Was ist eine PDF-Datei? Definition, Verwendungszwecke und Beispiele

Eine PDF-Datei ist ein digitales Dokument, das auf jedem Gerät und Betriebssystem immer gleich aussieht. Die Buchstaben PDF stehen für Portable Document Format – ein Dateityp, der entwickelt wurde, um das Layout eines Dokuments (Text, Bilder, Grafiken) genau so zu erhalten, wie es entworfen wurde, unabhängig davon, wo Sie es öffnen.

Kurze Antwort:

• Ein PDF (Portable Document Format) bewahrt das Layout von Text, Bildern und Grafiken auf jedem Gerät.
• Es kann mit jedem PDF-Viewer plattformübergreifend geöffnet werden.
• Einige PDFs sind passwortgeschützt und erfordern möglicherweise ein Passwort, um darauf zuzugreifen oder es zu entfernen.

Wofür steht PDF?

PDF steht für Portable Document Format.

• Portable – es kann auf fast jedem Gerät und jeder Plattform geöffnet werden.
• Dokument – es ist für Text, Bilder, Formulare und andere Inhalte gedacht, die Sie normalerweise drucken oder freigeben würden.
• Format – es ist eine standardisierte Möglichkeit, diesen Inhalt zu speichern und anzuzeigen.

Ein PDF-Dokument oder eine PDF-Datei (oft zu „PDF-Dokument“ abgekürzt) ist folglich eine Datei, die dieses Format verwendet und mit einem PDF-Viewer geöffnet werden kann. Es kann auch durch Passwörter geschützt sein und benötigt manchmal eine Passwortentfernung, damit Sie auf die Daten zugreifen können.

Wie funktioniert eine PDF-Datei?

Im Gegensatz zu einer Word- oder Google Docs-Datei, die sich auf bearbeitbaren Text und ein flexibles Layout konzentriert, speichert eine PDF-Datei eine feste Momentaufnahme des Dokuments:

• Text, Schriftarten und Stile sind in die Datei eingebettet, sodass sie sich nicht ändern, wenn der Betrachter diese Schriftarten nicht installiert hat.
• Bilder und Grafiken werden an exakten Positionen auf der Seite platziert.
• Seitengröße und Ränder sind definiert, sodass das Layout auf dem Bildschirm und auf Papier gleich aussieht.
• Optionale interaktive Elemente wie Links, Formularfelder, Lesezeichen und Anmerkungen können eingefügt werden.

Aus diesem Grund ist ein PDF-Dokument perfekt, wenn das Erscheinungsbild wichtig ist: Verträge, Rechnungen, Tickets, Zertifikate, Handbücher, Broschüren und mehr. Aber manchmal kann es schwierig sein, beispielsweise einfach Tabellen aus PDF in Excel zu kopieren.

Eine kurze Geschichte des PDF-Formats

Das PDF-Format wurde in den frühen 1990er Jahren von Adobe entwickelt, um ein wachsendes Problem zu lösen: Digitale Dokumente sahen auf verschiedenen Computern unterschiedlich aus.

Zu dieser Zeit:

• Dokumente wurden mit vielen verschiedenen Programmen und Schriftarten erstellt.
• Dateien waren groß und schwer über langsame Netzwerke zu teilen.
• Wenn der Empfänger nicht die gleichen Schriftarten installiert hatte, sah das Dokument fehlerhaft oder unlesbar aus.

Die Idee von Adobe war es, ein universelles Dokumentformat zu schaffen, das:

• Auf jedem Betriebssystem funktioniert (Windows, Mac, Linux usw.).
• Zum Öffnen ist keine Originalsoftware erforderlich.
• Schriftarten, Bilder und Layout in der Datei beibehält.

Das Ergebnis war PDF, das im Laufe der Zeit zum De-facto-Standard für den Austausch von Dokumenten in allen Branchen wurde: Regierungen, Universitäten, Krankenhäuser, Banken, Fluggesellschaften und mehr. Aber natürlich hat PDF immer noch seine Vor- und Nachteile.

Wozu wird eine PDF-Datei verwendet?

