7 Möglichkeiten der PDF-Zugänglichkeit, die Sie kennen sollten

In diesem Artikel geht es um die Zugänglichkeit von PDF-Dokumenten und wie Sie sicherstellen können, dass Ihre Dokumente den Standards für Menschen mit Behinderungen entsprechen.

Einführung

PDF-Zugänglichkeit ist die Fähigkeit eines PDF Dokument für Menschen mit Behinderungen zugänglich und verständlich ist, einschließlich Menschen mit Sehbehinderungen, motorischen Einschränkungen oder Lernschwierigkeiten. Die Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten ist von entscheidender Bedeutung, da sie sicherstellt, dass alle Nutzer unabhängig von ihren Fähigkeiten auf die in einem Dokument enthaltenen Informationen zugreifen können.

Wenn Sie mehr über das PDF/UA-Dateiformat erfahren möchten, können Sie dies in unserem früheren Blog-Artikel.

Da digitale Dokumente immer häufiger verwendet werden, muss sichergestellt werden, dass sie für jeden zugänglich sind, auch für Menschen mit Behinderungen. Eine Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, sicherzustellen, dass Ihre PDF-Dokumente den Standards für Menschen mit Behinderungen entsprechen.

Hier sind einige Tipps, wie Sie dies erreichen können.

Methode Nr. 1: Ordnungsgemäße Dokumentenstruktur verwenden

Um sicherzustellen, dass PDF-Dokumente den Standards für Menschen mit Behinderungen entsprechen, sind verschiedene Maßnahmen erforderlich, und einer der wichtigsten Schritte ist die Verwendung der richtigen Dokumentstruktur. Die PDF-Dokumentenstruktur bezieht sich auf die Organisation und Hierarchie der Informationen innerhalb eines Dokuments. Die richtige Struktur erleichtert Nutzern mit Behinderungen, z. B. Seh- und Lernbehinderungen, die Navigation und den Zugang zu Informationen.

• Überschriften und Zwischenüberschriften

Eine Möglichkeit, eine korrekte Dokumentstruktur zu gewährleisten, ist die Verwendung von Überschriften und Zwischenüberschriften. Überschriften sind wichtig, um den Inhalt in logische Abschnitte zu gliedern, und sie sollten in einer Hierarchie von der wichtigsten Überschrift (H1) bis zur unwichtigsten (H6) angeordnet werden. Die richtige Verwendung von Überschriften hilft Nutzern mit Behinderungen, sich leicht im Dokument zurechtzufinden und die benötigten Informationen schnell zu finden. Verwenden Sie bei der Erstellung von Überschriften einen beschreibenden und aussagekräftigen Text, der den Inhalt des jeweiligen Abschnitts genau wiedergibt.

• Verzeichnisse

Ein weiterer kritischer Aspekt der richtigen Dokumentenstruktur ist die Verwendung von Listen. Listen erleichtern das Lesen und Verstehen von Informationen, indem sie diese in kleinere, leichter verdauliche Teile gliedern. Aufzählungen können entweder geordnet (nummeriert) oder ungeordnet (mit Aufzählungszeichen) sein und sollten verwendet werden, um große Textblöcke in kleinere, besser handhabbare Teile aufzuteilen.

• Paragraphen

Absätze sind ein weiterer wichtiger Bestandteil der Dokumentstruktur. Ein gut strukturierter Absatz sollte einen klaren und prägnanten Themensatz enthalten, der den Hauptgedanken darlegt, gefolgt von Nebensätzen, die diesen Gedanken weiterentwickeln. Die Absätze sollten relativ kurz gehalten werden, um das Dokument zugänglicher und leichter lesbar zu machen. Außerdem kann die Verwendung von Leerraum zwischen den Absätzen dazu beitragen, den Text besser lesbar zu machen.

• Tags

Schließlich ist bei der Erstellung von PDF-Dokumenten darauf zu achten, dass sie korrekt getaggt sind. Beim Tagging werden jedem Element des Dokuments, z. B. Überschriften, Absätzen und Listen, Etiketten zugewiesen. Durch die Markierung wird das Dokument leichter zugänglich, da Bildschirmlesegeräte und andere Hilfsmittel die Struktur des Dokuments erkennen und darin navigieren können. Die korrekte Kennzeichnung gewährleistet, dass Nutzer mit Behinderungen in der richtigen Reihenfolge auf den Inhalt zugreifen können, wodurch das Dokument leichter zugänglich wird.

