Las personas de diferentes profesiones tienen que enviar el mismo documento con el mismo texto a varias personas todos los días. Estos documentos también tienen el mismo diseño y disposición del contenido, pero con diferentes nombres y direcciones. Una forma obvia de crear tales cartas es crearlas todas individualmente, aplicando el mismo esfuerzo una y otra vez. Otra solución podría ser una forma en la que dichos documentos puedan crearse automáticamente. Esta tarea se puede automatizar fácilmente utilizando la función de combinación de correspondencia en un procesador de textos como Microsoft Word.
Tabla de contenidos
- ¿Qué es la combinación de correspondencia?
- ¿Qué es la combinación de correspondencia en Word?
- ¿Qué tipos de documentos se pueden crear con Mail Merge?
- Conclusión
¿Qué es la combinación de correspondencia?
Imagina que se acerca la Navidad. En previsión de las fiestas, quieres escribir una carta de vacaciones y enviarla a tus parientes, colegas, amigos, compinches y conocidos. Has contado 25 personas. Utilizar un procesador de textos normal le resultará difícil porque tendrá que copiar y pegar uno a uno cada mensaje en una carta abierta. Te llevará bastante tiempo. Para acelerar este proceso, puede escribir una carta y crear una combinación de correspondencia en Word con 25 saludos diferentes (Estimado/a Anne, Estimado/a Louren, Estimado/a Faith, Estimado/a Arnold, etc.).
Por último, con una combinación de correspondencia, puede ahorrar tiempo y crear rápidamente un documento PDF personalizado con el mínimo esfuerzo. No tienes que copiar cada carta y volver a escribir nombres y direcciones. Mail Merging automatiza el proceso de introducir datos únicos en el documento. La fusión de correspondencia funciona vinculando una base de datos a su documento. La base de datos contiene elementos únicos (Anna, Lourens, Vera, Arnold, etc.), y el documento es una carta, etiqueta, factura o cualquier otro archivo.
¿Qué es la combinación de correspondencia en Word?
Combinación de correspondencia es una función de Mirosoft Word y de la mayoría de las demás aplicaciones de tratamiento de textos. Permite a los usuarios enviar el mismo documento o carta a decenas de destinatarios. Esta función también le permite conectar una única plantilla de formulario a una fuente de datos. La fuente contiene datos del destinatario predefinidos y admitidos, como un nombre o una dirección.
Microsoft Word
es una herramienta que facilita la sustitución de una parte de un documento por elementos de datos únicos.
En otras palabras, «Combinación de correspondencia» es una función que le permite crear rápidamente documentos personalizados a partir de una fuente de datos existente (como una hoja de cálculo de Excel). Por ejemplo, si tiene una plantilla de formulario, puede rellenar algunos datos personalizados. A continuación, puede enviarlo por correo electrónico a cada persona como un documento PDF. (Lea sobre qué es un archivo PDF y cómo usarlo en nuestro artículo anterior).
¿Qué tipos de documentos se pueden crear con Mail Merge?
- Facturas: si es autónomo y trabaja para varias empresas, debe enviar facturas a sus clientes para que le paguen. Si tiene 10 o más proyectos diferentes, usar la combinación de correspondencia para tales fines es muy conveniente.
- Cartas de agradecimiento: si le gusta la forma en que sus empleados trabajan en su empresa, puede enviar cartas de agradecimiento personalizadas. De esta manera, puede resaltar los méritos de la persona y sus contribuciones al negocio. El propósito de tal documento es hacer que el empleado se sienta importante. Ayuda a mantener a un profesional valioso en la empresa y a motivarlo para que trabaje de manera aún más productiva.
- Insignias de nombre: si está organizando una reunión de negocios para 100 personas o más, le dará a cada invitado una etiqueta con su nombre en la entrada. Los invitados pueden identificarse rápidamente entre sí y hacerles las preguntas correctas.
- Formularios de impuestos para empleados: si su empresa tiene empleados, debe presentar formularios de impuestos al IRS cada mes. Puede hacer esto rápidamente y sin perder tiempo si usa la combinación de correspondencia.
- Sobres -Puede crear sobres con información específica impresa en ellos (como la dirección) sin tener que escribirla individualmente.
- Formularios de solicitud de estudiantes: si enseña en una universidad, tiene que completar miles de formularios para sus estudiantes, por ejemplo, durante los exámenes de ingreso anuales. La combinación de correspondencia facilita mucho este proceso. No tiene que copiar y pegar texto a mano, sino que simplemente ingresa los nombres de los estudiantes y el programa los completará automáticamente.
- Correo electrónico – Es una forma rápida y sencilla de enviar un correo electrónicopersonalizado a una gran audiencia.
- Etiquetas – Las etiquetas son ideales para enviar documentos e información a los clientes sobre diversos temas.
- Pósteres: si es actor, bailarín o músico, necesita crear carteles de calidad para anunciar sus conciertos en diferentes ciudades en diferentes fechas. Un póster bellamente y correctamente diseñado atraerá a una nueva audiencia. Y el éxito no tardará en llegar.
- Certificados de curso: cuando imparte un curso, al final de su formación, generalmente entrega certificados de finalización del curso a sus estudiantes. El certificado incluye el nombre del estudiante, el resultado del examen y más.
- Envíos masivos: si tiene su propia floristería y recibe 500 pedidos de diferentes ramos por semana. Debe escribir el nombre y la dirección de cada destinatario en cada paquete. Cada vez que adjunta postales con el mismo texto. Por ejemplo:
«Querida Samanta, estamos encantados de complacerte con nuestras frescas y hermosas flores. ¡Que su día sea más hermoso y brillante! Y que su estado de ánimo sea más festivo. Gracias por elegirnos. Dolce Studio».
Por lo tanto, es necesario pegar el mismo texto a cada cliente y cambiar sólo el nombre y la dirección para la entrega de mensajería. Puede utilizar Mail Merge para redactar estas tarjetas para envíos masivos.
Conclusión
Mail Merge combina un documento con una fuente de datos para generar, por ejemplo, sobres con la dirección ya impresa o etiquetas de correo. Importa datos de una fuente independiente, como una hoja de cálculo. A continuación, rellena los espacios en blanco de la carta con la información necesaria para cada destinatario. Algunos procesadores de texto pueden insertar contenido de una base de datos, hoja de cálculo o tabla en documentos de texto.
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