Pessoas de diferentes profissões precisam enviar o mesmo documento com o mesmo texto para várias pessoas todos os dias. Esses documentos também têm o mesmo design e organização de conteúdo, mas com nomes e endereços diferentes. Uma maneira óbvia de criar essas cartas é criá-las individualmente, aplicando o mesmo esforço repetidas vezes. Outra solução pode ser uma forma de criar esses documentos automaticamente. Essa tarefa pode ser facilmente automatizada usando a função Mala Direta em um processador de texto como o Microsoft Word.
Sumário
- O que é mala direta?
- O que é mala direta no Word?
- Que tipos de documentos você pode criar usando a mala direta?
- Conclusão
O que é mala direta?
Imagine que o Natal está se aproximando. Em antecipação às festas, você deseja escrever uma carta de felicitações e enviá-la para seus parentes, colegas, amigos, camaradas e conhecidos. Você contou 25 pessoas. Usar um processador de texto normal será difícil porque você terá que copiar e colar cada mensagem uma por uma em uma carta aberta. Isso levará muito tempo. Para acelerar esse processo, você pode escrever uma carta e criar uma Mala Direta com 25 saudações diferentes (Prezada Anne, Prezado Louren, Prezada Faith, Prezado Arnold, etc.).
Finalmente, com uma Mala Direta, você pode economizar tempo e criar rapidamente um documento PDF personalizado com o mínimo de esforço. Você não precisa copiar cada carta e reescrever nomes e endereços. A Mala Direta automatiza o processo de inserção de dados exclusivos no documento. A mala direta funciona vinculando um banco de dados ao seu documento. O banco de dados contém elementos exclusivos (Anna, Lourens, Vera, Arnold, etc.), e o documento é uma carta, etiqueta, fatura ou qualquer outro arquivo.
O que é mala direta no Word?
Mala direta é um recurso do Mirosoft Word e da maioria dos outros aplicativos de processamento de texto. Ele permite que os usuários enviem o mesmo documento ou carta para dezenas de destinatários. Esse recurso também permite conectar um único modelo de formulário a uma fonte de dados. A fonte contém dados de destinatários predefinidos e suportados, como um nome ou um endereço.
Microsoft Word é uma ferramenta que facilita a substituição de uma parte de um documento por elementos de dados exclusivos.
Em outras palavras, “Mala Direta” é um recurso que permite criar rapidamente documentos personalizados a partir de uma fonte de dados existente (como uma planilha do Excel). Por exemplo, se você tiver um modelo de formulário, poderá preencher alguns dados personalizados. Em seguida, você pode enviá-lo por e-mail para cada pessoa como um documento PDF. (Leia sobre o que é um arquivo PDF e como usá-lo em nosso artigo anterior.)
Que tipos de documentos você pode criar usando a mala direta?
- Faturas – Se você é um freelancer e trabalha para várias empresas, precisa enviar faturas para seus clientes para ser pago. Se você tiver 10 ou mais projetos diferentes, usar a Mala Direta para esses fins é muito conveniente.
- Cartas de agradecimento – Se você gosta da maneira como seus funcionários trabalham em sua empresa, pode enviar cartas de agradecimento personalizadas. Dessa forma, você pode destacar os méritos da pessoa e suas contribuições para os negócios. O objetivo de tal documento é fazer com que o funcionário se sinta importante. Ajuda a manter um profissional valioso na empresa e a motivá-lo a trabalhar ainda mais produtivamente.
- Crachás – Se você estiver organizando uma reunião de negócios para 100 pessoas ou mais, você dará a cada convidado um crachá na entrada. Os convidados podem se identificar rapidamente e fazer as perguntas certas.
- Formulários de impostos para funcionários – Se sua empresa tem funcionários, você precisa preencher formulários de impostos no IRS todos os meses. Você pode fazer isso de forma rápida e sem perder tempo se usar a Mala Direta.
- Envelopes – Você pode criar envelopes com informações específicas impressas neles (como o endereço) sem ter que escrevê-los individualmente.
- Formulários de inscrição de alunos – Se você leciona em uma universidade ou faculdade, você tem que preencher milhares de formulários para seus alunos, por exemplo, durante os exames de admissão anuais. A Mala Direta torna esse processo muito mais fácil. Você não precisa copiar e colar o texto manualmente, mas simplesmente inserir os nomes dos alunos, e o programa os preencherá automaticamente.
- E-mail – É uma maneira rápida e simples de enviar um e-mail personalizado para um grande público.
- Etiquetas – As etiquetas são ótimas para enviar documentos e enviar informações dos clientes sobre uma variedade de tópicos.
- Pôsteres – Se você é um ator, dançarino ou músico, você precisa criar pôsteres de qualidade para anunciar seus shows em diferentes cidades em diferentes datas. Um pôster lindamente e adequadamente projetado atrairá um novo público. E o sucesso não tardará a chegar.
- Certificados de curso – Quando você ministra um curso, ao final do seu treinamento, você geralmente entrega certificados de conclusão de curso para seus alunos. O certificado inclui o nome do aluno, o resultado do exame e muito mais.
- Remessas em massa – Se você tem sua própria loja de flores e recebe 500 pedidos de buquês diferentes por semana. Você precisa escrever o nome e o endereço de cada destinatário em cada pacote. Cada vez que você anexa cartões postais com o mesmo texto. Por exemplo:
“Prezada Samanta, estamos felizes em agradá-la com nossas flores frescas e bonitas. Que seu dia seja mais bonito e brilhante! E que seu humor seja mais festivo! Obrigado por nos escolher. Dolce Studio.”
Então, você precisa colar o mesmo texto para cada cliente e alterar apenas o nome e o endereço para entrega por correio. Você pode usar a Mala Direta para escrever esses cartões para remessas em massa.
Conclusão
A Mala Direta combina um documento com uma fonte de dados, para gerar envelopes pré-endereçados ou etiquetas de correspondência, por exemplo. Ela importa dados de uma fonte separada, como uma planilha. Em seguida, preenche os espaços em branco da carta com as informações necessárias para cada destinatário. Alguns processadores de texto podem inserir conteúdo de um banco de dados, planilha ou tabela em documentos de texto.
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