Menschen in verschiedenen Berufen müssen jeden Tag dasselbe Dokument mit demselben Text an mehrere Personen senden. Diese Dokumente haben auch das gleiche Design und die gleiche Anordnung des Inhalts, jedoch mit unterschiedlichen Namen und Adressen. Eine naheliegende Möglichkeit, solche Briefe zu erstellen, besteht darin, sie alle einzeln zu erstellen und immer wieder den gleichen Aufwand zu betreiben. Eine andere Lösung könnte eine Möglichkeit sein, solche Dokumente automatisch zu erstellen. Diese Aufgabe lässt sich leicht automatisieren, indem man die Serienbrieffunktion in einem Textverarbeitungsprogramm wie Microsoft Word verwendet.
Inhaltsverzeichnis
- Was ist Mail Merge?
- Was ist Seriendruck in Word?
- Welche Arten von Dokumenten können Sie mit Mail Merge erstellen?
- Schlussfolgerung
Was ist Mail Merge?
Stellen Sie sich vor, dass Weihnachten vor der Tür steht. In Vorfreude auf die Feiertage wollen Sie einen Urlaubsbrief schreiben und ihn an Ihre Verwandten, Kollegen, Freunde, Bekannten und Bekannten schicken. Sie haben 25 Personen gezählt. Die Verwendung eines normalen Textverarbeitungsprogramms wird schwierig sein, da Sie jede Nachricht einzeln kopieren und in einen offenen Brief einfügen müssen. Das wird eine ganze Weile dauern. Um diesen Prozess zu beschleunigen, können Sie einen Brief schreiben und einen Serienbrief in Word erstellen mit 25 verschiedenen Begrüßungen (Sehr geehrte/r Frau/Herr Anne, Sehr geehrte/r Frau/Herr Louren, Sehr geehrte/r Frau/Herr Faith, Sehr geehrte/r Frau/Herr Arnold usw.).
Mit einem Seriendruck können Sie Zeit sparen und mit minimalem Aufwand ein personalisiertes PDF-Dokument erstellen. Sie brauchen nicht jeden Brief zu kopieren und Namen und Adressen neu zu schreiben. Mail Merging automatisiert den Prozess des Einfügens eindeutiger Daten in das Dokument. Beim Serienbrief wird eine Datenbank mit Ihrem Dokument verknüpft. Die Datenbank enthält eindeutige Elemente (Anna, Lourens, Vera, Arnold usw.), und das Dokument ist ein Brief, ein Etikett, eine Rechnung oder eine andere Datei.
Was ist Seriendruck in Word?
Serienbriefe ist eine Funktion von Mirosoft Word und den meisten anderen Textverarbeitungsprogrammen. Es ermöglicht den Nutzern, ein und dasselbe Dokument oder einen Brief an Dutzende von Empfängern zu senden. Diese Funktion ermöglicht es Ihnen auch, eine einzelne Formularvorlage mit einer Datenquelle zu verbinden. Die Quelle enthält vordefinierte und unterstützte Empfängerdaten, wie z. B. einen Namen oder eine Adresse.
Microsoft Word
ist ein Werkzeug, mit dem man einen Teil eines Dokuments leicht durch eindeutige Datenelemente ersetzen kann.
Mit anderen Worten, „Serienbrief“ ist eine Funktion, mit der Sie schnell personalisierte Dokumente aus einer bestehenden Datenquelle (wie einer Excel-Tabelle) erstellen können. Wenn Sie beispielsweise eine Formularvorlage haben, können Sie einige personalisierte Daten einfügen. Sie können diese dann als
Welche Arten von Dokumenten können Sie mit Mail Merge erstellen?
- Rechnungen – Wenn Sie Freiberufler sind und für verschiedene Unternehmen arbeiten, müssen Sie Ihren Kunden Rechnungen schicken, um bezahlt zu werden. Wenn Sie 10 oder mehr verschiedene Projekte haben, ist die Verwendung von Serienbriefen für solche Zwecke sehr praktisch.
