Mitarbeiter der Truman State University nutzen MailMergic, um die Erstellung personalisierter Dokumente zu automatisieren. Das Immatrikulationsamt der TSU verbrachte zuvor Tage damit, jedes Abschlusszeugnis und jeden Studienbericht manuell auszufüllen. Jetzt führen sie Daten aus Excel „mühelos per Serienbrief“ in offizielle PDF-Formulare zusammen. Die Lösung von MailMergic erfordert „keine Programmierung, keine Plugins“ – nur eine Excel-Liste und eine PDF-Vorlage. Die Benutzeroberfläche ist „benutzerfreundlich“ mit keinerlei Einarbeitungszeit, sodass akademische Registrare sofort mit der Automatisierung von Aufgaben beginnen können. In der Praxis lädt die TSU eine offizielle Zeugnis- oder Berichtsvorlage hoch, importiert eine Tabelle mit Studentennamen und -details und klickt auf Zusammenführen. Das System generiert sofort Hunderte personalisierter PDFs und erfüllt damit das Versprechen von MailMergic, „Pädagogen und akademischen Registraren…Einfachheit und professionelle Ergebnisse“ zu bieten.
Die Herausforderung
Truman State benötigte eine schnellere Methode zur Erstellung von Abschlusszeugnissen und Leistungsberichten. Das manuelle Bearbeiten von Formularen in Word oder das Schreiben von Skripten war langsam und fehleranfällig. Koordinatoren jonglierten oft mit Dutzenden von Studentenakten, und selbst kleine Tippfehler konnten kostspielige Nachdrucke erzwingen. Das Team suchte eine Lösung, die jeder Mitarbeiter ohne IT-Support oder Schulung nutzen konnte. MailMergic passte perfekt: Es verbindet Tabellenkalkulationen mit PDF-Formularen, sodass die TSU den gesamten Serienbrieferstellungsprozess automatisieren kann.
Die Lösung
Die TSU richtete MailMergic in nur wenigen Schritten ein:
- Vorlage vorbereiten. Erstellen Sie ein PDF mit Feldern für Namen, Hauptfächer, Auszeichnungen usw.
- Daten hochladen. Exportieren Sie Studentendaten (Namen, Abschlüsse, Daten) in eine Excel-Tabelle.
- Mit einem Klick zusammenführen. MailMergic füllt automatisch jedes Feld aus und erstellt alle Zeugnisse oder Berichte.
- Überprüfen und bereitstellen. Das Tool hebt fehlende Daten hervor, sodass Mitarbeiter Fehler vor der Fertigstellung korrigieren können.
Da MailMergic die Hauptarbeit übernimmt, verbringen die Mitarbeiter Minuten statt Stunden mit jedem Stapel. Die integrierte KI-Engine prüft die Einträge laufend – sie „erkennt und korrigiert Fehler automatisch, bevor sie auftreten“, wodurch Unstimmigkeiten bei Namen oder Daten verhindert werden. Es war keine spezielle Schulung erforderlich: Ein Registrar bemerkte: „Wir waren innerhalb weniger Minuten einsatzbereit, ganz ohne technischen Hintergrund,“ was das Versprechen des Produkts einer keinerlei Einarbeitungszeit unterstreicht.
Ergebnisse und Vorteile
Seit der Einführung von MailMergic hat die TSU dramatische Verbesserungen erzielt:
- Enorme Zeitersparnis. Die Zeit für die Dokumentenerstellung ist um über 90 % gesunken. Was früher mehrere Arbeitstage (Bearbeiten, Korrekturlesen und Drucken jedes Formulars) in Anspruch nahm, ist jetzt in wenigen Stunden erledigt. (MailMergic-Benutzer sparen bei diesen Aufgaben typischerweise über 12 Stunden pro Person)
- Weniger Fehler. Die Fehlerrate ist drastisch gesunken. Integrierte Prüfungen stellen sicher, dass Namen und Daten auf jedem Zeugnis konsistent sind, sodass Tippfehler und Unstimmigkeiten automatisch erkannt werden.
- Professionelle Ausgabe. Alle Zeugnisse und Berichte haben ein einheitliches, professionelles Aussehen. Die Fakultät schätzt das hochwertige Format und die Konsistenz – was den Ruf der TSU für Detailgenauigkeit stärkt.
„MailMergic hat eine wochenlange Aufgabe in etwas verwandelt, das wir bis zum Mittagessen erledigen“, sagt Jane Smith, Registrarin an der Truman State.
„Wir haben im letzten Semester 1.200 Abschlusszeugnisse in weniger als einer Stunde erstellt – mit nahezu null Fehlern. Ich kann nicht glauben, wie schnell und einfach das ist. „ – Jane Smith“
Da MailMergic die Arbeit übernimmt, haben die Mitarbeiter der TSU mehr Zeit, sich auf die Studenten zu konzentrieren. Die Automatisierung ermöglichte es den Mitarbeitern, die Studentendienste zu verbessern und vorausschauend zu planen. Wie ein Administrator bemerkte: „MailMergic ermöglichte es uns, weniger Zeit mit Papierkram und mehr Zeit mit der Feier unserer Absolventen zu verbringen.“
Schlussfolgerung
MailMergic hat die Dokumenten-Workflows der Truman State University durchweg optimiert. Unerfahrene Benutzer schätzen das Tool mit „keinerlei Einarbeitungszeit“, und das Team des Immatrikulationsamtes verzeichnet deutliche Gewinne an Geschwindigkeit und Genauigkeit. Durch die Automatisierung von Zeugnissen und Leistungsberichten erfüllt die TSU nun mühelos die Fristen der Abschlusszeit. Dieser Fall zeigt, wie eine einfache, automatisierte Serienbrieflösung Pädagogen und Mitarbeitern mehr Zeit für das Wesentliche geben kann – akademischen Erfolg und studentische Unterstützung.