杜鲁门州立大学的工作人员使用 MailMergic 来自动化生成个性化文档。TSU 注册办公室以前需要花费数天时间手动填写每份毕业证书和学生报告。现在他们可以”轻松地将”Excel 数据合并到官方 PDF 表格中。MailMergic 的解决方案”无需编码，无需插件”——只需一份 Excel 名单和一个 PDF 模板。其界面“用户友好，无需学习”，因此教务人员可以立即开始自动化任务。实际操作中，TSU 上传官方证书或报告模板，导入包含学生姓名和详细信息的电子表格，然后点击合并。系统立即生成数百份个性化 PDF，实现了 MailMergic 为“教育工作者和教务人员提供便捷性和专业效果”的承诺。
挑战
杜鲁门州立大学需要一种更快的方式来制作毕业文凭和进度报告。在 Word 中手动编辑表格或编写脚本既慢又容易出错。协调员经常需要同时处理数十份学生文件，即使是小小的拼写错误也可能导致昂贵的重印成本。团队希望找到一个所有员工都能使用的解决方案，无需 IT 支持或培训。MailMergic 正好满足这些需求：它将电子表格连接到 PDF 表格，使 TSU 能够自动化整个邮件合并过程
解决方案
TSU 只需几个步骤即可设置 MailMergic：
- 准备模板。 创建包含姓名、专业、荣誉等字段的 PDF。
- 上传数据。 将学生记录（姓名、学位、日期）导出到 Excel 表格。
- 一键合并。 MailMergic 自动填充每个字段并编译所有证书或报告。
- 审核和交付。 该工具会突出显示任何缺失的数据，使工作人员可以在最终确定前纠正错误。
由于 MailMergic 承担了繁重的工作，工作人员处理每批文件只需要几分钟而不是几小时。内置的 AI 引擎会在处理过程中检查条目——它”自动检测并在错误发生前纠正”，防止姓名或日期出现不匹配。无需特殊培训：一位注册主任表示“我们在几分钟内就开始运行了，完全不需要技术背景，”印证了该产品零学习曲线的承诺。
结果和收益
自采用 MailMergic 以来，TSU 取得了显著改进：
- 节省大量时间。文档生成时间减少了超过90%。以前需要几个工作日（编辑、校对和打印每份表格）的工作现在只需几个小时就能完成。（MailMergic 用户在这些任务上通常每人节省12+ 小时）
- 更少错误。 错误率大幅下降。内置检查确保每份证书上的姓名和数据保持一致，因此可以自动发现拼写错误和不匹配。
- 专业输出。 所有证书和报告都具有统一、精致的外观。教职员工赞赏其高质量的格式和一致性——这进一步强化了 TSU 注重细节的声誉。
“MailMergic 将一项需要一周完成的繁重工作转变成午餐前就能完成的任务，”杜鲁门州立大学教务主任Jane Smith说。
“上个学期，我们在不到一小时的时间内生成了 1,200 份毕业证书——几乎零错误。我简直不敢相信这么快速和简单。 “– Jane Smith
有了 MailMergic 处理工作，TSU 的工作人员有更多时间专注于学生。自动化让工作人员有时间改进学生服务并提前规划。正如一位管理人员所说，“MailMergic 让我们减少了文书工作的时间，有更多时间庆祝我们的毕业生。”
总结
MailMergic 全面简化了杜鲁门州立大学的文档工作流程。新手用户赞赏其“零学习曲线”的特点，注册办公室团队在速度和准确性方面看到了明显的提升。通过自动化证书和进度报告，TSU 现在可以轻松满足毕业季的截止日期要求。这个案例表明，一个简单的自动化邮件合并解决方案如何能让教育工作者和工作人员有更多时间专注于重要事项——学术成功和学生支持