Erstellen Sie personalisierte PDFs aus einer Vorlage und einer Excel-Tabelle. Befolgen Sie diese 5 einfachen Schritte, um jedes PDF automatisch auszufüllen und optional jede Datei als E-Mail-Anhang zu versenden.
Kurzübersicht
Führen Sie einen Serienbrief für ein PDF durch, wenn Sie viele individualisierte Dokumente (Rechnungen, Verträge, Zertifikate, Anträge) aus einer einzigen PDF-Vorlage und einer Datentabelle erstellen müssen. MailMergic füllt Platzhalter in Ihrer Vorlage mit Werten aus Ihrer Excel-Datei und generiert ein PDF pro Zeile.
In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie MailMergic verwenden, um eine PDF-Datei in fünf einfachen Schritten automatisch auszufüllen. Melden Sie sich bei Ihrem Konto an und erstellen Sie einen neuen Serienbrief mit einem Klick auf „Serienbrief erstellen“:
Schritt 1: Hochladen Ihrer PDF-Datei
Ziehen Sie im ersten Schritt per Drag Drop oder klicken Sie auf den Ablagebereich, um das PDF-Formular (oder die Word-Datei) hochzuladen, das Sie als Vorlage verwenden möchten. Es spielt keine Rolle, ob das PDF interaktive Formularfelder enthält oder nicht.
Sobald Sie die PDF-Datei hochgeladen haben, werden Sie zum zweiten Schritt weitergeleitet.
Schritt #2: Laden Sie Ihre Excel-Tabelle hoch
Laden Sie die Excel-Datei hoch, die die Daten für den Serienbrief enthält. Platzieren Sie die relevanten Daten auf dem ersten Blatt und stellen Sie sicher, dass jede Spalte eine klare Spaltenüberschrift hat. Diese Überschriften werden zu den Platzhalternamen, die Sie im Editor verwenden werden.
Schritt Nr. 3: Ziehen Sie die Platzhalter per Drag Drop auf Ihre PDF-Datei.
Der Editor zeigt alle Spaltenüberschriften als Platzhalter an. Ziehen Sie einen Platzhalter auf das PDF, wo dieser Wert erscheinen soll. Ändern Sie die Größe, richten Sie aus und formatieren Sie jeden Platzhalter mit der Symbolleiste. Sie können Platzhalter suchen, ändern, welche Zeile die Kopfzeile ist, und das Ergebnis mit echten Daten vorschauen. Halten Sie das Layout einfach, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Verwenden Sie das Suchfeld, um schnell den benötigten Platzhalter zu finden:
Wenn keine Platzhalter erscheinen oder sie falsch aussehen, klicken Sie auf den Link „Kopfzeile ändern…“. Eine Vorschau Ihrer Excel-Tabelle wird geöffnet. Wählen Sie die Zeile aus, die tatsächlich Ihre Spaltenüberschriften enthält, und bestätigen Sie dann mit „Kopfzeile ändern“. Die Platzhalter werden automatisch basierend auf Ihrer Auswahl aktualisiert.
Die Symbolleiste
Ziehen Sie jeden Platzhalter an die richtige Stelle in Ihrem PDF und verwenden Sie dann die Symbolleiste, um dessen Größe, Stil und Aussehen anzupassen.
- Platzhaltertyp: Wechseln Sie einen Platzhalter von Text zu einem QR-Code, einer E-Signatur, einem Bild oder anderen verfügbaren Formaten.
- Schriftfamilie: Wählen Sie aus über 600 verfügbaren Schriftarten, um Ihren Platzhaltertext zu gestalten.
- Schriftgröße: Legen Sie die Textgröße für Ihre Platzhalter fest, indem Sie eine vorgegebene Option auswählen oder einen benutzerdefinierten Wert eingeben.
- Textausrichtung: Richten Sie den Platzhaltertext links, rechts oder zentriert aus.
- Textfarbe: Wählen Sie aus vordefinierten Farben oder geben Sie einen benutzerdefinierten Hex-Code für Ihren Platzhaltertext ein.