PDFs werden immer dann verwendet, wenn Sie Dokumente zuverlässig und unveränderlich austauschen, drucken oder archivieren müssen. Typische Beispiele sind:

• Geschäftsdokumente
  • Verträge, Vereinbarungen, Geheimhaltungsvereinbarungen
  • Rechnungen, Quittungen, Bestellungen
  • Berichte, Präsentationen, Finanzberichte
• Formulare und Anträge
  • Anmeldeformulare
  • HR-Formulare, Onboarding-Dokumente
  • Steuerformulare und Regierungsdokumente
• Bildung und Verlagswesen
  • E-Books und Whitepapers
  • Arbeitsblätter und Vorlesungsnotizen
  • Forschungsarbeiten, Dissertationen und Artikel
• Marketing und Kommunikation
  • Broschüren, Flyer, Kataloge
  • Produktblätter und Preislisten
• Gescannte Dokumente
  • Unterzeichnete Verträge
  • Alte Papierdokumente
  • Ausweisdokumente und Zertifikate

In all diesen Fällen ist die wichtigste Voraussetzung, dass der Empfänger genau das sieht, was Sie sehen, und dass das Dokument korrekt gedruckt wird.

Warum PDF-Dateien so wichtig sind (Hauptvorteile)

1. Einheitliches Erscheinungsbild auf jedem Gerät

Eine PDF-Datei sieht identisch aus auf:

• Windows und macOS
• iOS und Android
• Laptops, Desktops, Tablets und Telefone
• Webbrowser und eigenständige PDF-Reader

Schriftarten, Bilder, Seitenumbrüche und Ränder bleiben erhalten, sodass das Layout intakt bleibt.

2. Plattformübergreifend und softwareunabhängig

Um ein PDF-Dokument zu öffnen, benötigt der Empfänger nicht:

• Das gleiche Programm, mit dem Sie es erstellt haben (z. B. Microsoft Word)
• Das gleiche Betriebssystem oder die gleichen Schriftarten

Sie benötigen lediglich einen PDF-Viewer, der in viele Browser und Betriebssysteme integriert ist.

3. Ideal zum Drucken und Archivieren

Da PDFs ein festes Seitenlayout speichern, sind sie ideal für:

• Hochwertiger Druck – was Sie sehen, wird gedruckt.
• Langzeitarchivierung – insbesondere mit Formaten wie PDF/A, die für die Aufbewahrung optimiert sind.

4. Sicherheit und Kontrolle

PDF-Dateien können Folgendes enthalten:

• Passwortschutz und Verschlüsselung – um zu steuern, wer das Dokument öffnen oder bearbeiten kann.
• Digitale Signaturen – um zu überprüfen, wer ein Dokument unterzeichnet oder genehmigt hat.
• Berechtigungen – um das Drucken, Kopieren oder Bearbeiten einzuschränken.

Dies macht PDFs zu einem vertrauenswürdigen Format für juristische Dokumente, Finanzunterlagen und sensible Informationen.

5. Kompakte Dateigröße

Mit integrierter Komprimierung können PDFs Text und Bilder in einer relativ kleinen Dateigröße speichern und gleichzeitig die Qualität beibehalten, was für das Versenden per E-Mail und das Speichern großer Mengen von Dokumenten wichtig ist.

Gängige Arten und Formate von PDF-Dokumenten

Wenn Leute fragen „Was ist ein PDF-Dokument?“, können sie verschiedene Untertypen von PDFs meinen:

1. Standardmäßige textbasierte PDFs

• Erstellt mit Textverarbeitungsprogrammen (Word, Google Docs) oder Designwerkzeugen.
• Enthalten echten Text, den Sie kopieren, suchen und auswählen können.
• Am besten geeignet für Bearbeitung, Suche und Datenextraktion.

2. Gescannte PDFs (bildbasiert)

• Erstellt durch Scannen von Papierdokumenten.
• Oft nur Bilder von Seiten, sodass Text nicht direkt durchsuchbar oder bearbeitbar ist.
• Erfordern OCR (Optical Character Recognition), um Bilder in echten Text umzuwandeln.

3. Ausfüllbare (interaktive) PDF-Formulare

• Enthalten ausfüllbare Formularfelder: Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Menüs, Signaturen.
• Benutzer können direkt in das PDF tippen und das Formular speichern oder absenden.

4. PDF/A (zur Archivierung)

• Eine spezielle Archivversion von PDF, die entwickelt wurde, um Dokumente über Jahrzehnte lesbar zu halten.
• Bettet alle Schriftarten ein und vermeidet Funktionen, die in Zukunft möglicherweise nicht mehr funktionieren.
• Wird häufig von Regierungen, Bibliotheken und Institutionen zur Langzeitlagerung verwendet.