Um sicherzustellen, dass PDF-Dokumente den Standards für Menschen mit Behinderungen entsprechen, muss die richtige Dokumentstruktur verwendet werden. Dazu gehört die Verwendung von Überschriften, Listen, Absätzen, geeigneten Schriftarten und Formatierungen sowie die korrekte Kennzeichnung. Ein gut strukturiertes Dokument entspricht nicht nur den Normen für Barrierefreiheit, sondern verbessert auch die allgemeine Lesbarkeit und Nutzbarkeit des Dokuments für alle Benutzer.

Methode Nr. 2: Geeignete Schriftarten und Farben verwenden

Die Verwendung geeigneter Schriftarten und Farben kann die Zugänglichkeit Ihrer PDF-Dokumente erheblich verbessern.

• Wir empfehlen die Verwendung von Sans-serif Schriftarten wie Arial, Verdana , oder Calibri weil sie leichter zu lesen sind, insbesondere für Menschen mit Legasthenie. Vermeiden Sie ausgefallene oder dekorative Schriftarten und verwenden Sie eine Schriftgröße von mindestens 12 Punkt, um die Lesbarkeit zu gewährleisten. Verwenden Sie Fett- und Kursivdruck sowie Unterstreichungen sparsam, um wichtige Punkte hervorzuheben, und vermeiden Sie Großbuchstaben, da diese schwer zu lesen sind.
• Auch die Wahl der richtigen Farben ist wichtig. Ein geringer Farbkontrast kann es sehbehinderten Menschen erschweren, Bilder zu lesen und zu verstehen. Schwarze Schrift auf weißem Hintergrund wird empfohlen, aber wenn andere Farben verwendet werden müssen, sollten sie ausreichend kontrastiert sein.
• Ein strukturiertes Layout erleichtert Menschen mit kognitiven Einschränkungen das Verständnis des Inhalts. Verwenden Sie Überschriften, Listen und Tabellen, um Informationen zu organisieren und die Navigation zu erleichtern.

Wenn Sie diese Tipps befolgen, können Sie Ihre PDF-Dokumente für Menschen mit Behinderungen zugänglicher machen und sicherstellen, dass jeder gleichberechtigten Zugang zu den Informationen hat.

Methode Nr. 3: Alternativen Text für Bilder hinzufügen

1. Beim Hinzufügen von Alt-Text zu Bildern in PDF-Dokumenten ist es wichtig, eine klare und prägnante Beschreibung des Bildes zu liefern. Die Beschreibung sollte die auf dem Bild (z. B. einer Grafik, einem Diagramm oder einem Foto) dargestellten Informationen vermitteln. Es ist auch wichtig, alle relevanten Details anzugeben, die auf dem Bild nicht sofort sichtbar sind. Wenn ein Bild zum Beispiel eine Karte zeigt, sollte der Alt-Text den Ort und alle relevanten Details über das Gebiet beschreiben.
2. Die Länge des Alt-Textes sollte kurz und prägnant gehalten werden, aber dennoch genügend Informationen enthalten, um die Bedeutung des Bildes zu vermitteln. Der Text sollte in einfacher, leicht verständlicher Sprache verfasst sein. Es ist auch wichtig, eine allzu technische Sprache oder einen Fachjargon zu vermeiden, der nicht jedem geläufig ist.
3. Bei der Erstellung von Alt-Texten ist es auch wichtig, den Kontext zu berücksichtigen, in dem das Bild präsentiert wird. Wenn das Bild beispielsweise Teil eines größeren Dokuments ist, sollte der Alt-Text Informationen enthalten, die für das Dokument als Ganzes relevant sind. Wenn das Bild Teil eines Diagramms oder einer Grafik ist, sollte der Alt-Text die in dem Diagramm oder der Grafik dargestellten Daten beschreiben.

Das Hinzufügen von Alt-Text zu Bildern in PDF-Dokumenten ist wichtig, um sicherzustellen, dass jeder, auch Menschen mit Behinderungen, Zugang zu den im Bild dargestellten Informationen hat. Der Alt-Text sollte klar und prägnant sein und relevante Informationen über das Bild enthalten.

Methode Nr. 4: Beschreibende Hyperlinks verwenden

Ein Hyperlink ist ein anklickbarer Link, der den Leser zu einer anderen Seite oder Website führt. In PDF-Dokumenten werden häufig Hyperlinks verwendet, um zusätzliche Informationen bereitzustellen oder auf externe Quellen zu verweisen.