- Platzhalter löschen: Klicken Sie auf den roten Papierkorb, um einen Platzhalter aus Ihrem PDF zu entfernen.
Vorschau Ihrer Daten
Klicken Sie auf Vorschau, um zu sehen, wie Ihre generierten PDFs vor der Fertigstellung aussehen werden.
Die Platzhalter im Editor werden automatisch durch die entsprechenden Daten aus Ihrer Excel-Datei ersetzt.
Durchsuchen Sie die einzelnen PDF-Dateien, jede davon wird automatisch mit Daten aus einer Zeile Ihrer Excel-Datei gefüllt.
Überprüfen Sie, ob alle Platzhalter richtig positioniert und formatiert sind. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf „Speichern Weiter“, um fortzufahren.
Schritt #4: Ausgabe- und E-Mail-Optionen wählen
Sie werden nun zum vierten und letzten Schritt weitergeleitet:
Ihr Guthaben
Diese Tabelle zeigt, wie viele Credits Sie für den Serienbrief verwenden und wie viele übrig sind. Ein Credit generiert ein PDF für eine einzelne Zeile in Ihrer Excel-Tabelle. Der immer kostenlose Plan beinhaltet ein monatliches Kontingent von 100 kostenlosen PDFs, und Sie können jederzeit ein Upgrade durchführen, wenn Sie mehr benötigen.
Einstellungen
Hier können Sie Dateinamen, Ausgabeoptionen und Ihre E-Mail-Vorlage anpassen. Sehen wir uns jede Einstellung im Detail an.
Benutzerdefinierte Dateinamen festlegen
In diesem Abschnitt können Sie einen benutzerdefinierten Dateinamen für jedes generierte PDF festlegen. Verwenden Sie Variablen, um Daten aus Ihrer Excel-Datei einzuschließen: Geben Sie @ ein und wählen Sie die entsprechende Spalte aus dem Dropdown-Menü. Wenn Ihre Excel-Datei viele Spalten hat, geben Sie den Spaltennamen nach @ ein, um die Auswahl einzugrenzen. Um eine Platzhaltervariable zu entfernen, klicken Sie auf das x daneben.“
Ausgabeoptionen
Hier können Sie anpassen, wie Ihre PDFs generiert werden. Wählen Sie, ob Sie jedes PDF einzeln herunterladen oder sie zu einer einzigen Datei zusammenfassen möchten. Sie können auch entscheiden, ob Sie bestehende interaktive Formularelemente, wie Textfelder oder Optionsfelder, beibehalten oder entfernen möchten. Wenn Sie unsicher sind, bleiben Sie am besten bei den Standardeinstellungen.
Als E-Mail-Anhang senden
In diesem Abschnitt können Sie wählen, Ihre generierten PDFs als E-Mail-Anhänge an Empfänger zu senden, die in Ihrer Excel-Datei aufgeführt sind. Hinweis: Diese Funktion ist nur in den Pro- und Enterprise-Plänen verfügbar.
Sobald alles bereit ist, klicken Sie auf „PDF-Dateien generieren“, um Ihre personalisierten PDFs zu erstellen:
Warten Sie einen Moment, während der Serienbriefprozess abgeschlossen wird.
Schritt #5: Generieren und herunterladen
Klicken Sie auf die „Herunterladen“-Schaltfläche, um Ihre ausgefüllten PDF-Formulare auf Ihrem Computer zu speichern.
Die heruntergeladene ZIP-Datei enthält alle Ihre PDFs, jede davon automatisch mit Daten aus Ihrer Excel-Tabelle gefüllt.
Die PDFs sind mit den Platzhaltern gefüllt, die Sie im Editor hinzugefügt haben. Im Screenshot unten sind die ausgefüllten Platzhalter zur besseren Übersichtlichkeit in Rot hervorgehoben.
Wenn Sie bereit sind, die E-Mails zu senden, klicken Sie in Schritt 4 des Assistenten auf „Weiter“.
