Wie erstellt man eine PDF-Datei?

Das PDF-Format wurde geschaffen, um den Traum vom papierlosen Arbeitsplatz zu verwirklichen. PDF-Dateien können auf fast jedem System gelesen und verarbeitet werden, daher ist das Speichern von PDF-Dateien in und aus anderen Dateitypen gängige Praxis. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, wie Sie PDF-Dateien erstellen können. Alle Möglichkeiten, PDF-Dateien zu erstellen, sind ziemlich schnell und einfach. Entscheiden Sie sich einfach für eine der vier Optionen, die wir Ihnen zeigen, und Sie werden zufrieden sein.

Option 1: Erstellen einer PDF-Datei mit einem PDF-Drucker

Website von 7-PDF mit der Produktseite PDF Printer und hervorgehobener roter Download-Schaltfläche

1. Beschaffen Sie sich eine PDF-Drucker-Software. Kostenlose PDF-Drucker-Software ist weit verbreitet, und einige Beispiele sind PDFCreator, PrimoPDF und 7-PDF Printer (Community Edition). Diese Apps können online gefunden und heruntergeladen werden. Es gibt auch kostenpflichtige Programme wie pdfFactory Pro.
Zusätzlich ist es möglich, dass Sie bereits eine PDF-Drucker-Software auf Ihrem Computer installiert haben, wie z. B. den PDF-Drucker „Microsoft Print to PDF“, der in Windows 10 und 11 bereits enthalten ist. Überprüfen Sie, ob bereits Drucker auf Ihrem System installiert sind, bevor Sie etwas herunterladen.

Wir empfehlen Ihnen, das Programm 7 – PDF Printer herunterzuladen.

Vergleichstabelle der Editionen Standard, Professional und Expert mit Download-Buttons, Free Community Edition markiert

2. Klicken Sie auf „Free Community Edition“. Sie deckt die private und die gewerbliche Nutzung für bis zu 10 Installationen bzw. 10 benannte Benutzer ab. Wenn Sie mehr benötigen oder den Drucker auf einem Citrix- oder Terminalserver betreiben möchten, prüfen Sie die kostenpflichtigen Editionen.

3. Sobald der Drucker installiert ist, öffnen Sie das Dokument, das Sie umwandeln möchten, und wählen Sie Datei > Drucken. Wählen Sie den PDF-Drucker aus der Liste der Drucker aus, klicken Sie auf Drucken und legen Sie dann einen Namen und einen Speicherort für die PDF-Datei fest.

Option Nr. 2: Nutzen Sie die „PDF erstellen“-Funktion von Acrobat [nur kostenpflichtig]

Sie können einfach PDF-Dateien aus Webseiten, Inhalten der Zwischenablage, Fotos und anderen Dateitypen erstellen, indem Sie das Werkzeug „PDF erstellen“ der kostenpflichtigen Version von Adobe Acrobat Pro.

Registerkarte Werkzeuge in Adobe Acrobat Reader mit Pfeilen auf Werkzeuge und die markierte Kachel PDF erstellen

1. Öffnen Sie Acrobat. Wählen Sie Werkzeuge und dann das Werkzeug „PDF erstellen“. Mit dem Werkzeug „PDF erstellen“ können Sie praktisch jede Datei in eine PDF-Datei umwandeln.

Acrobat-Dialogfeld mit der ausgewählten Datei pdf.rtf und der hervorgehobenen blauen Schaltfläche zum Umwandeln in PDF

2. Klicken Sie auf „Dateien zum Konvertieren in PDF auswählen“, um die Datei auszuwählen, die Sie konvertieren möchten. Die Anwendung unterstützt die Dateitypen Microsoft Word, Excel und Powerpoint sowie eine Vielzahl von Bildformaten.

Bereich PDF erstellen in Acrobat Reader mit Pfeil auf die blaue Schaltfläche zur Auswahl der zu konvertierenden Dateien

3. Sie können weitere Dateien zum Konvertieren hinzufügen, indem Sie auf „Zu konvertierende Dateien hinzufügen“ klicken. Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf „In PDF konvertieren“. Die PDF-Datei wird von Acrobat erstellt und am selben Ort wie das Original gespeichert. Ihre Dateiendung lautet „.pdf“ anstelle der Endung der Originaldatei.

Option Nr. 3: Erstellen einer PDF-Datei in Microsoft Word für Mac

Tablet auf einem Tisch mit der Frage, wie man auf dem Mac eine PDF-Datei erstellt, daneben Tasse und Ohrhörer-Etui

Für Mac-Benutzer ist das Verfahren zur Erstellung einer PDF-Datei etwas anders:

Starten Sie die Datei, die Sie konvertieren möchten.
Wählen Sie Datei > Speichern unter.
Wählen Sie einen Speicherort für die Datei und benennen Sie sie um.
Wählen Sie PDF aus der Liste der Dateiformate, indem Sie auf die Option Datei klicken.
Um die Datei als PDF zu speichern, wählen Sie Exportieren.

Ändern Sie den Dateinamen und/oder den Speicherort so, dass Sie am Ende zwei Dateien haben: ein Word-Dokument, an dem Sie weiterarbeiten können, und eine PDF-Datei, die Sie weitergeben können. Microsoft selbst empfiehlt für Word auf dem Mac, die PDF-Datei umzubenennen, denn wenn Sie den Namen des Dokuments wiederverwenden, bleibt Ihnen eine PDF-Datei, die Sie ohne zusätzliche Software nicht mehr in ein Word-Dokument zurückverwandeln können.

Option 4: Erstellen einer PDF-Datei in Microsoft Word für Windows

Sie können ein Dokument in Word für Windows als PDF-Datei exportieren. Wie man es macht:

Öffnen Sie die Datei, die in eine PDF-Datei konvertiert werden soll.
Wählen Sie Datei > Exportieren. Eine PDF- oder XPS-Datei erstellen
Wählen Sie PDF als bevorzugten Dateityp.
Wählen Sie die gewünschte Optimierungsstufe (entweder „Standard“ oder „Mindestgröße“).
Wählen Sie einen Namen für die neue Datei und einen Speicherort.
Um eine PDF-Datei zu erstellen, klicken Sie auf Veröffentlichen.

Tablet auf einem rustikalen Holzhocker zeigt die Frage, wie man unter Windows eine PDF-Datei erstellt

Wenn Sie die PDF-Datei aktualisieren müssen, können Sie weiterhin Änderungen am Originaldokument in Microsoft Word vornehmen und es erneut exportieren – oder Ihre Word-Datei direkt in MailMergic hochladen, da es auch die Erstellung von Serienbriefen aus Word-Dateien unterstützt. Auch die Erstellung einer XPS-Datei, die einem PDF ähnelt, aber ein weit weniger verbreitetes Format ist, ist mit dieser Technik möglich. PDF ist in der Regel die bessere Option.