Como copiar uma tabela de PDF para o Excel (sem quebrar a formatação)

Precisa copiar uma tabela de PDF para o Excel para poder filtrar, analisar ou criar relatórios sobre os dados, mas sempre que você cola, o layout quebra, as células são mescladas ou os números desaparecem? Veja como resolver isso.

Resposta curta:

Você pode obter tabelas de um PDF para o Excel:

1. Abrindo o PDF em uma ferramenta que oferece suporte à extração de tabelas (por exemplo, Adobe Acrobat, conversores online ou o próprio Excel).
2. Selecionando a tabela ou usando a função de exportação da ferramenta.
3. Copiando ou exportando os dados diretamente para o Excel.
4. Limpando a formatação, se necessário (ajustar colunas, remover células mescladas, corrigir cabeçalhos).

Isso permite que você transforme rapidamente tabelas de PDF em planilhas editáveis do Excel.

Guia de decisão rápida: qual método você deve usar?

Como você provavelmente está familiarizado com documentos PDF e só precisa saber como copiar uma tabela para uma planilha do Excel, vamos direto para as soluções. Se você quiser fazer isso rapidamente, comece aqui:

• Tabela simples e bem estruturada em um PDF digital
  → Tente copiar e colar diretamente + Colar Especial no Excel (mais rápido, sem ferramentas extras).
• Tabela complexa ou copiar/colar quebra o layout
  → Abra o PDF no Microsoft Word, deixe o Word converter para um documento editável e, em seguida, copie a tabela para o Excel.
• Você tem o Adobe Acrobat (não apenas o Reader)
  → Use “Exportar para Microsoft Excel” diretamente para obter uma planilha razoavelmente limpa.
• Você prefere uma solução web de um clique
  → Use um conversor de PDF para Excel online e, em seguida, abra o arquivo Excel resultante e limpe-o.
• Você tem muitos PDFs com muitas tabelas
  → Use Power Query/Obter Dados de PDF no Excel (para versões compatíveis) para extrair tabelas de vários PDFs em um fluxo de trabalho.

Abaixo, vamos percorrer essas abordagens passo a passo e, em seguida, abordar a solução de problemas.

Por que copiar tabelas de PDF para o Excel é complicado

O PDF foi projetado para preservar a aparência de um documento (layout, fontes, quebras de página). O Excel foi projetado para estruturar dados em células para cálculo e análise. Também é importante saber que o Excel é diferente dos arquivos .docx e os salva como arquivos .xls ou .xlsx.

Como os PDFs não armazenam dados como uma grade organizada de linhas e colunas, o Excel geralmente:

• lê incorretamente os limites das colunas,
• mescla várias colunas em uma ou
• divide valores únicos em várias células.

É por isso que o método e a ferramenta que você escolher são tão importantes para obter um resultado limpo.

Método 1: Copiar tabela de PDF para o Excel com copiar e colar (mais rápido)

Ideal para: tabelas simples e claramente estruturadas em PDFs digitais.
Não é ideal para: PDFs digitalizados ou layouts muito complexos.

Passo a passo

1. Abra o PDF com um visualizador que ofereça suporte à seleção de texto
   • Por exemplo, um visualizador de desktop ou navegador.
2. Selecione a tabela
   • Arraste para destacar as linhas e colunas que deseja copiar.
   • Se possível, evite incluir números de página, cabeçalhos ou rodapés.
3. Copie a seleção
   • Clique com o botão direito do mouse → Copy ou
   • Pressione Ctrl + C (Cmd + C no Mac).
4. Cole no Excel usando Colar Especial
   • Abra o Excel e selecione a célula superior esquerda onde deseja a tabela.
   • Clique com o botão direito do mouse → Paste Special → tente:
     • Text (para dividir colunas em espaços/tabulações) ou
     • Match Destination Formatting e ajuste conforme necessário.
5. Corrija quebras de coluna e alinhamento
   • Use ‘Texto para Colunas’ se o Excel despejou tudo em uma coluna.
   • Ajuste as larguras das colunas, remova linhas vazias e reformate números/datas.

Prós

• Muito rápido, sem software extra
• Funciona bem para tabelas básicas

Contras

• Frequentemente quebra a formatação em layouts mais complexos
• Não funciona bem em PDFs digitalizados (imagens, não texto)

Método 2: Use o Microsoft Word como uma ponte (PDF → Word → Excel)

Ideal para: tabelas complexas ou PDFs onde a colagem direta é confusa.
Funciona em muitas versões do Office e em Windows e macOS.

