Le personnel de l’Université d’État de Truman utilise MailMergic pour automatiser la création de documents personnalisés. Le bureau du registraire de TSU passait auparavant des jours à remplir manuellement chaque certificat de diplôme et rapport d’étudiant. Maintenant, ils « fusionnent sans effort » les données d’Excel dans des formulaires PDF officiels. La solution de MailMergic ne nécessite « aucun codage, aucun plugin » – juste une liste Excel et un modèle PDF. L’interface est « conviviale » sans courbe d’apprentissage, ainsi les registraires académiques peuvent commencer à automatiser les tâches immédiatement. En pratique, TSU télécharge un modèle de certificat ou de rapport officiel, importe une feuille de calcul avec les noms et les détails des étudiants, et clique sur Fusionner. Le système génère instantanément des centaines de PDF personnalisés, correspondant à la promesse de MailMergic d’offrir « aux éducateurs et aux registraires académiques… facilité et résultats professionnels. »
Le défi
L’Université d’État de Truman avait besoin d’un moyen plus rapide pour produire les diplômes et les rapports de progression. L’édition manuelle de formulaires dans Word ou l’écriture de scripts était lente et sujette aux erreurs. Les coordinateurs jonglaient souvent avec des dizaines de dossiers d’étudiants, et même de petites fautes de frappe pouvaient forcer des réimpressions coûteuses. L’équipe voulait une solution que n’importe qui dans le personnel pourrait utiliser, sans support informatique ni formation. MailMergic répondait à ces critères : il connecte les feuilles de calcul aux formulaires PDF pour que TSU puisse automatiser l’ensemble du processus de publipostage
La solution
TSU a configuré MailMergic en quelques étapes seulement :
- Préparer un modèle. Créer un PDF avec des champs pour les noms, les spécialités, les mentions, etc.
- Télécharger les données. Exporter les dossiers des étudiants (noms, diplômes, dates) vers une feuille Excel.
- Fusionner en un clic. MailMergic remplit automatiquement chaque champ et compile tous les certificats ou rapports.
- Réviser et livrer. L’outil met en évidence toutes les données manquantes pour que le personnel puisse corriger les erreurs avant la finalisation.
Comme MailMergic se charge du gros du travail, le personnel passe des minutes au lieu d’heures sur chaque lot. Le moteur d’IA intégré vérifie les entrées au fur et à mesure – il « détecte et corrige automatiquement les erreurs avant qu’elles ne se produisent », évitant les incohérences dans les noms ou les dates. Aucune formation spéciale n’était nécessaire : un registraire a noté « Nous étions opérationnels en quelques minutes, sans aucune connaissance technique, » faisant écho à la promesse du produit d’une courbe d’apprentissage nulle.
Résultats et avantages
Depuis l’adoption de MailMergic, TSU a constaté des améliorations spectaculaires :
- Énormes gains de temps. Le temps de génération des documents a diminué de plus de 90 %. Ce qui prenait auparavant plusieurs jours-personnes (édition, relecture et impression de chaque formulaire) s’accomplit maintenant en quelques heures. (Les utilisateurs de MailMergic économisent généralement plus de 12 heures par personne sur ces tâches)
- Moins d’erreurs. Le taux d’erreur a chuté. Les vérifications intégrées signifient que les noms et les données sont cohérents sur chaque certificat, donc les fautes de frappe et les incohérences sont détectées automatiquement.
- Résultat professionnel. Tous les certificats et rapports ont un aspect uniforme et soigné. Les professeurs apprécient le format de haute qualité et la cohérence – renforçant la réputation de TSU pour son attention aux détails.
« MailMergic a transformé une corvée d’une semaine en quelque chose que nous terminons avant le déjeuner, » déclare Jane Smith, Registraire académique à l’Université d’État de Truman.
« Nous avons produit 1 200 certificats de diplôme le semestre dernier en moins d’une heure – avec presque zéro erreur. Je n’arrive pas à croire à quel point c’est rapide et facile. » – Jane Smith
Avec MailMergic qui gère le travail, le personnel de TSU a plus de temps pour se concentrer sur les étudiants. L’automatisation a libéré du temps au personnel pour améliorer les services aux étudiants et planifier à l’avance. Comme l’a noté un administrateur, « MailMergic nous a permis de passer moins de temps sur la paperasserie et plus de temps à célébrer nos diplômés. »
Conclusion
MailMergic a rationalisé les flux de travail documentaires de l’Université d’État de Truman dans tous les domaines. Les utilisateurs inexpérimentés apprécient l’outil « sans courbe d’apprentissage », et l’équipe du registraire constate des gains clairs en vitesse et en précision. En automatisant les certificats et les rapports de progression, TSU respecte désormais sans effort les délais de la saison des remises de diplômes. Ce cas montre comment une solution de publipostage facile et automatisée peut donner aux éducateurs et au personnel plus de temps pour ce qui compte – la réussite académique et le soutien aux étudiants