Wie man eine PDF-Datei öffnet

Heutzutage ist das Öffnen einer PDF-Datei unkompliziert:

• Webbrowser wie Chrome, Edge, Firefox und Safari können PDFs direkt in einem Tab öffnen.
• Desktop-PDF-Reader wie Adobe Acrobat Reader, macOS Preview oder andere kostenlose Viewer bieten erweiterte Funktionen.
• Mobile Geräte (Android, iOS) enthalten in der Regel einen integrierten PDF-Viewer oder bieten kostenlose Apps an.

Wie man eine PDF-Datei erstellt

Sie benötigen keine teure Software, um eine einfache PDF-Datei zu erstellen:

• Aus Office-Anwendungen (Word, PowerPoint, Excel)
  • Verwenden Sie File → Save As und wählen Sie PDF, oder
  • Verwenden Sie Print und wählen Sie „Microsoft Print to PDF“ oder einen entsprechenden virtuellen PDF-Drucker.
• Aus Google Docs oder Online-Editoren
  • Verwenden Sie File → Download → PDF Document.
• Aus jeder Anwendung, die drucken kann
  • Auf den meisten modernen Systemen erstellt die Auswahl von „Drucken in PDF“ eine PDF-Datei aus dem aktuellen Dokument.
• Aus Papierdokumenten
  • Verwenden Sie einen Scanner oder eine Scan-App auf Ihrem Telefon, die in PDF exportiert.

Wenn Sie häufig PDFs aus Daten generieren (z. B. Rechnungen aus Tabellenkalkulationen), können Tools wie MailMergic diesen Prozess automatisieren und Stunden an manueller Arbeit sparen.

Wann sollten Sie eine PDF-Datei verwenden?

Verwenden Sie ein PDF-Dokument, wenn:

• Sie Dateien per E-Mail versenden und möchten, dass sie für jeden Empfänger gleich aussehen.
• Der Empfänger das Dokument nicht versehentlich ändern soll (oder dies nur in bestimmten Feldern tun können soll).
• Sie nicht wissen, welches Gerät oder Betriebssystem der Empfänger verwendet.
• Sie eine druckfertige Version eines Berichts, Formulars, einer Broschüre oder Präsentation benötigen.
• Sie wichtige Dokumente in einem stabilen, langfristigen Format archivieren möchten.

Verwenden Sie ein bearbeitbares Format (wie Word, Google Docs oder Excel), wenn:

• Sie und andere weiterhin zusammenarbeiten und den Inhalt bearbeiten müssen.
• Das Layout nicht endgültig ist und sich häufig ändert.
• Sie Live-Kommentare, nachverfolgte Änderungen und Versionskontrolle wünschen.

Ein üblicher Workflow ist:

1. Entwurf und Bearbeitung in Word/Docs/Excel,
2. Abschluss und Überprüfung,
3. Exportieren Sie die endgültige Version als PDF-Datei zur Verteilung, Unterzeichnung oder Archivierung.

PDFs und automatisierte Workflows (MailMergic)

In vielen Organisationen stehen PDFs am Ende einer Datenpipeline:

• Daten beginnen in Tabellenkalkulationen oder Datenbanken (Kundenlisten, Rechnungen, Bestellungen).
• Sie werden in Dokumente zusammengeführt (Briefe, Berichte, Verträge).
• Die endgültigen Dokumente werden als PDF-Dateien exportiert und an Kunden gesendet.

Dies für jedes Dokument manuell zu erledigen, ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Um Ihre Geschäftskommunikation effektiv zu skalieren, ist die Implementierung eines professionellen PDF-Serienbriefs die effizienteste Lösung.

Mit MailMergic können Sie:

• Verwenden Sie Ihre Excel-Tabellen oder andere Datenquellen, um automatisch personalisierte PDFs zu erstellen (Rechnungen, Briefe, Zertifikate usw.).
• Führen Sie Hunderte von Dokumenten gleichzeitig zusammen, anstatt sie einzeln zu bearbeiten.
• Senden oder teilen Sie diese PDFs direkt als Teil eines automatisierten Workflows.

Dies verwandelt das PDF-Format in ein leistungsstarkes Werkzeug für skalierbare, automatisierte Kommunikation und nicht nur in statische Dateien.

Häufig gestellte Fragen zu PDFs (FAQ)