什么是 PDF 文件？定义、用途和示例

PDF 文件是一种数字文档，在任何设备或操作系统上看起来始终相同。字母 PDF 代表 Portable Document Format（便携式文档格式）——一种旨在保留文档布局（文本、图像、图形）的文件类型，无论您在哪里打开它，都与设计时完全一样。

简短回答：

• PDF（Portable Document Format，便携式文档格式）可在任何设备上保留文本、图像和图形的布局
• 它可以使用任何跨平台的 PDF 查看器打开
• 某些 PDF 受密码保护，可能需要密码才能访问或删除密码

PDF 代表什么？

PDF 代表 Portable Document Format（便携式文档格式）。

• 便携性 – 它几乎可以在任何设备和平台上打开。
• 文档 – 它适用于您通常会打印或共享的文本、图像、表单和其他内容。
• 格式 – 这是一种存储和显示该内容的标准化方式。

因此，PDF 文档或 PDF 文件（通常缩写为“PDF 文档”）是使用此格式的文件，可以使用 PDF 查看器打开。它也可以受密码保护，有时需要删除密码才能访问数据。

PDF 文件是如何工作的？

与侧重于可编辑文本和灵活布局的 Word 或 Google Docs 文件不同，PDF 文件存储文档的固定快照：

• 文本、字体和样式嵌入在文件中，因此如果查看器没有安装这些字体，它们也不会更改。
• 图像和图形放置在页面上的精确位置。
• 定义了页面大小和边距，因此布局在屏幕上和纸张上看起来相同。
• 可以包含可选的交互式元素，如链接、表单字段、书签和注释。

因此，当外观很重要时，PDF 文档是完美的：合同、发票、票据、证书、手册、宣传册等。但有时很难简单地将表格从 PDF 复制到 Excel，例如。

PDF 格式的简短历史

PDF 格式由 Adobe 在 20 世纪 90 年代初开发，旨在解决一个日益严重的问题：数字文档在不同的计算机上看起来不同。

当时：

• 文档是使用许多不同的程序和字体创建的。
• 文件很大，很难通过慢速网络共享。
• 如果收件人没有安装相同的字体，文档看起来会损坏或无法读取。

Adobe 的想法是创建一个通用文档格式，该格式：

• 可在任何操作系统（Windows、Mac、Linux 等）上运行。
• 不需要原始创作软件即可打开。
• 在文件中保留字体、图像和布局。

结果是 PDF，随着时间的推移，它成为跨行业共享文档的事实标准：政府、大学、医院、银行、航空公司等。但当然，PDF 仍然有其优点和缺点。

PDF文件的用途是什么？

每当您需要以可靠、不可更改的方式共享、打印或存档文档时，都会使用 PDF。典型示例包括：

• 商业文件
  • 合同、协议、保密协议
  • 发票、收据、采购订单
  • 报告、演示文稿、财务报表
• 表格和申请
  • 注册表
  • 人力资源表格、入职文档
  • 税务表格和政府文件
• 教育和出版
  • 电子书和白皮书
  • 工作表和讲义
  • 研究论文、论文和文章
• 营销和沟通
  • 宣传册、传单、目录
  • 产品单和价目表
• 扫描的文档
  • 已签署的合同
  • 旧纸质记录
  • 身份证明文件和证书