Passo a passo

1. Abra o PDF no Microsoft Word
   • No Explorador de Arquivos / Finder, clique com o botão direito no PDF → Open with → Word (ou arraste o PDF para uma janela do Word aberta).
   • O Word mostrará uma mensagem de que está convertendo o PDF em um documento editável. Confirme para continuar.
2. Deixe o Word converter o PDF
   • Após a conversão, role até a tabela que você precisa.
   • O Word geralmente reconhece tabelas e as converte em objetos de tabela Word reais (linhas/colunas) em vez de texto bruto.
3. Selecione e copie a tabela
   • Clique na alça de movimentação da tabela (pequeno quadrado no canto superior esquerdo da tabela) ou arraste para selecionar a tabela inteira.
   • Clique com o botão direito → Copy, ou pressione Ctrl + C.
4. Cole no Excel
   • Abra uma pasta de trabalho do Excel e selecione a célula de destino.
   • Pressione Ctrl + V para colar.
   • A tabela deve aparecer com linhas e colunas quase intactas.
5. Limpe a formatação
   • Ajuste as larguras das colunas, remova linhas de cabeçalho extras e corrija os formatos de data/número.
   • Se as colunas ainda estiverem desalinhadas, tente colar primeiro em uma planilha em branco e, em seguida, use Texto para Colunas e classificação/filtragem para remodelar.

Prós

• Lida com tabelas complexas melhor do que copiar e colar bruto
• Usa ferramentas que muitos usuários já têm (Word + Excel)

Contras

• A conversão ainda pode interpretar mal alguns layouts
• Não é ideal para PDFs fortemente formatados ou documentos digitalizados

Método 3: Exportar de PDF para Excel (Adobe Acrobat)

Ideal para: usuários com Adobe Acrobat (Standard/Pro) que desejam uma exportação mais automatizada.

Passo a passo

1. Abra o PDF no Adobe Acrobat (não apenas no Reader).
2. Vá para File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook.
3. Escolha um local e salve o arquivo Excel.
4. Abra a pasta de trabalho do Excel gerada.
5. Revise e limpe:
   • Verifique se os cabeçalhos de coluna e as linhas estão alinhados corretamente.
   • Corrija quaisquer células mescladas ou dados desalinhados.

Prós

• Exportação direta, sem etapas intermediárias
• Muitas vezes lida com várias tabelas razoavelmente bem

Contras

• Requer uma licença Acrobat paga
• Layouts complexos ainda podem precisar de limpeza manual

Método 4: Usar um conversor online de PDF para Excel (para conversão rápida baseada na web)

Ideal para: tarefas únicas ou usuários que preferem não instalar software extra.
Não é ideal para: dados confidenciais/sensíveis (seja cauteloso com os uploads).

Fluxo de trabalho típico

1. Abra um site de PDF para Excel respeitável
   • Escolha um serviço que ofereça suporte à conversão de PDF → Excel e use HTTPS.
2. Carregue seu PDF
   • Arraste e solte o arquivo na página ou clique em Upload e selecione o arquivo.
3. Converter para Excel
   • Escolha Excel como o formato de saída.
   • Clique em Convert e aguarde o processamento.
4. Baixe e abra no Excel
   • Salve o arquivo .xlsx localmente e abra-o no Excel.
   • Limpe a formatação, as larguras das colunas e os tipos de dados conforme necessário.

Prós

• Nenhuma instalação necessária
• Muitas vezes bastante rápido para tabelas diretas

Contras

• Os dados saem do seu ambiente — evite para dados confidenciais
• Qualidade e limites variam de acordo com o provedor (tamanho do arquivo, número de conversões)

Método 5 (avançado): Extrair tabelas de vários PDFs com Power Query

Ideal para: fluxos de trabalho recorrentes ou muitos PDFs com tabelas estruturadas de forma semelhante.

As versões modernas do Excel incluem Get Data from File → From PDF (a disponibilidade varia). Com isso, você pode:

1. Coloque vários PDFs em uma pasta.
2. No Excel, vá para Data → Get Data → From File → From PDF.
3. Selecione um PDF e deixe o Power Query listar as tabelas e páginas detectadas.
4. Escolha as tabelas para carregar no Excel; transforme, se necessário.
5. Para vários arquivos, use From Folder e combine o conteúdo do PDF via Power Query.