Klicken Sie im letzten Schritt auf „E-Mails senden“, um Ihre PDFs an die Empfänger zuzustellen:
Ihre E-Mails werden generiert und an die in Ihrer Excel-Datei aufgeführten Empfänger gesendet, jede mit ihrem angepassten PDF-Anhang. Sie können den Sendestatus im „E-Mail-Bericht“ überwachen:
Tipps für zuverlässige Ergebnisse
- Verwenden Sie klare Spaltenüberschriften wie
FirstName,LastName,InvoiceNumber,Email. - Halten Sie jeden Platzhalter kurz und konsistent.
- Führen Sie einen kleinen Test mit 2–3 Zeilen durch, bevor Sie Hunderte von Datensätzen verarbeiten.
- Verwenden Sie die Vorschaufunktion, um Layoutverschiebungen zu erkennen, bevor Sie alle Dateien generieren.
- Wenn Sie planen, Anhänge per E-Mail zu versenden, überprüfen Sie, ob die
Email-Spalte gültige Adressen enthält.
FAQ
F: Benötige ich Formularfelder im PDF, damit MailMergic funktioniert?
A: Nein. MailMergic füllt jede PDF-Vorlage, unabhängig davon, ob sie Formularfelder enthält oder nicht.
F: Kann ich individuelle Passwörter auf jedes generierte PDF anwenden?
A: Ja! In Schritt 4 können Sie eindeutige Passwörter für jede PDF-Datei mithilfe von Variablen aus Ihrer Excel-Tabelle festlegen. Dies stellt sicher, dass jeder Empfänger ein sicheres, personalisiertes Dokument erhält.
F: Wie kann ich Fehler erkennen, bevor ich PDFs generiere?
A: Verwenden Sie MailMergics KI-gestützte Excel-Prüfung, um fehlende oder inkonsistente Daten zu identifizieren. Diese Funktion hilft, Layoutprobleme, leere Platzhalter oder falsche Werte vor dem Serienbriefprozess zu verhindern.
F: Wie werden Credits während eines Serienbriefs verbraucht?
A: Ein Credit wird verwendet, um ein PDF für eine Zeile in Ihrer Excel-Datei zu generieren. Der kostenlose Plan beinhaltet ein monatliches Kontingent an kostenlosen PDFs, mit Optionen zum Upgrade für höhere Volumina.
F: Kann ich PDFs automatisch als E-Mail-Anhänge senden?
A: Absolut. Sie können Ihre generierten PDFs an die in Ihrer Excel-Datei aufgeführten Empfänger senden, diese Funktion ist in den Pro- und Enterprise-Plänen verfügbar.
F: Kann ich alle generierten PDFs zu einer Datei zusammenfassen?
A: Ja, unter Ausgabeoptionen können Sie wählen, alle einzelnen PDFs zu einem einzigen kombinierten Dokument zusammenzuführen.
F: Können Platzhalter Bilder, E-Signaturen oder QR-Codes enthalten?
A: Ja, Platzhalter sind nicht auf Text beschränkt – Sie können QR-Codes, E-Signaturfelder, Bilder oder andere unterstützte Typen für jeden Datensatz einfügen.
F: Kann ich E-Signaturfelder zu einem PDF hinzufügen, damit meine Empfänger es unterschreiben können?
A: Ja! Sie können E-Signaturfelder zu Ihren PDF-Vorlagen hinzufügen, wodurch jeder Empfänger das Dokument digital unterschreiben kann, nachdem es generiert wurde.
F: Wie stelle ich sicher, dass E-Mails alle Empfänger erfolgreich erreichen?
A: Überprüfen Sie nochmals, ob alle E-Mail-Adressen in Ihrer Excel-Datei korrekt sind. Verwenden Sie den E-Mail-Bericht, um den Zustellstatus zu verfolgen und fehlgeschlagene E-Mails zu identifizieren.
Erstellen Sie Ihr kostenloses MailMergic-Konto hier. Wenn Sie Fragen haben, hilft Ihnen unser Support-Team gerne – senden Sie uns einfach eine E-Mail an [email protected]. Vielen Dank fürs Lesen und viel Erfolg beim Serienbrief!
