So kopieren Sie eine Tabelle von PDF nach Excel (ohne die Formatierung zu zerstören)

Müssen Sie eine Tabelle von PDF nach Excel kopieren, damit Sie die Daten filtern, analysieren oder darüber berichten können, aber jedes Mal, wenn Sie sie einfügen, wird das Layout zerstört, Zellen werden zusammengeführt oder Zahlen fehlen? Hier erfahren Sie, wie Sie das Problem lösen können.

Kurze Antwort:

Sie können Tabellen aus einer PDF-Datei in Excel übernehmen, indem Sie:

1. Öffnen Sie die PDF-Datei in einem Tool, das die Tabellenextraktion unterstützt (z. B. Adobe Acrobat, Online-Konverter oder Excel selbst).
2. Wählen Sie die Tabelle aus oder verwenden Sie die Exportfunktion des Tools.
3. Kopieren oder exportieren Sie die Daten direkt nach Excel.
4. Bereinigen Sie bei Bedarf die Formatierung (Spalten anpassen, verbundene Zellen entfernen, Kopfzeilen korrigieren).

Auf diese Weise können Sie PDF-Tabellen schnell in bearbeitbare Excel-Tabellen umwandeln.

Kurzanleitung zur Entscheidung: Welche Methode sollten Sie verwenden?

Da Sie wahrscheinlich mit PDF-Dokumenten vertraut sind und nur wissen müssen, wie Sie eine Tabelle in ein Excel-Blatt kopieren, gehen wir direkt zu den Lösungen über. Wenn Sie es schnell erledigen möchten, beginnen Sie hier:

• Einfache, gut strukturierte Tabelle in einer digitalen PDF-Datei
  → Versuchen Sie es mit direktem Kopieren und Einfügen + Inhalte einfügen in Excel (am schnellsten, keine zusätzlichen Tools).
• Komplexe Tabelle oder Kopieren/Einfügen zerstört das Layout
  → Öffnen Sie die PDF-Datei in Microsoft Word, lassen Sie Word sie in ein bearbeitbares Dokument konvertieren und kopieren Sie die Tabelle dann nach Excel.
• Sie haben Adobe Acrobat (nicht nur Reader)
  → Verwenden Sie direkt „In Microsoft Excel exportieren“, um ein einigermaßen sauberes Arbeitsblatt zu erhalten.
• Sie bevorzugen eine Web-Lösung mit einem Klick
  → Verwenden Sie einen Online-PDF-zu-Excel-Konverter, öffnen Sie dann die resultierende Excel-Datei und bereinigen Sie sie.
• Sie haben viele PDFs mit vielen Tabellen
  → Verwenden Sie Power Query / Daten aus PDF abrufen in Excel (für unterstützte Versionen), um Tabellen aus mehreren PDFs in einem Workflow zu extrahieren.

Im Folgenden werden wir diese Ansätze Schritt für Schritt durchgehen und dann die Fehlerbehebung behandeln.

Warum das Kopieren von Tabellen von PDF nach Excel schwierig ist

PDF wurde entwickelt, um das Aussehen eines Dokuments (Layout, Schriftarten, Seitenumbrüche) beizubehalten. Excel wurde entwickelt, um Daten in Zellen zur Berechnung und Analyse zu strukturieren. Wichtig zu wissen ist auch, dass sich Excel von .docx-Dateien unterscheidet und diese als .xls- oder .xlsx-Dateien speichert.

Da PDFs Daten nicht als sauberes Raster aus Zeilen und Spalten speichern, macht Excel oft Folgendes:

• falsch interpretiert Spaltengrenzen,
• führt mehrere Spalten zu einer zusammen oder
• teilt einzelne Werte auf mehrere Zellen auf.

Deshalb ist die Methode und das Tool, das Sie auswählen, so wichtig, um ein sauberes Ergebnis zu erzielen.

Methode 1: Tabelle von PDF nach Excel mit Kopieren und Einfügen kopieren (am schnellsten)

Am besten geeignet für: einfache, klar strukturierte Tabellen in digitalen PDFs.
Nicht ideal für: gescannte PDFs oder sehr komplexe Layouts.