Prós

• Automatiza a extração de muitos PDFs
• Opções robustas de limpeza de dados via Power Query

Contras

• Requer versões mais recentes do Excel e algum conhecimento de Power Query
• A configuração é mais complexa do que copiar e colar uma vez

Solução de problemas: corrigir problemas comuns de tabela de PDF para Excel

Problema 1: Tudo vai para uma coluna

Sintomas: Todos os dados aparecem em uma única coluna (por exemplo, coluna A) após a colagem.

Correção:

1. Selecione a coluna com os dados importados.
2. Vá para Data → Text to Columns.
3. Escolha:
   • Delimited se os dados tiverem vírgulas, tabulações ou espaços entre os campos ou
   • Fixed width se as colunas estiverem alinhadas, mas não claramente delimitadas
4. Defina delimitadores ou quebras de coluna, visualize e clique em Finish.

Problema 2: Colunas estão desalinhadas ou mescladas

Sintomas:
Os cabeçalhos não correspondem aos dados ou várias colunas lógicas são mescladas em uma.

Correção:

• Tente o método de conversão do Word em vez de colar diretamente; o Word geralmente detecta tabelas reais melhor.
• Use Texto para Colunas em colunas problemáticas ou divida colunas combinadas usando fórmulas (por exemplo, LEFT, RIGHT, TEXTSPLIT em versões mais recentes do Excel).
• Se o PDF tiver cabeçalhos complexos de várias linhas, simplifique as linhas de cabeçalho manualmente.

Problema 3: Números são tratados como texto

Sintomas:
Você não pode somar ou filtrar corretamente; os números estão alinhados à esquerda ou mostram um triângulo verde.

Correção:

1. Selecione o intervalo afetado.
2. No ícone de aviso, escolha “Convert to Number” (se disponível).
3. Ou use Data → Text to Columns sem delimitador e tipo de coluna Geral.
4. Como alternativa, use fórmulas como =VALUE(A1) para converter texto em números.

Problema 4: A tabela está em um PDF digitalizado (imagem)

Sintomas:
Você não pode selecionar texto de forma alguma ou a seleção se comporta como se tudo fosse uma imagem.

Correção:

• Você precisará de OCR (Reconhecimento Óptico de Caracteres) para transformar a imagem em texto:
  • Use o recurso Reconhecer Texto do Acrobat ou
  • Use uma ferramenta/serviço online com capacidade de OCR que produza Excel ou um PDF editável.
• Após o OCR, repita um dos métodos acima (copiar e colar, Word ou exportar).

Observação: Os resultados do OCR ainda podem precisar de muita limpeza manual, especialmente com baixa qualidade de digitalização.

Problema 5: Apenas parte da tabela é copiada

Sintomas:
Linhas de rodapé, totais ou a coluna final não aparecem no Excel.

Correção:

• Aumente o zoom no PDF e selecione a tabela novamente com mais cuidado.
• Em alguns visualizadores, use uma ferramenta de seleção de tabela/coluna em vez da seleção de texto básica, se disponível.
• Copie os cabeçalhos e o corpo separadamente se o visualizador tiver dificuldades com seleções grandes.

Transforme conversões únicas em um fluxo de trabalho escalável (ângulo do MailMergic)

Copiar uma tabela de PDF para o Excel uma vez é simples o suficiente. Mas para muitos profissionais, este é apenas o primeiro passo. Normalmente, esses dados são extraídos para serem reutilizados em processos de negócios recorrentes, como relatórios mensais, orçamentos ou comunicações em massa.

Depois que seus dados são limpos e estão prontos em sua planilha, você pode usar o MailMergic para concluir o ciclo. Nossa automação de Excel para PDF permite que você:

• Use o Excel como uma fonte de dados mestre: Pare de redigitar dados em modelos de documentos manualmente.
• Gere documentos personalizados: Transforme instantaneamente suas linhas do Excel em milhares de faturas, cartas ou certificados personalizados.
• Automatize a distribuição em massa: Envie seus PDFs gerados por e-mail como parte de um fluxo de trabalho contínuo.

Em vez de uma tarefa manual tediosa, a cópia de PDF para Excel se torna o ponto de partida de um escritório de alta velocidade e sem papel.

Perguntas frequentes: Copiando tabelas de PDF para o Excel