从一个模板和一个 Excel 电子表格创建个性化的 PDF。按照这 5 个简单步骤自动填充每个 PDF，并可选择将每个文件作为电子邮件附件发送。
快速概览
当您需要从单个 PDF 模板和数据电子表格创建多个个性化文档（发票、合同、证书、申请）时，可以使用 PDF 邮件合并。MailMergic 使用 Excel 文件中的值填充模板中的占位符，并为每行生成一个 PDF。
在本文中，我们将向您展示如何通过五个简单的步骤使用 MailMergic 自动填充 PDF 文件。登录您的账户，点击”创建邮件合并”来创建新的邮件合并：
第 1 步：上传您的 PDF 文件
在第一步中，拖放或点击拖放区域上传您想要用作模板的 PDF 表单（或 Word 文件）。无论 PDF 是否有交互式表单字段都无关紧要。
上传 PDF 文件后，您将被引导至第二步。
第 2 步：上传您的 Excel 电子表格
上传包含要邮件合并数据的 Excel 文件。将相关数据放在第一个工作表中，并确保每列都有清晰的列标题。这些标题将成为您在编辑器中使用的占位符名称。
第 3 步：将占位符拖放到您的 PDF 上
编辑器显示所有列标题作为占位符。将占位符拖到 PDF 上需要显示该值的位置。使用工具栏调整每个占位符的大小、对齐方式和格式。您可以搜索占位符、更改标题行，并使用实际数据预览结果。为获得最佳效果，请保持布局简单。
使用搜索字段快速找到您需要的占位符：
如果没有显示占位符，或者它们看起来不正确，请点击链接 更改标题行…。将打开 Excel 表格预览。选择实际包含列标题的行，然后点击 更改标题行 确认。占位符将根据您的选择自动更新：
工具栏
将每个占位符拖到 PDF 上的正确位置，然后使用工具栏调整其大小、样式和外观。
- 占位符类型： 将占位符从文本切换为 二维码、电子签名、图片 或其他可用格式。
- 字体系列：从 600 多种可用字体中选择来设置占位符文本的样式。
- 字体大小：通过选择预设选项或输入自定义值来设置占位符的文本大小。
- 文本对齐：将占位符文本左对齐、右对齐或居中对齐。
- 文本颜色：从预定义颜色中选择或输入自定义十六进制代码来设置占位符文本的颜色。
- 删除占位符：点击红色垃圾桶图标从 PDF 中删除占位符。
预览您的数据
点击 预览 在最终确定之前查看生成的 PDF 将如何显示。
编辑器中的占位符将自动替换为 Excel 文件中相应的数据。
浏览各个 PDF 文件，每个文件都自动填充了 Excel 文件中一行的数据。
检查所有占位符的位置和格式是否正确。当您满意时，点击 保存并继续 进入下一步。
第 4 步：选择输出和电子邮件选项
您现在将被重定向到第四步也是最后一步：
您的余额
此表显示您将为邮件合并使用多少积分以及剩余多少积分。一个积分可为 Excel 电子表格中的一行生成一个 PDF。免费计划每月包含 100 个免费 PDF 的额度，如果您需要更多，可以随时 升级。
设置
在这里，您可以自定义文件名、输出选项和电子邮件模板。让我们详细了解每个设置。
指定自定义文件名
在此部分，您可以为每个生成的 PDF 设置自定义文件名。使用变量来包含 Excel 文件中的数据：输入 @ 并从下拉列表中选择相应的列。如果您的 Excel 有很多列，在 @ 后输入列名以缩小选择范围。要删除占位符变量，请点击旁边的 x。
输出选项
在这里您可以自定义 PDF 的生成方式。选择单独下载每个 PDF 或将它们合并为一个文件。您还可以决定是保留还是删除现有的交互式表单元素，如文本字段或单选按钮。如果不确定，最好保持默认设置。
作为电子邮件附件发送
在此部分，您可以选择将生成的 PDF 作为电子邮件附件发送给 Excel 文件中列出的收件人。注意：此功能仅在 专业版和企业版 中可用。
当一切就绪后，点击 生成 PDF 文件 来创建您的个性化 PDF：
等待片刻，让邮件合并过程完成。
第 5 步：生成和下载
点击 下载 按钮将完成的 PDF 表单保存到您的计算机。
下载的 ZIP 文件包含所有您的 PDF，每个都自动填充了来自 Excel 表格的数据。
PDF 中填充了您在编辑器中添加的占位符。在下面的截图中，已填充的占位符以 红色 突出显示以便清晰查看。
当您准备好发送电子邮件时，在向导的第 4 步中点击 下一步。
在最后一步，点击 发送电子邮件 将您的 PDF 发送给收件人：
您的电子邮件将生成并发送给 Excel 文件中列出的收件人，每封邮件都附带其定制的 PDF 附件。您可以在 电子邮件报告 中监控发送状态：
获得可靠结果的提示
- 使用清晰的列标题，如
FirstName、LastName、InvoiceNumber、Email。 - 保持每个占位符简短且一致。
- 在处理数百条记录之前，先用 2-3 行进行小规模测试。
- 使用预览功能在生成所有文件之前发现布局偏移。
- 如果您计划发送电子邮件附件，请验证
Email列包含有效的地址。
常见问题
问：PDF 是否需要表单字段才能使用 MailMergic？
答：不需要。MailMergic 可以填充任何 PDF 模板，无论是否包含表单字段。
问：我可以为每个生成的 PDF 设置单独的密码吗？
答：可以！在第 4 步中，您可以使用 Excel 表格中的变量为每个 PDF 文件设置唯一密码。这确保每个收件人都能获得一个安全的、个性化的文档。
问：如何在生成 PDF 之前检测错误？
答：使用 MailMergic 的 AI 驱动的 Excel 检查功能来识别缺失或不一致的数据。此功能有助于在邮件合并过程之前防止布局问题、空白占位符或不正确的值。
问：在邮件合并过程中如何消耗积分？
答：为 Excel 文件中的一行生成一个 PDF 使用一个积分。免费计划包含每月免费 PDF 额度，可以升级以获得更高的配额。
问：我可以自动发送 PDF 作为电子邮件附件吗？
答：当然可以。您可以将生成的 PDF 发送给 Excel 文件中列出的收件人，此功能在专业版和企业版中可用。
问：我可以将所有生成的 PDF 合并为一个文件吗？
答：是的，在输出选项中，您可以选择将所有单独的 PDF 合并为一个组合文档。
问：占位符可以包含图片、电子签名或二维码吗？
答：是的，占位符不仅限于文本 — 您可以为每条记录插入二维码、电子签名字段、图片或其他支持的类型。
问：我可以在 PDF 中添加电子签名字段，让收件人可以签署吗？
答： 可以！您可以在 PDF 模板中添加电子签名字段，允许每个收件人在文档生成后进行数字签名。
问：如何确保电子邮件成功送达所有收件人？
答：仔细检查 Excel 文件中的所有电子邮件地址是否正确。使用电子邮件报告来跟踪发送状态并识别任何发送失败的邮件。
在 这里 创建您的免费 MailMergic 账户。如果您有任何问题，我们的支持团队很乐意帮助 — 只需发送电子邮件至 [email protected]。感谢阅读，祝您邮件合并愉快！