• Bei der Erstellung von Hyperlinks in PDF-Dokumenten ist es wichtig, einen beschreibenden Linktext zu verwenden. Der Linktext sollte eine klare und prägnante Beschreibung des Ziels des Links enthalten. Anstelle eines allgemeinen Textes wie„Klicken Sie hier“ oder„Lesen Sie mehr“ sollte der Linktext beispielsweise eine spezifische Beschreibung des Inhalts enthalten, auf den verwiesen wird. Dies hilft Personen, die Bildschirmlesegeräte verwenden, den Kontext des Links und seine Bedeutung für das Dokument zu verstehen.
• Es ist auch wichtig, dass der Hyperlink korrekt eingerichtet ist. Der Link sollte den Leser direkt zu dem Inhalt führen, auf den verwiesen wird, und nicht zu einer allgemeinen Seite oder Website. Wenn der Link beispielsweise auf einen bestimmten Abschnitt einer Webseite verweist, sollte der Link den Leser direkt zu diesem Abschnitt und nicht zur Startseite der Website führen.
• Neben der Verwendung von beschreibendem Linktext ist es auch wichtig, dass der Hyperlink gut sichtbar ist. Der Link sollte unterstrichen und/oder in einer anderen Farbe als der umgebende Text sein. Dies hilft Menschen mit visuellen Wahrnehmungsschwierigkeiten, die Verbindung leicht zu erkennen.
• Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Erstellung von Hyperlinks in PDF-Dokumenten ist, dass der Link nicht zu nahe an anderen anklickbaren Elementen wie Schaltflächen oder Formularfeldern platziert wird. Dadurch wird eine versehentliche Aktivierung des falschen Elements verhindert.

Methode Nr. 5: Tabellen mit korrekten Überschriften erstellen

Angemessene Überschriften helfen Menschen, die Bildschirmlesegeräte verwenden, die Struktur der Tabelle zu verstehen und auf die in der Tabelle enthaltenen Informationen zuzugreifen.

1. Bei der Erstellung von Tabellen in PDF-Dokumenten ist es wichtig, die Struktur der Tabelle mit der richtigen Markierung zu definieren. Die Tabelle sollte mit den entsprechenden Tags wie „table“, „tr“ und „td“ versehen werden, um die Zeilen und Spalten der Tabelle zu definieren. Dies hilft unterstützenden Technologien, die Tabelle zu erkennen und in der richtigen Reihenfolge zu lesen.
2. Wichtig ist auch, dass für jede Zeile und Spalte der Tabelle Überschriften vorgesehen werden. Die Überschriften sollten mit dem „th“-Tag gekennzeichnet werden, der für Tabellenkopf steht. Das „th“-Tag wird verwendet, um die Kopfzelle in einer Tabelle zu identifizieren und sie von anderen Zellen zu unterscheiden. Dies hilft Personen, die Bildschirmlesegeräte verwenden, die Struktur der Tabelle zu verstehen und auf die in der Tabelle enthaltenen Informationen zuzugreifen.
3. Bei der Erstellung von Tabellenüberschriften ist es wichtig, einen beschreibenden und prägnanten Text zu verwenden. Der Kopftext sollte eine klare und präzise Beschreibung des Inhalts der Spalte oder Zeile enthalten. Wenn die Tabelle beispielsweise Verkaufsdaten anzeigt, könnten die Kopfzeilen mit „“ beschriftet werden.Produktname,“ „Verkaufsmenge“ und „Einkünfte„. Dies hilft Personen, die Bildschirmlesegeräte verwenden, den Inhalt der Tabelle zu verstehen und auf die in der Tabelle enthaltenen Informationen zuzugreifen.
4. Neben den richtigen Überschriften ist es auch wichtig, dass die Tabelle korrekt formatiert ist. Die Tabelle sollte ein klares und einheitliches Layout haben, bei dem die Zeilen und Spalten richtig ausgerichtet sind. Dies hilft Menschen, die Schwierigkeiten mit der visuellen Wahrnehmung haben, den Inhalt der Tabelle leicht zu verstehen.

Methode Nr. 6: Formulare barrierefrei gestalten

Um Formulare zugänglich zu machen, müssen den Nutzern alternative Möglichkeiten zur Interaktion mit dem Formular geboten werden, und es muss sichergestellt werden, dass das Formular auch von Personen, die unterstützende Technologien verwenden, navigiert und verstanden werden kann.