Schritt-für-Schritt

1. Öffnen Sie die PDF-Datei mit einem Viewer, der die Textauswahl unterstützt
   • Zum Beispiel ein Desktop-Viewer oder Browser.
2. Wählen Sie die Tabelle aus
   • Ziehen Sie, um die Zeilen und Spalten hervorzuheben, die Sie kopieren möchten.
   • Vermeiden Sie nach Möglichkeit die Einbeziehung von Seitenzahlen, Überschriften oder Fußzeilen.
3. Kopieren Sie die Auswahl
   • Rechtsklick → Copy, oder
   • Drücken Sie Ctrl + C (Cmd + C auf dem Mac).
4. Fügen Sie die Tabelle mit Inhalte einfügen in Excel ein
   • Öffnen Sie Excel und wählen Sie die Zelle oben links aus, in der Sie die Tabelle platzieren möchten.
   • Rechtsklick → Paste Special → versuchen Sie:
     • Text (um Spalten nach Leerzeichen/Tabulatoren aufzuteilen) oder
     • Match Destination Formatting und passen Sie sie nach Bedarf an.
5. Spaltenumbrüche und Ausrichtung korrigieren
   • Verwenden Sie Text in Spalten, wenn Excel alles in eine Spalte geworfen hat.
   • Passen Sie die Spaltenbreiten an, entfernen Sie leere Zeilen und formatieren Sie Zahlen/Daten neu.

Profis

• Sehr schnell, keine zusätzliche Software
• Funktioniert gut für einfache Tabellen

Nachteile

• Zerstört oft die Formatierung bei komplexeren Layouts
• Funktioniert nicht gut bei gescannten PDFs (Bilder, kein Text)

Methode 2: Verwenden Sie Microsoft Word als Brücke (PDF → Word → Excel)

Am besten geeignet für: komplexe Tabellen oder PDFs, bei denen das direkte Einfügen unordentlich ist.
Funktioniert mit vielen Versionen von Office und sowohl Windows als auch macOS.

Schritt-für-Schritt

1. Öffnen Sie die PDF-Datei in Microsoft Word
   • Klicken Sie im Datei-Explorer / Finder mit der rechten Maustaste auf die PDF-Datei → Open with → Word (oder ziehen Sie die PDF-Datei in ein offenes Word-Fenster).
   • Word zeigt eine Meldung an, dass die PDF-Datei in ein bearbeitbares Dokument konvertiert wird. Bestätigen Sie, um fortzufahren.
2. Lassen Sie Word die PDF-Datei konvertieren
   • Scrollen Sie nach der Konvertierung zu der Tabelle, die Sie benötigen.
   • Word erkennt Tabellen normalerweise und konvertiert sie in echte Word-Tabellenobjekte (Zeilen/Spalten) anstelle von rohem Text.
3. Wählen Sie die Tabelle aus und kopieren Sie sie
   • Klicken Sie auf das Tabellenverschiebungs-Handle (kleines Quadrat oben links in der Tabelle) oder ziehen Sie, um die gesamte Tabelle auszuwählen.
   • Rechtsklick → Copy, oder drücken Sie Ctrl + C.
4. In Excel einfügen
   • Öffnen Sie eine Excel-Arbeitsmappe und wählen Sie die Zielzelle aus.
   • Drücken Sie Ctrl + V, um sie einzufügen.
   • Die Tabelle sollte mit weitgehend intakten Zeilen und Spalten erscheinen.
5. Formatierung bereinigen
   • Passen Sie die Spaltenbreiten an, entfernen Sie zusätzliche Kopfzeilenzeilen und korrigieren Sie Datums-/Zahlenformate.
   • Wenn die Spalten immer noch falsch ausgerichtet sind, versuchen Sie, sie zuerst in ein leeres Blatt einzufügen, und verwenden Sie dann Text in Spalten und Sortieren/Filtern, um sie neu zu formen.

Profis

• Verarbeitet komplexe Tabellen besser als das rohe Kopieren und Einfügen
• Verwendet Tools, die viele Benutzer bereits haben (Word + Excel)

Nachteile

• Die Konvertierung kann einige Layouts immer noch falsch interpretieren
• Nicht ideal für stark formatierte PDFs oder gescannte Dokumente

Methode 3: Exportieren von PDF nach Excel (Adobe Acrobat)

Am besten geeignet für: Benutzer mit Adobe Acrobat (Standard/Pro), die einen automatisierteren Export wünschen.

