapez @ et sélectionnez la colonne correspondante dans le menu déroulant. Si votre Excel a de nombreuses colonnes, tapez le nom de la colonne après @ pour affiner la sélection. Pour supprimer une variable d’espace réservé, cliquez sur le x à côté.
Options de sortie
Ici, vous pouvez personnaliser la façon dont vos PDF sont générés. Choisissez de télécharger chaque PDF individuellement ou de les combiner en un seul fichier. Vous pouvez également décider de conserver ou de supprimer les éléments de formulaire interactifs existants, comme les champs de texte ou les boutons radio. Si vous n’êtes pas sûr, il est préférable de conserver les paramètres par défaut.
Envoyer en pièce jointe par e-mail
Dans cette section, vous pouvez choisir d’envoyer vos PDF générés en pièces jointes par e-mail aux destinataires répertoriés dans votre fichier Excel. Remarque : cette fonctionnalité n’est disponible que sur les plans Pro et Enterprise.
Une fois que tout est prêt, cliquez sur Générer les fichiers PDF pour créer vos PDF personnalisés :
Patientez quelques instants pendant que le processus de publipostage se termine.
Étape #5 : générer et télécharger
Cliquez sur le bouton Télécharger pour enregistrer vos formulaires PDF complétés sur votre ordinateur.
Le fichier ZIP téléchargé contient tous vos PDF, chacun automatiquement rempli avec les données de votre feuille Excel.
Les PDF sont remplis avec les espaces réservés que vous avez ajoutés dans l’éditeur. Dans la capture d’écran ci-dessous, les espaces réservés remplis sont surlignés en rouge pour plus de clarté.
Lorsque vous êtes prêt à envoyer les e-mails, cliquez sur Suivant à l’étape 4 de l’assistant.
Dans la dernière étape, cliquez sur Envoyer les e-mails pour livrer vos PDF aux destinataires :
Vos e-mails seront générés et envoyés aux destinataires répertoriés dans votre fichier Excel, chacun avec sa pièce jointe PDF personnalisée. Vous pouvez surveiller l’état d’envoi dans le Rapport d’e-mail :
Conseils pour des résultats fiables
- Utilisez des en-têtes de colonnes clairs comme
FirstName,LastName,InvoiceNumber,Email. - Gardez chaque espace réservé court et cohérent.
- Effectuez un petit test avec 2 à 3 lignes avant de traiter des centaines d’enregistrements.
- Utilisez la fonction d’aperçu pour repérer les changements de mise en page avant de générer tous les fichiers.
- Si vous prévoyez d’envoyer des pièces jointes par e-mail, vérifiez que la colonne
Emailcontient des adresses valides.
FAQ
Q : Ai-je besoin de champs de formulaire dans le PDF pour que MailMergic fonctionne ?
R : Non. MailMergic remplit n’importe quel modèle PDF, qu’il contienne ou non des champs de formulaire.
Q : Puis-je appliquer des mots de passe individuels à chaque PDF généré ?
R : Oui ! À l’étape 4, vous pouvez définir des mots de passe uniques pour chaque fichier PDF en utilisant des variables de votre feuille Excel. Cela garantit que chaque destinataire reçoit un document sécurisé et personnalisé.
Q : Comment puis-je détecter les erreurs avant de générer les PDF ?
R : Utilisez la vérification Excel alimentée par l’IA de MailMergic pour identifier les données manquantes ou incohérentes. Cette fonctionnalité aide à prévenir les problèmes de mise en page, les espaces réservés vides ou les valeurs incorrectes avant le processus de publipostage.
Q : Comment les crédits sont-ils consommés lors d’un publipostage ?
R : Un crédit est utilisé pour générer un PDF pour une ligne de votre fichier Excel. Le plan gratuit inclut une allocation mensuelle de PDF gratuits, avec des options de mise à niveau pour des volumes plus élevés.
Q : Puis-je envoyer automatiquement des PDF en pièces jointes par e-mail ?
R : Absolument. Vous pouvez envoyer vos PDF générés aux destinataires répertoriés dans votre fichier Excel, cette fonctionnalité est disponible sur les plans Pro et Enterprise.
Q : Puis-je combiner tous les PDF générés en un seul fichier ?
R : Oui, dans les Options de sortie, vous pouvez choisir de fusionner tous les PDF individuels en un seul document combiné.
Q : Les espaces réservés peuvent-ils inclure des images, des signatures électroniques ou des codes QR ?
R : Oui, les espaces réservés ne sont pas limités au texte — vous pouvez insérer des codes QR, des champs de signature électronique, des images ou d’autres types pris en charge pour chaque enregistrement.
Q : Puis-je ajouter des champs de signature électronique à un PDF pour que mes destinataires puissent le signer ?
R : Oui ! Vous pouvez ajouter des champs de signature électronique à vos modèles PDF, permettant à chaque destinataire de signer le document numériquement après sa génération.
Q : Comment puis-je m’assurer que les e-mails atteignent tous les destinataires avec succès ?
R : Vérifiez deux fois que toutes les adresses e-mail dans votre fichier Excel sont correctes. Utilisez le Rapport d’e-mail pour suivre l’état de livraison et identifier les e-mails qui ont échoué.
Créez votre compte MailMergic gratuit ici. Si vous avez des questions, notre équipe d’assistance se fera un plaisir de vous aider — envoyez-nous simplement un e-mail à [email protected]. Merci d’avoir lu, et bon publipostage !