- Dankschreiben – Wenn Ihnen die Arbeitsweise Ihrer Mitarbeiter in Ihrem Unternehmen gefällt, können Sie personalisierte Dankschreiben versenden. Auf diese Weise können Sie die Vorzüge der Person und ihre Beiträge zum Unternehmen hervorheben. Der Zweck eines solchen Dokuments ist es, dem Mitarbeiter das Gefühl zu geben, wichtig zu sein. Es hilft, einen wertvollen Fachmann im Unternehmen zu halten und ihn zu motivieren, noch produktiver zu arbeiten.
- Namensschilder – Wenn Sie ein Geschäftstreffen für 100 oder mehr Personen organisieren, geben Sie jedem Gast am Eingang ein Namensschild. Die Gäste können sich schnell gegenseitig identifizieren und ihnen die richtigen Fragen stellen.
- Steuerformulare für Mitarbeiter – Wenn Ihr Unternehmen Mitarbeiter hat, müssen Sie jeden Monat Steuerformulare beim IRS einreichen. Sie können dies schnell und ohne Zeitverschwendung tun, wenn Sie Serienbriefe verwenden.
- Briefumschläge -Sie können Umschläge erstellen, auf die bestimmte Informationen gedruckt werden (z. B. die Adresse), ohne dass Sie diese einzeln schreiben müssen.
- Bewerbungsformulare für Studenten – Wenn Sie an einer Universität oder Hochschule unterrichten, müssen Sie Tausende von Formularen für Ihre Studenten ausfüllen, z. B. während der jährlichen Aufnahmeprüfungen. Serienbriefe erleichtern diesen Prozess erheblich. Sie müssen den Text nicht von Hand kopieren und einfügen, sondern einfach die Namen der Studenten eingeben, und das Programm füllt sie automatisch aus.
- E-Mail – Es ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, eine personalisierte E-Mail an ein großes Publikum zu senden.
- Etiketten – Etiketten eignen sich hervorragend für den Versand von Dokumenten und die Übermittlung von Kundeninformationen zu einer Vielzahl von Themen.
- Poster – Wenn Sie Schauspieler, Tänzer oder Musiker sind, müssen Sie hochwertige Poster erstellen, um Ihre Konzerte in verschiedenen Städten an verschiedenen Terminen anzukündigen. Ein schön und richtig gestaltetes Poster wird ein neues Publikum anziehen. Und der Erfolg wird nicht lange auf sich warten lassen.
- Kurszertifikate – Wenn Sie einen Kurs unterrichten, händigen Sie Ihren Schülern am Ende Ihrer Ausbildung in der Regel Kursabschlusszertifikate aus. Das Zertifikat enthält den Namen des Schülers, das Prüfungsergebnis und mehr.
- Massensendungen – Wenn Sie ein eigenes Blumengeschäft haben und 500 Bestellungen für verschiedene Blumensträuße pro Woche erhalten. Sie müssen den Namen und die Adresse für jeden Empfänger auf jedes Paket schreiben. Jedes Mal, wenn Sie Postkarten mit dem gleichen Text beilegen. Zum Beispiel:
„Liebe Samanta, wir freuen uns, Sie mit unseren frischen und schönen Blumen zu erfreuen. Möge Ihr Tag schöner und heller werden! Und möge Ihre Stimmung noch festlicher sein! Danke, dass Sie uns gewählt haben. Dolce Studio.“
Sie müssen also denselben Text an jeden Kunden einfügen und nur den Namen und die Adresse für die Kurierzustellung ändern. Sie können Serienbriefe verwenden, um diese Karten für Massensendungen zu schreiben.
Schlussfolgerung
Der Seriendruck kombiniert ein Dokument mit einer Datenquelle, um zum Beispiel voradressierte Umschläge oder Versandetiketten zu erstellen. Es importiert Daten aus einer separaten Quelle, z. B. einer Tabellenkalkulation. Es füllt dann die leeren Felder des Briefes mit den erforderlichen Informationen für jeden Empfänger aus. Einige Textverarbeitungsprogramme können Inhalte aus einer Datenbank, einer Tabellenkalkulation oder einer Tabelle in Textdokumente einfügen.
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