Schritt-für-Schritt

1. Öffnen Sie die PDF-Datei in Adobe Acrobat (nicht nur Reader).
2. Gehen Sie zu File → Export To → Spreadsheet → Microsoft Excel Workbook.
3. Wählen Sie einen Speicherort und speichern Sie die Excel-Datei.
4. Öffnen Sie die generierte Excel-Arbeitsmappe.
5. Überprüfen und bereinigen:
   • Überprüfen Sie, ob die Spaltenüberschriften und -zeilen richtig ausgerichtet sind.
   • Korrigieren Sie alle verbundenen Zellen oder falsch ausgerichteten Daten.

Profis

• Direkter Export, keine Zwischenschritte
• Verarbeitet oft mehrere Tabellen recht gut

Nachteile

• Erfordert eine kostenpflichtige Acrobat-Lizenz
• Komplexe Layouts müssen möglicherweise noch manuell bereinigt werden

Methode 4: Verwenden Sie einen Online-PDF-zu-Excel-Konverter (für die schnelle webbasierte Konvertierung)

Am besten geeignet für: einmalige Aufgaben oder Benutzer, die keine zusätzliche Software installieren möchten.
Nicht ideal für: sensible/vertrauliche Daten (Vorsicht beim Hochladen).

Typischer Workflow

1. Öffnen Sie eine seriöse PDF-zu-Excel-Website
   • Wählen Sie einen Dienst, der die PDF-→-Excel-Konvertierung unterstützt und HTTPS verwendet.
2. Laden Sie Ihre PDF-Datei hoch
   • Ziehen Sie die Datei per Drag & Drop auf die Seite oder klicken Sie auf Upload und wählen Sie die Datei aus.
3. In Excel konvertieren
   • Wählen Sie Excel als Ausgabeformat.
   • Klicken Sie auf Convert und warten Sie auf die Verarbeitung.
4. Herunterladen und in Excel öffnen
   • Speichern Sie die .xlsx-Datei lokal und öffnen Sie sie in Excel.
   • Bereinigen Sie bei Bedarf Formatierung, Spaltenbreiten und Datentypen.

Profis

• Keine Installation erforderlich
• Oft recht schnell für unkomplizierte Tabellen

Nachteile

• Daten verlassen Ihre Umgebung – vermeiden Sie dies bei vertraulichen Daten
• Qualität und Grenzen variieren je nach Anbieter (Dateigröße, Anzahl der Konvertierungen)

Methode 5 (erweitert): Extrahieren von Tabellen aus mehreren PDFs mit Power Query

Am besten geeignet für: wiederkehrende Workflows oder viele PDFs mit ähnlich strukturierten Tabellen.

Moderne Excel-Versionen enthalten Get Data from File → From PDF (Verfügbarkeit variiert). Damit können Sie:

1. Platzieren Sie mehrere PDFs in einem Ordner.
2. Gehen Sie in Excel zu Data → Get Data → From File → From PDF.
3. Wählen Sie eine PDF-Datei aus und lassen Sie Power Query erkannte Tabellen und Seiten auflisten.
4. Wählen Sie die Tabelle(n) aus, die in Excel geladen werden sollen; transformieren Sie sie bei Bedarf.
5. Verwenden Sie für mehrere Dateien From Folder und kombinieren Sie PDF-Inhalte über Power Query.

Profis

• Automatisiert die Extraktion aus vielen PDFs
• Starke Optionen zur Datenbereinigung über Power Query

Nachteile

• Erfordert neuere Excel-Versionen und einige Power Query-Kenntnisse
• Die Einrichtung ist komplexer als das einmalige Kopieren und Einfügen

Fehlerbehebung: Beheben Sie häufige Probleme bei der PDF-zu-Excel-Tabelle

Problem 1: Alles landet in einer Spalte

Symptome: Alle Daten erscheinen nach dem Einfügen in einer einzigen Spalte (z. B. Spalte A).

Korrektur:

1. Wählen Sie die Spalte mit den importierten Daten aus.
2. Gehen Sie zu Data → Text to Columns.
3. Wählen Sie:
   • Delimited wenn die Daten Kommas, Tabulatoren oder Leerzeichen zwischen den Feldern enthalten, oder
   • Fixed width wenn die Spalten zwar ausgerichtet, aber nicht klar abgegrenzt sind
4. Legen Sie Trennzeichen oder Spaltenumbrüche fest, zeigen Sie eine Vorschau an und klicken Sie auf Finish.

