El personal de la Universidad Estatal Truman utiliza MailMergic para automatizar la creación de documentos personalizados. La Oficina de Registro de la TSU antes pasaba días rellenando manualmente cada certificado de graduación e informe del estudiante. Ahora, “combinan correspondencia sin esfuerzo” los datos de Excel en formularios PDF oficiales. La solución de MailMergic no requiere “ninguna codificación, ni plugins”, solo una lista de Excel y una plantilla PDF. La interfaz es “fácil de usar” sin curva de aprendizaje, por lo que los registradores académicos pueden comenzar a automatizar las tareas de inmediato. En la práctica, la TSU carga un certificado oficial o una plantilla de informe, importa una hoja de cálculo de nombres y detalles de los estudiantes y hace clic en Combinar. El sistema genera instantáneamente cientos de archivos PDF personalizados, cumpliendo la promesa de MailMergic de brindar “a los educadores y registradores académicos… facilidad y resultados profesionales”.
El desafío
La Universidad Estatal Truman necesitaba una forma más rápida de producir diplomas de graduación e informes de progreso. Editar formularios manualmente en Word o escribir scripts era lento y propenso a errores. Los coordinadores a menudo hacían malabarismos con docenas de archivos de estudiantes, e incluso pequeños errores tipográficos podían generar costosas reimpresiones. El equipo quería una solución que cualquier miembro del personal pudiera usar, sin soporte técnico ni capacitación. MailMergic encajaba a la perfección: conecta hojas de cálculo con formularios PDF para que la TSU pueda automatizar todo el proceso de combinación de correspondencia.
La solución
La TSU configuró MailMergic en solo unos pocos pasos:
- Prepare una plantilla. Cree un PDF con campos para nombres, especialidades, honores, etc.
- Cargue los datos. Exporte los registros de los estudiantes (nombres, títulos, fechas) a una hoja de Excel.
- Combine con un solo clic. MailMergic completa automáticamente cada campo y compila todos los certificados o informes.
- Revise y entregue. La herramienta destaca cualquier dato faltante para que el personal pueda corregir los errores antes de finalizar.
Debido a que MailMergic se encarga del trabajo pesado, el personal dedica minutos en lugar de horas a cada lote. El motor de IA integrado comprueba las entradas a medida que avanza: “detecta y corrige automáticamente los errores antes de que ocurran”, evitando errores de coincidencia en nombres o fechas. No se necesitó ninguna capacitación especial: un registrador señaló que “Estuvimos en funcionamiento en minutos, sin ningún conocimiento técnico”, haciéndose eco de la promesa del producto de una curva de aprendizaje cero.
Resultados y beneficios
Desde que adoptó MailMergic, la TSU ha experimentado mejoras drásticas:
- Enormes ahorros de tiempo. El tiempo de generación de documentos se ha reducido en más del 90%. Lo que antes tomaba varios días al personal (editar, revisar y imprimir cada formulario) ahora se completa en un par de horas. (Los usuarios de MailMergic suelen ahorrar más de 12 horas por persona en estas tareas)
- Menos errores. La tasa de error se ha desplomado. Las comprobaciones integradas significan que los nombres y los datos son coherentes en todos los certificados, por lo que los errores tipográficos y las discrepancias se detectan automáticamente.
- Salida profesional. Todos los certificados e informes tienen un aspecto uniforme y pulido. El profesorado aprecia el formato de alta calidad y la coherencia, lo que refuerza la reputación de la TSU por la atención al detalle.
“MailMergic convirtió una tarea de una semana en algo que terminamos a la hora del almuerzo”, dice Jane Smith, registradora académica de Truman State.
«Produjimos 1200 certificados de graduación el semestre pasado en menos de una hora, con casi cero errores. No puedo creer lo rápido y fácil que es. » – Jane Smith
Con MailMergic encargándose del trabajo, el personal de la TSU tiene más tiempo para concentrarse en los estudiantes. La automatización liberó al personal para mejorar los servicios estudiantiles y planificar el futuro. Como señaló un administrador, “MailMergic nos permitió dedicar menos tiempo al papeleo y más tiempo a celebrar a nuestros graduados”.
Conclusión
MailMergic ha agilizado los flujos de trabajo de documentos de Truman State en todos los ámbitos. Los usuarios inexpertos aprecian la herramienta de “curva de aprendizaje cero”, y el equipo de Registro ve claras ganancias en velocidad y precisión. Al automatizar los certificados y los informes de progreso, la TSU ahora cumple sin esfuerzo los plazos de la temporada de graduación. Este caso muestra cómo una solución de combinación de correspondencia fácil y automatizada puede brindar a los educadores y al personal más tiempo para lo que importa: el éxito académico y el apoyo estudiantil.