¿Qué es PDF/A?

No se puede negar que PDF es un formato fiable para crear y archivar documentos de texto. Pero también existe otro formato conocido como PDF/A. Su uso está muy extendido en las empresas y presenta ventajas sobre otros formatos de archivo en cuanto a la conservación de texto, gráficos vectoriales, imágenes de mapa de bits y metadatos relacionados. Dado que PDF/A es parte integrante de PDF, podemos hablar de él como el sucesor de PDF. En este artículo, examinaremos todos los aspectos de PDF/A, incluidos sus tipos, diferencias con PDF y ventajas.

Tabla de contenidos

• ¿Qué es PDF/A?
• Diferentes niveles de conformidad con PDF/A
• ¿Cuáles son los distintos tipos de PDF/A?
• Conclusión

¿Qué es PDF/A?

PDF/Aes la versión normalizada ISO del formato de documento portátil (PDF) para archivar y almacenar documentos electrónicos. PDF/A se diferencia de PDF en que prohíbe funciones como la encriptación y la vinculación de fuentes, inadecuadas para la conservación a largo plazo. Las directrices para la gestión del color, la ayuda con los tipos de letra incrustados y una interfaz de usuario para leer las anotaciones incrustadas son normas establecidas por ISO para los visores de archivos PDF/A.

Independientemente del programa utilizado, PDF/A es una variante del formato PDF que ofrece una reproducción precisa de los documentos. En esencia, el archivo contiene toda la información necesaria para mostrar el documento y todas sus características de forma coherente a lo largo del tiempo, manteniendo sus materiales seguros, accesibles y protegidos.

La principal fuerza impulsora del desarrollo de PDFA/A fue satisfacer las necesidades de archivado a largo plazo. La norma garantiza que los ficheros de archivo puedan abrirse incluso después de mucho tiempo.
Este formato se utiliza ahora habitualmente en todas las industrias. Según la información proporcionada por esta norma, los visores de PDF/A, tales como Adobe Acrobat Reader garantizan que los archivos guardados en este formato puedan abrirse incluso en el futuro.

Diferentes niveles de conformidad con PDF/A

Nivel b (Básico)
PDF/A-1b, PDF/A-2b, PDF/A-3b

La norma de conformidad de nivel B es la más sencilla de cumplir porque se limita a pedir que los documentos sigan las recomendaciones para una visualización fiable.

Nivel a (Accesible)
PDF/A-1a, PDF/A-2a, PDF/A-3a

La conformidad accesible es un superconjunto de la conformidad de nivel b. Añade requisitos de información diseñados para preservar la estructura lógica, el contenido semántico y el orden natural de lectura de un documento.

El cumplimiento del nivel A no sólo garantiza que los documentos tendrán el mismo aspecto en el futuro, sino que también facilita a máquinas y personas la interpretación y reutilización de su contenido. Un PDF/A legítimo contendrá material más legible por los lectores de pantalla para invidentes, así como texto que pueda buscarse y copiarse con fiabilidad.

Nivel u (Unicode)
PDF/A-2u, PDF/A-3u

El cumplimiento del nivel u requiere la visualización de caracteres en Unicode, al igual que el «nivel a». Sin embargo, esto elimina los requisitos de nivel, incluida la estructura lógica inherente.
Por ello, un PDF/A que cumpla las normas de nivel u tendrá un contenido que podrá buscarse y copiarse de forma fiable, pero no se garantizará el orden de lectura.

¿Cuáles son los distintos tipos de PDF/A?

PDF/A tiene muchas variantes posibles, creadas mezclando distintos estándares PDF/A y niveles de conformidad. Cada norma PDF/A especifica un conjunto de herramientas y técnicas de compresión de imágenes que pueden utilizarse para proteger el contenido del archivo. Cada estándar PDF/A admite a su vez distintos niveles de conformidad (a y b para PDF/A-1 y a, b y u para PDF/A-2 y -3). Estos niveles de conformidad regulan las normas de «accesibilidad» del archivo, que repercuten en la facilidad con que las personas y los ordenadores pueden interpretar el contenido.

PDF/A se adoptó como norma ISO en octubre de 2005. Desde entonces se ha ido mejorando continuamente, y con el tiempo se han desarrollado varias normas más. La aplicación ofrece al usuario tres opciones para guardar en PDF/A:

Opción nº 1: PDF/A-1b – es la norma PDF/A original, la más utilizada actualmente y la más rigurosa. Al estar basado en un estándar PDF más antiguo, PDF 1.4, publicado por Adobe Systems en 2001, PDF/A-1 no admite JPEG 2000, capas ni archivos adjuntos. Además, a pesar de la compatibilidad con PDF 1.4, la transparencia se consideró «demasiado nueva» en el momento de la creación de PDF/A-1 y, por tanto, no se incluyó.

Esta certificación, PDF/A-1b, garantiza que un PDF pueda mostrarse y leerse en el monitor de un ordenador, pero no garantiza que el texto sea legible.

Aunque no se garantiza la legibilidad del texto, esta certificación asegura que el archivo PDF puede mostrarse y leerse en el monitor de un ordenador.

Opción 2: PDF/A-2b: es un subconjunto estricto de la especificación ISO PDF que se utiliza para crear versiones de archivo de documentos con la intención de que siempre se reproduzcan igual que cuando se guardaron.

Si desea producir una versión archivada del documento y de sus elementos que se muestre siempre exactamente igual que cuando guardó el documento, guárdelo como archivo PDF/A-2b.

Opción nº 3: PDF/A -2u. El nivel «u» también se ha introducido en PDF/A-2. El nivel u permite a las organizaciones garantizar la recuperación y copia fiables del texto de un documento sin necesidad de que el archivo cumpla los requisitos de otro nivel.

La «u» de PDF/A-2u significa Unicode y permite a las empresas garantizar que el texto del documento puede buscarse y copiarse con precisión.

Cada opción ofrece distintos niveles de archivado, lo que simplifica el mantenimiento de distintos aspectos del archivo digital y permite utilizar efectos y capas.

Conclusión

PDF/A es un subconjunto de PDF diseñado para archivar información. Para conservar la información en el archivo y garantizar que el contenido tenga buen aspecto incluso después de un almacenamiento muy prolongado, PDF/A establece normas más estrictas que las utilizadas en PDF. Los requisitos más básicos de PDF/A son los siguientes: Todo el contenido está incrustado: fuentes, colores, texto, imágenes y ningún audio/vídeo. El archivo no está cifrado.

Puede leer más sobre qué es un PDF y cómo trabajar con él en nuestra entrada anterior.