Problem 2: Spalten sind falsch ausgerichtet oder zusammengeführt

Symptome:
Überschriften stimmen nicht mit den Daten überein, oder mehrere logische Spalten werden zu einer zusammengeführt.

Korrektur:

• Versuchen Sie stattdessen die Word-Konvertierungsmethode anstelle des direkten Einfügens; Word erkennt echte Tabellen oft besser.
• Verwenden Sie Text in Spalten für problematische Spalten oder teilen Sie kombinierte Spalten mithilfe von Formeln auf (z. B. LEFT, RIGHT, TEXTSPLIT in neueren Excel-Versionen).
• Wenn die PDF-Datei komplexe mehrzeilige Überschriften enthält, vereinfachen Sie die Überschriftenzeilen manuell.

Problem 3: Zahlen werden als Text behandelt

Symptome:
Sie können nicht richtig summieren oder filtern; Zahlen sind linksbündig oder zeigen ein grünes Dreieck.

Korrektur:

1. Wählen Sie den betroffenen Bereich aus.
2. Wählen Sie auf dem Warnsymbol „Convert to Number“ (falls verfügbar).
3. Oder verwenden Sie Data → Text to Columns ohne Trennzeichen und mit dem Spaltentyp „Allgemein“.
4. Verwenden Sie als Ausweichlösung Formeln wie =VALUE(A1), um Text in Zahlen umzuwandeln.

Problem 4: Die Tabelle befindet sich in einer gescannten PDF-Datei (Bild)

Symptome:
Sie können überhaupt keinen Text auswählen, oder die Auswahl verhält sich so, als wäre alles ein Bild.

Korrektur:

• Sie benötigen OCR (Optical Character Recognition), um das Bild in Text umzuwandeln:
  • Verwenden Sie die Funktion „Text erkennen“ von Acrobat oder
  • Verwenden Sie ein OCR-fähiges Tool/einen Online-Dienst, der Excel oder eine bearbeitbare PDF-Datei ausgibt.
• Wiederholen Sie nach der OCR eine der oben genannten Methoden (Kopieren und Einfügen, Word oder Exportieren).

Hinweis: OCR-Ergebnisse müssen möglicherweise noch stark manuell bereinigt werden, insbesondere bei schlechter Scanqualität.

Problem 5: Nur ein Teil der Tabelle wird kopiert

Symptome:
Fußzeilenzeilen, Summen oder die letzte Spalte werden in Excel nicht angezeigt.

Korrektur:

• Vergrößern Sie die PDF-Datei und wählen Sie die Tabelle sorgfältiger aus.
• Verwenden Sie in einigen Viewern ein Tabellen-/Spaltenauswahlwerkzeug anstelle der einfachen Textauswahl, falls verfügbar.
• Kopieren Sie Überschriften und Textkörper separat, wenn der Viewer Probleme mit großen Auswahlen hat.

Verwandeln Sie einmalige Konvertierungen in einen skalierbaren Workflow (MailMergic-Winkel)

Das einmalige Kopieren einer Tabelle von PDF nach Excel ist einfach genug. Für viele Fachleute ist dies jedoch nur der erste Schritt. Normalerweise werden diese Daten extrahiert, um sie in wiederkehrenden Geschäftsprozessen wiederzuverwenden – wie z. B. monatliche Berichterstattung, Budgetierung oder Massenkommunikation.

Sobald Ihre Daten bereinigt und in Ihrer Tabellenkalkulation bereit sind, können Sie MailMergic verwenden, um den Zyklus abzuschließen. Unsere Excel-zu-PDF-Automatisierung ermöglicht Ihnen Folgendes:

• Verwenden Sie Excel als Master-Datenquelle: Hören Sie auf, Daten manuell in Dokumentvorlagen einzugeben.
• Generieren Sie personalisierte Dokumente: Verwandeln Sie Ihre Excel-Zeilen sofort in Tausende von benutzerdefinierten Rechnungen, Briefen oder Zertifikaten.
• Automatisieren Sie die Massenverteilung: Senden Sie Ihre generierten PDFs per E-Mail als Teil eines nahtlosen Workflows.

Anstelle einer mühsamen manuellen Aufgabe wird das Kopieren von PDF nach Excel zum Ausgangspunkt eines schnellen, papierlosen Büros.

FAQs: Kopieren von Tabellen von PDF nach Excel