Lorsque vous fusionnez des documents dans MailMergic, votre historique de fusion — l’enregistrement de ce qui a été généré et quand — est stocké afin que vous puissiez revenir en arrière et consulter les exécutions précédentes. C’est pratique, mais si vous travaillez avec des informations sensibles telles que des dossiers d’étudiants, des formulaires médicaux ou des données financières, vous ne voudrez peut-être pas que cet historique reste plus longtemps que nécessaire.
Vous pouvez désormais décider exactement combien de temps MailMergic conserve votre historique de fusion.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Dans vos Paramètres de compte, vous trouverez une nouvelle option Conservation des données. Choisissez la durée de conservation de votre historique de fusion :
- 5 minutes — pour une confidentialité maximale ; les données sont nettoyées presque immédiatement après votre fusion
- 1 jour — conservez-les juste assez longtemps pour les consulter et les télécharger
- 14 jours — une période raisonnable pour la plupart des flux de travail
- 30 jours — la valeur par défaut, et ce que la plupart des utilisateurs trouveront confortable
- 90 jours — pour les cas où vous avez besoin d’une piste d’audit plus longue
- 180 jours — la période de conservation maximale
Une fois la période de conservation expirée, MailMergic supprime automatiquement l’historique de fusion. Aucun nettoyage manuel n’est nécessaire — cela se fait en arrière-plan.
Qui en a besoin ?
Si vous traitez des données soumises à des réglementations en matière de confidentialité — pensez au RGPD, à la FERPA, à l’HIPAA ou aux politiques de conformité internes — cette fonctionnalité vous offre un moyen simple de limiter la durée de conservation des informations personnelles dans MailMergic. Au lieu de devoir vous souvenir de supprimer manuellement les anciens enregistrements, vous définissez la politique une fois et elle est appliquée automatiquement.
C’est également utile pour quiconque préfère simplement un espace de travail propre. Si vous n’avez pas besoin de consulter les fusions d’il y a trois mois, il n’y a aucune raison de les conserver.
Comptes d’équipe
Si vous gérez une équipe, votre paramètre de conservation s’applique automatiquement à tous les membres de l’équipe. Cela signifie que vous pouvez définir une politique à l’échelle de l’entreprise et savoir qu’elle est respectée — pas besoin de configurer chaque compte individuellement.
La valeur par défaut convient à la plupart des gens
Si vous ne modifiez jamais ce paramètre, votre historique de fusion est conservé pendant 30 jours — un équilibre judicieux entre commodité et ordre. Mais si votre travail exige un contrôle plus strict, l’option est là chaque fois que vous en avez besoin.
Vérifiez vos paramètres — rendez-vous dans les Paramètres de compte et recherchez Conservation des données. Une seule liste déroulante, et vous avez le contrôle.