Wenn Sie Dokumente in MailMergic zusammenführen, wird Ihr Zusammenführungsverlauf – die Aufzeichnung darüber, was wann erstellt wurde – gespeichert, damit Sie frühere Durchläufe nachträglich einsehen können. Das ist praktisch, aber wenn Sie mit sensiblen Informationen wie Schülerakten, medizinischen Formularen oder Finanzdaten arbeiten, möchten Sie möglicherweise nicht, dass dieser Verlauf länger als nötig gespeichert bleibt.
Jetzt können Sie genau festlegen, wie lange MailMergic Ihren Zusammenführungsverlauf aufbewahrt.
Wie es funktioniert
In Ihren Kontoeinstellungen finden Sie eine neue Option Datenaufbewahrung. Wählen Sie aus, wie lange Ihr Zusammenführungsverlauf aufbewahrt werden soll:
- 5 Minuten – für maximale Privatsphäre; Daten werden fast unmittelbar nach Ihrer Zusammenführung bereinigt
- 1 Tag – gerade lang genug, um sie zu überprüfen und herunterzuladen
- 14 Tage – ein angemessener Zeitraum für die meisten Arbeitsabläufe
- 30 Tage – die Standardeinstellung, mit der die meisten Nutzer zufrieden sein werden
- 90 Tage – wenn Sie einen längeren Prüfpfad benötigen
- 180 Tage – die maximale Aufbewahrungsdauer
Sobald die Aufbewahrungsfrist abläuft, entfernt MailMergic den Zusammenführungsverlauf automatisch. Keine manuelle Bereinigung erforderlich – es geschieht einfach im Hintergrund.
Wer benötigt dies?
Wenn Sie Daten verarbeiten, die unter Datenschutzbestimmungen fallen – denken Sie an DSGVO, FERPA, HIPAA oder interne Compliance-Richtlinien – bietet Ihnen diese Funktion eine unkomplizierte Möglichkeit, zu begrenzen, wie lange personenbezogene Daten in MailMergic verbleiben. Anstatt sich darauf verlassen zu müssen, alte Datensätze manuell zu löschen, legen Sie die Richtlinie einmal fest und sie wird automatisch durchgesetzt.
Sie ist auch nützlich für alle, die einfach einen aufgeräumten Arbeitsbereich bevorzugen. Wenn Sie nicht auf Zusammenführungen von vor drei Monaten zurückblicken müssen, gibt es keinen Grund, sie aufzubewahren.
Teamkonten
Wenn Sie ein Team verwalten, gilt Ihre Aufbewahrungseinstellung automatisch für alle Teammitglieder. Das bedeutet, dass Sie eine unternehmensweite Richtlinie festlegen können und wissen, dass sie eingehalten wird – ohne jedes Konto einzeln konfigurieren zu müssen.
Die Standardeinstellung funktioniert für die meisten
Wenn Sie diese Einstellung nie ändern, wird Ihr Zusammenführungsverlauf 30 Tage lang aufbewahrt – ein vernünftiges Gleichgewicht zwischen Komfort und Ordnung. Aber wenn Ihre Arbeit eine strengere Kontrolle erfordert, steht Ihnen die Option jederzeit zur Verfügung.
Überprüfen Sie Ihre Einstellungen – gehen Sie zu den Kontoeinstellungen und suchen Sie nach Datenaufbewahrung. Ein Dropdown-Menü, und Sie haben die Kontrolle.