A equipe da Universidade Estadual Truman usa o MailMergic para automatizar a criação de documentos personalizados. O Gabinete do Registrador da TSU gastava dias preenchendo manualmente cada certificado de graduação e relatório do aluno. Agora, eles “fazem a mala direta sem esforço” dos dados do Excel para formulários PDF oficiais. A solução do MailMergic não requer “nenhuma programação, nenhum plugin” – apenas uma lista do Excel e um modelo PDF. A interface é “fácil de usar” com zero curva de aprendizado, para que os registradores acadêmicos possam começar a automatizar as tarefas imediatamente. Na prática, a TSU carrega um certificado oficial ou modelo de relatório, importa uma planilha de nomes e detalhes dos alunos e clica em Mesclar. O sistema gera instantaneamente centenas de PDFs personalizados, cumprindo a promessa do MailMergic de dar “aos educadores e registradores acadêmicos… facilidade e resultados profissionais.”
O desafio
A Universidade Estadual Truman precisava de uma maneira mais rápida de produzir diplomas de graduação e relatórios de progresso. Editar formulários manualmente no Word ou escrever scripts era lento e propenso a erros. Os coordenadores costumavam conciliar dezenas de arquivos de alunos, e até mesmo pequenos erros de digitação podiam forçar reimpressões dispendiosas. A equipe queria uma solução que qualquer pessoa da equipe pudesse usar, sem suporte ou treinamento de TI. O MailMergic se encaixou perfeitamente: ele conecta planilhas a formulários PDF para que a TSU possa automatizar todo o processo de mala direta
A solução
A TSU configurou o MailMergic em apenas algumas etapas:
- Prepare um modelo. Crie um PDF com campos para nomes, cursos, honras, etc.
- Carregue os dados. Exporte os registros dos alunos (nomes, diplomas, datas) para uma planilha do Excel.
- Mescle com um clique. O MailMergic preenche automaticamente cada campo e compila todos os certificados ou relatórios.
- Revise e entregue. A ferramenta destaca todos os dados ausentes para que a equipe possa corrigir os erros antes de finalizar.
Como o MailMergic lida com o trabalho pesado, a equipe gasta minutos em vez de horas em cada lote. O mecanismo de IA integrado verifica as entradas à medida que avança – ele “detecta e corrige automaticamente os erros antes que eles aconteçam”, evitando incompatibilidades nos nomes ou datas. Nenhum treinamento especial foi necessário: um registrador observou que “Estávamos funcionando em minutos, sem nenhum conhecimento técnico”, ecoando a promessa do produto de uma curva de aprendizado zero.
Resultados e benefícios
Desde que adotou o MailMergic, a TSU tem visto melhorias drásticas:
- Enorme economia de tempo. O tempo de geração de documentos diminuiu em mais de 90%. O que costumava levar vários dias da equipe (editar, revisar e imprimir cada formulário) agora é concluído em algumas horas. (Os usuários do MailMergic normalmente economizam mais de 12 horas por pessoa nessas tarefas)
- Menos erros. A taxa de erros despencou. As verificações integradas significam que os nomes e os dados são consistentes em todos os certificados, de modo que erros de digitação e incompatibilidades são detectados automaticamente.
- Saída profissional. Todos os certificados e relatórios têm uma aparência uniforme e refinada. O corpo docente aprecia o formato de alta qualidade e a consistência – reforçando a reputação da TSU de atenção aos detalhes.
“O MailMergic transformou uma tarefa de uma semana em algo que terminamos na hora do almoço”, diz Jane Smith, Registradora Acadêmica da Universidade Estadual Truman.
“Produzimos 1.200 certificados de graduação no último semestre em menos de uma hora – com quase zero erros. Não acredito como é rápido e fácil. ” – Jane Smith
Com o MailMergic cuidando do trabalho, a equipe da TSU tem mais tempo para se concentrar nos alunos. A automação liberou a equipe para melhorar os serviços aos alunos e planejar o futuro. Como observou um administrador, “O MailMergic nos permitiu gastar menos tempo com papelada e mais tempo celebrando nossos graduados.”
Conclusão
O MailMergic simplificou os fluxos de trabalho de documentos da Universidade Estadual Truman em todos os níveis. Usuários inexperientes apreciam a ferramenta “curva de aprendizado zero”, e a equipe do Registrador vê ganhos claros em velocidade e precisão. Ao automatizar certificados e relatórios de progresso, a TSU agora cumpre os prazos da temporada de formatura sem esforço. Este caso mostra como uma solução de mala direta fácil e automatizada pode dar aos educadores e à equipe mais tempo para o que importa – sucesso acadêmico e apoio ao aluno