• Eine Möglichkeit, PDF-Formulare zugänglich zu machen, ist die Verwendung geeigneter Formularfelder. Formularfelder bieten den Benutzern die Möglichkeit, Informationen in das Formular einzugeben, und sie können mit entsprechenden Tags gekennzeichnet werden, wie z. B. <Eingabe>, <textarea>, und <Wählen Sie>, um die Art der vom Benutzer erwarteten Eingabe festzulegen. Es ist wichtig, die einzelnen Formularfelder klar zu beschriften und dabei einen beschreibenden und prägnanten Text zu verwenden. Dies hilft Personen, die Bildschirmlesegeräte verwenden, den Zweck jedes Formularfeldes zu verstehen und die entsprechenden Informationen einzugeben.
• Ein weiterer wichtiger Aspekt bei der Gestaltung von Formularen ist die logische und intuitive Navigation durch das Formular. Dazu gehört ein klares und konsistentes Layout des Formulars, in dem die Formularfelder in einer logischen Reihenfolge angeordnet sind. Das Formular sollte mit Hilfe von Tastaturbefehlen leicht navigierbar sein, und es sollte klar erkennbar sein, wo sich der Benutzer innerhalb des Formulars befindet.
• Wichtig ist auch, dass das Formular auf verschiedene Arten eingereicht werden kann. Beispielsweise sollten die Benutzer das Formular durch Anklicken einer Schaltfläche „Senden“ oder durch Drücken der Eingabetaste abschicken können. Darüber hinaus kann es sinnvoll sein, den Nutzern alternative Möglichkeiten zum Ausfüllen des Formulars anzubieten, z. B. eine druckbare Version des Formulars oder die Möglichkeit, das Formular per E-Mail oder Post zu übermitteln.
• Neben der Bereitstellung geeigneter Formularfelder und der Navigation ist es wichtig sicherzustellen, dass das Formular mit unterstützenden Technologien kompatibel ist. Dabei wird das Formular mit verschiedenen Bildschirmlesegeräten und anderen unterstützenden Technologien getestet, um sicherzustellen, dass Menschen mit Behinderungen das Formular aufrufen und ausfüllen können.

Methode Nr. 7: Testen Sie Ihr PDF-Dokument auf Barrierefreiheit

Die Prüfung Ihres PDF-Dokuments auf Barrierefreiheit ist ein wichtiger Schritt, um sicherzustellen, dass es auch für Menschen mit Behinderungen zugänglich und verständlich ist. Es gibt verschiedene Werkzeuge, die Ihnen helfen können, Ihr PDF-Dokument auf Barrierefreiheit zu testen, einschließlich automatischer Barrierefreiheitsprüfungen und manueller Tests.

• Automatisierte Zugänglichkeitsprüfungen sind Software-Tools, die Ihr PDF-Dokument scannen und potenzielle Probleme bei der Zugänglichkeit erkennen. Diese Tools können helfen, häufige Zugänglichkeitsprobleme zu erkennen, wie z. B. fehlender Alt-Text für Bilder oder falsche Überschriften. Automatische Tools sind zwar nützlich, um potenzielle Probleme schnell zu erkennen, aber sie sind nicht narrensicher und können bestimmte Probleme mit der Zugänglichkeit übersehen.
• Bei der manuellen Prüfung wird Ihr PDF-Dokument mit Hilfe von Hilfsmitteln wie Bildschirmlesegeräten oder Vergrößerungssoftware getestet. Dies kann helfen, Probleme zu erkennen, die von automatisierten Tools nicht erfasst werden können. Manuelle Tests können zum Beispiel helfen, Probleme bei der Navigation zu erkennen, wie etwa Schwierigkeiten bei der Navigation in Tabellen oder Formularen.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Prüfung der Zugänglichkeit ein fortlaufender Prozess ist. Es ist zwar wichtig, Ihr PDF-Dokument vor der Veröffentlichung zu testen, aber es ist auch wichtig, das Dokument weiterhin zu testen und bei Bedarf zu aktualisieren. So können Sie sicherstellen, dass Ihr PDF-Dokument auch im Laufe der Zeit und bei technologischer Weiterentwicklung zugänglich bleibt.

Neben der Prüfung Ihres PDF-Dokuments auf Barrierefreiheit ist es auch wichtig, sicherzustellen, dass Ihre Zielgruppe in der Lage ist, auf Ihr Dokument in einem für sie geeigneten Format zuzugreifen. Dies kann die Bereitstellung alternativer Formate wie HTML- oder Nur-Text-Versionen oder den Zugang zu unterstützenden Technologien beinhalten.

Schlussfolgerung

Die Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente ist von entscheidender Bedeutung, um sicherzustellen, dass alle Nutzer, einschließlich Menschen mit Behinderungen, auf den Inhalt zugreifen und ihn verstehen können. Die sieben oben beschriebenen Methoden zur Barrierefreiheit von PDF-Dokumenten – Verwendung einer geeigneten Dokumentstruktur, geeigneter Schriftarten und Farben, alternativer Text für Bilder, beschreibende Hyperlinks, geeignete Tabellenüberschriften, barrierefreie Formulare und Tests – sind allesamt wichtige Schritte, die bei der Erstellung barrierefreier PDF-Dokumente befolgt werden sollten. Wenn Sie diese Methoden anwenden, können Sie sicherstellen, dass Ihre PDF-Dokumente für jeden zugänglich sind, unabhängig von seinen Fähigkeiten, und eine bessere Benutzererfahrung für alle Benutzer bieten.