在所有这些情况下，关键要求是收件人看到的与您看到的完全相同，并且文档打印正确。

为什么 PDF 文件如此重要（主要优势）

1. 在每个设备上保持一致的外观

PDF 文件在以下设备上看起来完全相同：

• Windows 和 macOS
• iOS 和 Android
• 笔记本电脑、台式机、平板电脑和手机
• Web 浏览器和独立的 PDF 阅读器

字体、图像、分页符和边距都保留下来，因此布局保持不变。

2. 跨平台且独立于软件

要打开 PDF 文档，收件人不需要：

• 您用于创建它的相同程序（例如 Microsoft Word）
• 相同的操作系统或字体

他们只需要一个 PDF 查看器，该查看器内置于许多浏览器和操作系统中。

3. 非常适合打印和存档

由于 PDF 存储固定的页面布局，因此它们非常适合：

• 高质量打印 – 您所见即所得。
• 长期存档 – 特别是使用像 PDF/A 这样的格式，这些格式针对保存进行了优化。

4. 安全性和控制

PDF 文件可以包括：

• 密码保护和加密 – 用于控制谁可以打开或编辑文档。
• 数字签名 – 用于验证谁签署或批准了文档。
• 权限 – 用于限制打印、复制或编辑。

这使得 PDF 成为法律文件、财务记录和敏感信息的可信格式。

5. 紧凑的文件大小

借助内置压缩，PDF 可以将文本和图像保持在相对较小的文件大小中，同时保持质量，这对于通过电子邮件发送和存储大量文档非常重要。

PDF 文档的常见类型和格式

当人们问“什么是 PDF 文档？”时，他们可能指的是 PDF 的不同子类型：

1. 标准的基于文本的 PDF

• 从文字处理器（Word、Google Docs）或设计工具创建。
• 包含真实文本，您可以复制、搜索和选择。
• 最适合编辑、搜索和数据提取。

2. 扫描的 PDF（基于图像）

• 通过扫描纸质文档创建。
• 通常只是页面的图像，因此文本无法直接搜索或编辑。
• 需要 OCR（光学字符识别）才能将图像转换为真实文本。

3. 可填写的（交互式）PDF 表单

• 包含可填写的表单字段：文本框、复选框、下拉列表、签名。
• 用户可以直接在 PDF 中键入内容并保存或提交表单。

4. PDF/A（用于存档）

• PDF 的特殊存档版本，旨在使文档在数十年内保持可读性。
• 嵌入所有字体并避免将来可能中断的功能。
• 通常由政府、图书馆和机构用于长期存储。

如何打开 PDF 文件

如今，打开 PDF 文件非常简单：

• Chrome、Edge、Firefox 和 Safari 等 Web 浏览器可以直接在选项卡中打开 PDF。
• Adobe Acrobat Reader、macOS Preview 或其他免费查看器等桌面 PDF 阅读器提供更高级的功能。
• 移动设备（Android、iOS）通常包括内置的 PDF 查看器或提供免费应用程序。

如何创建一个PDF文件

您不需要昂贵的软件来创建基本的 PDF：

• 从 Office 应用程序（Word、PowerPoint、Excel）
  • 使用File → Save As并选择PDF，或者
  • 使用Print 并选择“Microsoft Print to PDF”或等效的虚拟 PDF 打印机。
• 从 Google Docs 或在线编辑器
  • 使用File → Download → PDF Document。
• 从任何可以打印的应用程序
  • 在大多数现代系统中，选择“打印到 PDF”会从当前文档创建 PDF 文件。
• 从纸质文档
  • 使用扫描仪或手机上的扫描应用程序，该应用程序导出为 PDF。

如果您经常从数据生成 PDF（例如，来自电子表格的发票），则像 MailMergic 这样的工具可以自动执行此过程并节省数小时的手动工作。

何时应使用 PDF 文件？

在以下情况下使用 PDF 文档：

• 您正在通过电子邮件发送文件，并希望它们对每个收件人看起来都相同。
• 收件人不应意外更改文档（或应仅能够在特定字段中执行此操作）。
• 您不知道收件人使用什么设备或操作系统。
• 您需要报告、表单、宣传册或演示文稿的打印就绪版本。
• 您希望以稳定、长期的格式存档重要文档。

在以下情况下使用可编辑格式（如 Word、Google Docs 或 Excel）：

• 您和其他人仍然需要协作和编辑内容。
• 布局不是最终的，并且会经常更改。
• 您想要实时评论、跟踪的更改和版本控制。

一个常见的工作流程是：

1. 在 Word/Docs/Excel 中起草和编辑
2. 完成并审核
3. 将最终版本导出为 PDF 文件，用于分发、签名或存档。

PDF 和自动化工作流程 (MailMergic)

在许多组织中，PDF 位于数据管道的末端：

• 数据从电子表格或数据库（客户列表、发票、订单）开始。
• 它被合并到文档（信件、报告、合同）中。
• 最终文档导出为 PDF 文件并发送给客户。

为每个文档手动执行此操作既耗时又容易出错。为了有效地扩展您的业务沟通，实施专业的PDF 邮件合并是最有效的解决方案。

使用 MailMergic，您可以：

• 使用您的 Excel 表格或其他数据源自动创建个性化的 PDF（发票、信件、证书等）。
• 一次邮件合并数百个文档，而不是逐个编辑。
• 直接发送或共享这些 PDF，作为自动化工作流程的一部分。

这使 PDF 格式成为可扩展的自动化通信的强大工具，而不仅仅是静态文件。

关于 PDF 的常见问题解答 (FAQ)